Общие приемы работы со справочниками

Справочник - это список, в котором хранятся возможные значения объекта. Применение справочников обусловлено исключением неоднозначности при вводе информации. Это значит, что все пользователи программы должны одинаково называть один и тот же объект, не должно быть неопределенности при рассмотрении конкретного значения предметной области.

Справочники

Все объекты бухгалтерского учета и их свойства описываются в справочниках. В этом разделе мы рассмотрим общие методы работы с ними и конкретно каждый из них.

Справочники делятся на несколько категорий: объекты учета, аналитические, для расчетов, вспомогательные и подчиненные.

К первой категории относятся следующие справочники:

- "Номенклатура"

- "Материалы"

- "Основные средства"

- "Нематериальные активы"

- "Контрагенты"

- "Сотрудники"

- "Банковские счета"

- "Прочие объекты учета"

Аналитические справочники предназначены для организации аналитического учета, который прежде был организован с помощью субсчетов в плане счетов. С помощью этих справочников бухгалтер может по собственному разумению организовать аналитику без перестройки плана счетов. К аналитическим относятся следующие справочники:

- "Статьи затрат на производство"

- "Статьи общехозяйственных затрат"

- "Статьи общепроизводственных затрат"

- "Статьи издержек обращения"

- "Статьи расходов на продажу"

- "Статьи затрат обслуживающих производств"

- "Статьи затрат на строительство"

- "Статьи коммерческих расходов"

- "Движения денежных средств"

- "Виды продукции (работ, услуг)"

- "Прочие доходы и расходы"

Для расчетов используются следующие справочники:

- "Валюты"

- "Ставки НДС"

- "Ставки налога с продаж"

- "Налоги и отчисления"

- "Варианты расчета налогов"

К вспомогательным относятся следующие справочники:

- "Единицы измерений"

- "Классификатор ЕНАОФ"

- "Доходы будущих периодов"

- "Расходы будущих периодов"

- "Резервы"

- "Бланки строгой отчетности"

- "Грузовые таможенные декларации"

- "Объекты строительства"

- "Оборудование"

К подчиненным относятся следующие справочники:

- "Договоры"

- "Расчетные счета"

- "Ставки налогов"

Справочники в программе бывают двух видов: иерархические и простые. Иерархические справочники позволяют разбивать элементы на группы и подгруппы, а простые -- нет. Все справочники объектов учета и аналитические справочники имеют иерархическую структуру. Связано это с тем, что с помощью этих справочников в программе организован аналитический учет, а по каждой группе можно получить дополнительную аналитику.

Иерархический справочник "Контрагенты" состоит из двух частей: схемы справочника слева и содержимого группы справа. При открытии справочника схема свернута в название справочника со значком "+" слева. Чтобы развернуть схему, необходимо щелкнуть мышью на значке "+". Наличие значка "+" возле значка папки (+) означает, что в группе есть подгруппы и т. д. Открыть папку (группу) можно двумя способами:

- двойным щелчком мыши на значке папкив левой части справочника;

- двойным щелчком мыши на значке папкив правой части справочника.

Значокозначает простой элемент справочника, т. е. сам объект учета. Пользователь может задавать различные действия в справочнике, используя:

- меню Действия;

- панель инструментов;

- контекстное меню, появляющееся при щелчке правой кнопкой мыши на строке справочника. Результат действия при выборе из контекстного меню может зависеть от выбранной строки;

- комбинации клавиш, эквивалентные действиям.