Закупки в органе местного самоуправления

Орган местного самоуправления должен обеспечить соответствие процесса закупок законодательным и обязательным требованиям к закупкам товаров и/или услуг.

Процесс закупок. Процесс отбора поставщиков органа местного самоуправления должен быть открытым и доступным для заинтересованных сторон, должен быть опубликован в печати и должен содержать необходимую информацию о закупках.

Орган местного самоуправления должен идентифицировать требования для закупаемых товаров и услуг. Орган местного самоуправления должен довести до сведения всего персонала организации, что выполнение поставщиками установленных требований и ответственность поставщиков напрямую зависят от технических требований и условий, установленных в договорах или соглашениях. Для официального одобрения новых поставщиков могут быть применены испытательный срок и/или экспериментальная схема.

Орган местного самоуправления должен определить тип и степень управления, применяемые к поставщикам и их товарам/услугам, которые зависят от степени их воздействия на услуги, предоставляемые органом местного самоуправления, и от выполнения поставщиком установленных требований, продемонстрированного при предыдущих поставках.

Орган местного самоуправления должен установить минимальные требования (включая, при необходимости, требования к системе менеджмента качества поставщика), которые поставщики должны выполнять для обеспечения качества поставляемых услуг.

Орган местного самоуправления должен поддерживать в рабочем состоянии достоверную информацию об оценке поставщиков на основе их способности выполнять требования к закупкам в соответствии с требованиями к товарам, услугам и выполнению поставок. Эта информация может служить основой для выбора поставщиков.

Информация об одобренных поставщиках может включать в себя, например, следующее:

- соответствие установленным обязательным требованиям (юридические и финансовые стороны);

- технические и административные возможности;

- экономические возможности;

- наличие у поставщика оценки, проведенной третьей стороной, и/или системы менеджмента качества, соответствующей требованиям ИСО 9001;

- записи результатов выполнения прошлых поставок поставщиком.

Информация о закупках в органе местного самоуправления. Информация в документах по закупкам (реквизиты, заказ на поставку, документация о тендере, документация по предложениям и т.д.) должна содержать совершенно ясно излагаемые предъявляемые требования.

Документация по закупкам должна быть проанализирована и одобрена компетентным уполномоченным персоналом до ее передачи потенциальным поставщикам. Для органа местного самоуправления целесообразно разработать и использовать формы, контрольные списки и/или программное обеспечение для соответствующей регистрации требований.

Требования к закупкам должны содержать характеристики товаров или услуг и, при необходимости, могут включать в себя дополнительную информацию, например способ производства и методы контроля у поставщика.

Верификация закупленных товаров и услуг в органе местного самоуправления. Орган местного самоуправления должен разработать и осуществлять деятельность, необходимую для обеспечения соответствия закупленных товаров и услуг установленным требованиям. С этой целью орган местного самоуправления должен иметь компетентный персонал, процедуры и/или инструкции для экспертизы и верификации полученных товаров и услуг.

Верификация должна включать в себя проверку предоставления поставщиком всех необходимых вспомогательных документов, таких как рабочие инструкции, гарантии и руководства по обслуживанию.