Порядок записей в учетных регистрах
Факты хозяйственной деятельности, оформление документами, после их совершения должны быть отражены в бухгалтерском учете. Для этого информация, содержащаяся в отдельных документах, накапливается, группируется и регистрируется по определенной системе. Такая регистрация осуществляется с помощью учетных регистров, обеспечивающих контроль за сохранностью документов и должную информативность отраженных в них данных.
Учетные регистры представляют собой разграфленные листы бумаги, используемые для регистрации хозяйственных средств и операций, происходящих с ними. Записи в учетных регистрах производятся на основании предварительно оформленных и обработанных первичных документов и являются важным участком учетной работы, так как от их правильности и своевременности зависят своевременность самого учета, качество и сроки представления бухгалтерской отчетности.
В процессе учетной регистрации иногда встречаются ошибки, которые необходимо исправить.
Способы исправления ошибок зависят от характера ошибок. Ошибки, встречающиеся в бухгалтерском учете, можно делить по следующим признакам:
А) по причинам возникновения;
Б) значению;
В) месту возникновения;
Причинами возникновения ошибок могут быть переутомление, небрежность работника и неисправность вычислительной техники.
Для предотвращения таких ошибок следует организовать ритмичную равномерную работу; наказать работников, небрежно выполняющих свои обязанности, и проводить периодически профилактические осмотры вычислительной техники.
По значению ошибки бывают:
А) локальные;
Б) транзитные;
Локальные вызывают искажение информации только в том учетном регистре, где они допущены, и не приводят к ошибкам в других регистрах.
Транзитные ошибки переносятся в несколько взаимосвязанных учетных регистров.
По месту возникновения ошибки подразделяются на две группы:
А) ошибки в бухгалтерских проводках;
Б) ошибки, не связанные с проводками.
Ошибки в проводках могут заключаться в неправильной корреспонденции счетов или в неправильной сумме. Ошибки в суммах – самый распространенный тип ошибок в бухгалтерском учете (недописаны нули, пропущены числа и т.д.). Эти ошибки носят, как правило, транзитный характер, т.к. автоматически приводят к ошибкам в подсчетах.
Ошибки в корреспонденции также встречаются довольно часто(в дебет счета отнесена сумма, а в кредит – нет, или наоборот, по синтетическим счетам операция отражена, а по аналитическим – нет).
Методы исправления ошибок:
1. Корректурный - используется для исправления локальных ошибок в первичных документах и накопительных ведомостях. Неправильная запись зачеркивается одной чертой рядом пишется правильная запись и заверяется словами «исправленному верить» с подписью и печатью.
Пример. В накладной имеется запись
Ведро 10 шт. * 10 руб.=100 руб.
Рукавицы 60 шт. * 12 руб. = 720 руб.
Итого 820 руб. (восемьсот двадцать руб.)
Исправленному верить подпись
2. Дополнительная проводка – применяется, если проводка верна, а сумму указана меньше, чем надо. Пишется эта же проводка и недостающая сумма.
Имеется 20-70 100руб.
Должно быть 20-70 250руб.
Следует дать 20-70 150 руб.
3. Красное сторно – применяется в двух случаях:
А) когда проводка верна, а сумма больше, чем надо – в этом случае пишется проводка и лишняя сумма сторнируется.
Имеется 20-70 400руб.
Должно быть 20-70 250 руб.
Следует дать 20-70 150 руб.
Б) когда сумма верна, а проводки нет. Проводка и сумма сторнируются и пишется правильная запись.
Имеется 21-70 400 руб.
Должно быть 20-70 400 руб.
Следует дать 21-70 400 руб.
20-70 400 руб.
Бухгалтерские ошибки исправляются в том отчетном периоде, в котором они обнаружены. Бухгалтер составляет бух. справку по произвольной форме с указанием причин ошибок и производит корректировочные записи в учете и подает новые корректировочные налоговые декларации.