Форматирование отчета

Режимы работы с отчетами

Работа с отчетами в Access может происходить в трех режимах: Режиме просмотра образца, в режиме Предварительного просмотра и в режиме Конструктора.

Переключится из одного режима в другой можно либо с помощью команды Образец, Предварительный просмотр или Конструктор в меню Вид, либо с помощью кнопки Вид панели инструментов Конструктор отчетов.

Режим Предварительного просмотра (команда Вид – Предварительный просмотр) предназначен для просмотра отчета в Access в том виде, как он будет выведен на печать. Отчет, открытый в режиме Предварительного просмотра, можно посмотреть в увеличенном или уменьшенном масштабе, отобразить на экране одновременно одну или несколько страниц, а также напечатать, предварительно определив параметры страницы.

Режим Просмотра образца является удобным средством проверки внешнего вида и структуры (макета) создаваемого отчета. В этом режиме в окно просмотра выводятся только те данные, которые необходимы для заполнения каждого из элементов макета отчета. Чтобы перейти в режим Просмотра образца, нужно выполнить команду Вид – Образец.

В режиме Конструктора можно разрабатывать отчеты, модифицировать их внешний вид, добавлять и удалять поля. Панель элементов, отображаемая в этом режиме, позволяет создавать элементы управления.

Создание простого отчета в режиме Конструктора

Для построения отчета необходимо в окне базы данных выделить запрос или таблицу, по которым будет строится отчет, и нажать кнопку Создать затем в появившемся диалоговом окне выбрать Конструктор или выбрать пункт Создание отчета в режиме конструктора.

Конструктор отчета содержит следующие средства для разработки отчета: панель инструментов, бланк свойств, список полей и полей элементов.

Бланк отчета отражает структуру отчета и состоит из нескольких частей, называемых разделами. Рассмотрим их назначение. Разделы отчета включают заголовок отчета, примечание отчета, область данных отчета, а также верхний и нижний колонтитулы страниц отчета. Заголовок отчета, примечание отчета, а а также верхний и нижний колонтитулы отчета не являются обязательными элементами структуры отчета. Эти разделы можно добавить или удалить из отчета с помощью соответствующей команды из меню Вид в режиме конструктора.

Одним из элементов окна Конструктора отчетов является панель Формат, содержащая кнопки и раскрывающиеся списки, облегчающие выбор параметров форматирования (цвета, шрифты, толщина линий и т.п.). Эта панель используется при форматировании текста элементов управления в отчете.