Перекрестные отчеты

Создание подчиненных отчетов

Применение шаблона отчетов

Создание в отчете вычисляемых полей

Вычисляемые поля в отчете предназначены для отображения значений выражений на основе исходных данных. Access предоставляет десятки встроенных функций, которые можно использовать для обработки данных или для добавления информации в отчет:

1. Для добавления информации о дате подготовки отчета нужно создать в отчете несвязанное поле, и установить в его свойствах Данные значение =Date(), а в свойствах Формат поля – значение дата/время.

2. Чтобы добавить номера страниц, устанавливают в свойствах Данные значение Страница.

3. Для проведения на основе данных таблицы различных вычислений в свойства Данные нужно ввести соответствующие функции или арифметические выражения.

И т.д. (текстовые выражения, промежуточные итоги, общие итоги)

Как правило, отчеты, подготавливаемые в одном базе данных, должны быть выполнены в одном стиле. Пользователю в Access предоставляется возможность использовать созданный и отформатированный отчет в качестве шаблона для всех новых отчетов. Для этого в Свойствах созданного отчета во вкладке Макет нужно определить те значения свойств, которые должны иметь все создаваемые отчеты. Например, можно указать файл рисунка, который будет использоваться в качестве фона отчетов, определить параметры отображения рисунка, установить точную ширину отчета в сантиметрах, задать частоту сетки, по которой выравниваются объекты отчета.

Создание составных отчетов

Под составным отчетом понимаются отчеты, имеющие сложную структуру: включающие подчиненные отчеты, построенные на базе перекрестных запросов, выводимые на печать виде нескольких колонок и т.д.

Основное достоинство подчиненных отчетов состоит в том, что с их помощью можно разместить на странице отчета самую разнообразную информацию в удобном структурированном виде.

Подчиненные отчеты могут быть созданы двумя способами:

1. С помощью Мастера подчиненной формы\отчета для создания нового подчиненного отчета в существующем отчете;

2. Путем внедрения уже существующего отчета в другой отчет (в этом случае внедряемы отчет становится подчиненным).

Перекрестные отчеты строятся на основе перекрестных запросов и содержат итоговые данные.

Различают Статические и Динамические перекрестные отчеты.

Статический перекрестный отчет характеризуется тем, что хотя его источник данных – перекрестный запрос, число столбцов в нем всегда одинаково, заголовки столбцов являются постоянными. Он создается так же как обычный отчет, на базе готового запроса.

Динамический перекрестный отчет – это такой отчет, у которого в качестве источника данных задан перекрестный запрос, и формирующийся этим запросом набор записей может иметь разное количество и разные заголовки столбцов, в зависимости от выполнения некоторых условий. Для создания динамического отчета используются возможности программирования.