Структура доклада и отчета (на совещании, заседании, конференции и т.д.)

Большое значение при проведении совещания придается под­готовке основного доклада (отчета). Какой же может быть структу­ра доклада? Прежде чем писать доклад, надо пройти «стадию пла­нирования», т.е. определить содержание и приемлемую форму. Трудно давать рекомендации относительно содержания доклада, но в от­ношении формы — другое дело. На выбор формы, или структуры, влияют два фактора: цели документа и правила его оформления. Рассмотрим эти факторы.

Структура и цель. Составление служебных документов может преследовать две цели: первая — информирование, вторая — ин­формирование и убеждение. Когда назначение документа — ин­формирование, материалы располагаются в простом порядке, по­зволяющем доводить информацию ясно и четко, с минимальной вероятностью того, что читающий что-то перепутает. Беспорядоч­ное перечисление фактов может привести к ошибке, поэтому очень важно, чтобы факты излагались в логической последовательности. Это может быть

- хронологическая последовательность событий;

- географическая последовательность (разобраться с районом А, прежде чем переходить к району В);

- степень важности (более важные факты упоминаются перед менее важными или наоборот).

Если наша цель — убеждение, важно выбрать такой порядок, который естественно приведет читающего к выводам,и рекомен­дациям, которые вы защищаете. В документах это обычно достига­ется при посредстве логики и рассуждений. Некоторые очень опытные руководители используют психологические приемы, рассчитан­ные на то, чтобы направить мысли читающего в определенное русло или заставить его поверить в то, что все выводы и рекомендации — его собственные, но техника таких приемов в нашем курсе не рассматривается. Главные же приемы — логика и рассуж­дение, и многие из работников управления, которым приходится писать различные документы, строят их так, чтобы это способ­ствовало возникновению логичных выводов

Можно принять следующие логические построения: постановка проблемы — анализ проблемы — возможные решения — рекомендованное решение или предположение «если сделаем так-то и так-то, то...») — очевидность (то, что доказывает предположение) — вывод — рекомен­дуемые действия или план действий — необходимость действий — возможные проблемы — ожидаемые выгоды — выводы-рекомендации.

Эти логические цепочки могут показаться простыми, и пото­му-то они так привлекательны. Опираясь на них, можно предло­жить несколько простых конструкций, соответствующих различ­ным целям:

для доклада — описание событий в логической или хронологи­ческой последовательности; заключения (если требуются); реко­мендации (если требуются);

для текущего отчета — констатация достижений к определен­ному времени; описание работы, которую осталось сделать; ука­зание на проблемы, стоящие на пути завершения задания; опре­деление путей решения проблем; рекомендации.

Если в докладе намереваются не просто провести аргументы, но сделать это способом, заставляющим прийти к определенным выводам и рекомендациям, существует правило: начать с более слабых аргументов и постепенно переходить к более сильным. Это может значит, что, например, если обсуждается некая программа действий, а автор доклада хочет противостоять ей, в докладе сна­чала должны быть рассмотрены аргументы в защиту данной про­граммы, а затем противопоставлены им более сильные аргументы против. Такая последовательность естественно приведет к выводу, что одобрять программу действий не нужно. Аналогично, если на обсуждение было представлено несколько вариантов программы действии, доклад следует начинать с наименее желательных, ко­торые отвергаются при помощи более веских аргументов против этих вариантов. Затем надо систематически рассмотреть оставшие­ся варианты, отвергая их подобным же образом один за другим. Наконец, очередь доходит до самого желательного варианта, ос­тающегося как бы одним-единственным, который логически дол­жен быть принят.

Структура и образец. Итак, наибольшее влияние на структуру документа оказывает то, для какой цели он предназначен. Вторым определяющим фактором являются, как уже говорилось, правила оформления, которые зафиксированы в образцах. Образец отра­жают общую структуру и способы представления документа. В док­ладе необходимы следующие элементы:

· вступление — указание на сущность содержания документа, хотя бы в одном предложении;

· определение цели, т.е. отражение того самого существенного в документе, что объясняет его назначение;

· основная часть — изложение основных фактов;

· выводы (заключения), если они требуются, т.е. если цель доку­мента — не только информирование, но и убеждение;

· рекомендации, если они требуются, т.е. если защищается некий план действий;

· резюме — краткое изложение сути документа, если он длинный или сложный (может быть помещено и в начале, и в конце).

Рассмотрим последовательно все элементы.

Вступление и определение цели. Назначение вступ­ления — представить документ наиболее понятно и доступно.

Основная часть. Эта часть менее всего подчиняется образ­цу. В ней автору предоставляется полная свобода обращения с ма­териалом для достижения своих целей. Некоторые указания, каса­ющиеся того, как лучше сгруппировать материал, даны выше.

Выводы. Назначение этого элемента — свести воедино выво­ды, которые должны вытекать из основной части документа. Но­вые факты или аргументы здесь не приводятся. Все выводы пред­ставляют в виде простого списка четких положений.

Рекомендации. Рекомендации — это предложения относи­тельно действий, которые, возможно, потребуются в результате сделанных выводов. Они должны, конечно, вытекать из этих вы­водов. Например:

Рекомендации

1. Все существующие учебные материалы должны быть просмотрены и приведены в соответствие с учебными установками, данными в Прило­жении 2 доклада.

2. Ответственному за обучение необходимо разработать и предел курс по использованию методики раздельного обучения и обесш ознакомление с ней всего педагогического состава до конца года.

Резюме. Этот элемент, как правило, применяется при написании сложных докладов и сводит воедино основные положен] документа, включая выводы и рекомендации. Заголовок и резюме должны давать достаточно ясное представление об основном со­держании документа. По этой причине, возможно, резюме лучше помещать не в конце, а в начале.

Правила написания служебных документов. Написание доклада или какого-то иного сложного документа — работа благодарная. Систематизация информации в сжатой, логичной форме и в со­ответствии с вашими целями оттачивает ум. Три основные характеристики доклада, как и любого функционального документа, это ясность, краткость, точность.

Ясности можно достичь различными путями. Необходимая ос­нова для этого — четкая структура, даже в таком простом доку­менте, как письмо. В более сложных документах хорошую помощь окажут четкие заголовки, система нумерации разделов и абзацев, перемещение деталей из основной части в приложение.

Заголовки. Заголовок — неотъемлемая часть документа. Многие заголовки — стандартные, отражающие построенную по типовым образцам конструкцию документа. Часто в документах используют следующие заголовки: «Введение», «Резюме» (или «Краткое содержание»), «Выводы», «Рекомендации».

Основная часть документа (между Введением и Выводами) не имеет стандартных заголовков, хотя как раз именно в этой части нужна рубрикация. Поэтому следует самим составлять заголовки, так чтобы они правильно отражали структуру и содержание раз­дела. В соответствии с требованиями образца текст заголовка дол­жен передавать законченную мысль. Например, в заголовке не­правильно писать: «Эта тема важна, так как...».

Существуют оптимальные заголовки, которые используются в очень сложных и очень формализованных документах. Многие из них появляются сразу же в начале документа. Например, если есть ссылки на какие-то другие документы, может понадобиться заго­ловок «Ссылки». «Благодарность» («Выражение признательности») потребуется, если вы захотите выразить благодарность тем, кто помогал вам в подготовке материалов.

Если документ длинный, может понадобиться заголовок «Со­держание», под которым аккуратно перечисляются подзаголовки и номера страниц. Иногда для содержания требуется отдельная страница.

Нумерация разделов. Как автору, так и читающему мо­жет понадобиться быстро отыскать какой-то раздел документа. Для этих целей предназначена система нумерации. Она поможет также подчеркнуть структуру документа, а значит, сделать его более яс­ным. Как минимум должны быть пронумерованы заголовки и под­заголовки. Чтобы упростить обращение к абзацам, могут быть про­нумерованы и они.

Подбор слов. Используйте самые простые слова. Избегайте незнакомых слов, жаргона, а также сомнительных и двусмыслен­ных фраз. В служебном документе (отчете) не должно быть латин­ских выражений или малоизвестных терминов. Все аббревиатуры должны быть объяснены или в Списке сокращений, помещаемым в начале документа, или в расшифровке при первом их употреб­лении. Некоторые сокращения и жаргонные выражения, конеч­но, могут быть понятны всем в пределах вашей организации, и вам судить, что из них приемлемо. Но при отправлении документа во внешнюю организацию требуется повышенное внимание. Пра­вило гласит: если есть сомнение в слове — не применяйте его, но если очень нужно — хотя бы объясните.

Структура абзацев (параграфов) также заслуживает вниматель­ного рассмотрения, поскольку она может способствовать ясности или препятствовать ей. Каждый абзац связан с определенным ас­пектом основной темы. В абзаце каждое предложение должно от­ражать именно эту тему и никакую другую. Предложения должны строиться в логической последовательности, способствуя ясному проведению мысли. В каждом абзаце первое предложение — реша­ющее: в нескольких словах надо дать точное представление о том, какой аспект основной темы разрабатывается в данном абзаце.

Структура предложений подчиняется простейшим правилам. Два или три первых слова сейчас же дают понять, о чем предложение. Для усиления воздействия следует ставить главные слова в пред­ложении (особенно это касается длинных предложений или предложений, в которых несколько сопутствующих мыслей) в самом начале или в самом конце.

Правописание имеет существенное значение хотя бы потому, что при наличии грамматических ошибок именно они привлека­ют к себе внимание читающего, и отношение к документу попа­дает в зависимость от серьезности ошибок. По этой причине оши­бок нужно избегать, по крайней мере, грубых! Внимательная и, по возможности, беспристрастная проверка — надежный способ из­бавиться от ошибок.

Стиль большинства, если не всех, докладов характеризуется краткостью. Достигается она использованием простых слов, про­стых выражений и простых, коротких предложений.

Длинные, бессвязные распространенные предложения совершенно неприемлемы. Следует стремиться к тому, чтобы в предложении было не больше двадцати слов, но излишний педантизм здесь не нужен. Если в предложении больше тридцати слов, чаще всего оно отражает больше одной мысли. Значит, его с успехом можно разделить на два предложения.

Что касается точности, то не надо представлять как факты свое мнение или свое отношение. Представляя свое мнение, необходи­мо стремиться к тому, чтобы оно со всей очевидностью вытекало из фактов, приведенных в документе, или подтверждалось ссыл­кой на внешний источник, авторитет которого вне сомнения. Это верно и для всех выводов и заключений. Не подтвержденные со всей очевидностью, заключения и выводы становятся голослов­ными утверждениями, уязвимыми для возражений и противопос­тавлений.

Черновик и работа над ним. Первая стадия написания доклада или отчета — это всегда подбор материала и определение основ­ных пунктов. Однако не следует подбирать слишком много мате­риала. Отбросьте факты, без которых можно обойтись. Напишите на черновике заголовки по своему плану и подведите каждый из определенных ранее пунктов под соответствующий заголовок. Эта деятельность должна четко регламентироваться по времени. Вто­рая стадия — написание первого черновика. Изложите альтерна­тивные линии документа, оставив при этом место для изменений и добавлений. Проработав черновик, вы увидите, что нужно оста­вить, а что — выбросить. Если есть время, отложите этот текст на день или два. Третья стадия — написание второго черновика, про­верка фактов, их уместности. Затем отложив текст доклада на не­сколько дней, вы сможете проглядеть его потом свежим глазом. Проверьте, вытекают ли выводы из приведенных фактов. Где только можно, упростите язык. Просмотрите, легко, плавно ли идет чте­ние. Предложения должны быть короткими, без орфографичес­ких, грамматических, пунктуационных ошибок. Проверьте правильность всех данных. Проверьте, соответствуют ли заголовки содержанию. Убедитесь, что все написанное соответствует пред­мету и назначению доклада.

Однако управление — наука прагматическая, и нельзя, чтобы «лучшее» стало врагом «хорошего». О ценности каждого листка служебной документации судят не по его элегантности и не по словесной изящности, а по результативности его воздействия на практическую деятельность.

Разговор на языке цифр. Руководителю часто приходится пользо­ваться языком цифр. И в письменных докладах, и в устных выс­туплениях авторы широко используют количественные данные для подтверждения своих позиций. Однако плохо представленные цифры никакого подтверждения не обеспечат, а наоборот, затуманят ваши предложения. Бывает, что цифры пугают и ослепляют. Колонны цифр могут быть попросту устрашающими, графики не всегда понятны, поэтому нет ничего странного в том, что многие «отключаются» перед лицом количественных данных. В этом случае общение с аудиторией разрушается.

Может быть, дело в том, что выступающий (или автор докла­да) позволяет цифрам говорить самим за себя, однако при этом не всегда достигается нужный эффект. Поэтому читающим или слушающим доклад приходится самим интерпретировать цифро­вые данные, сопоставлять их и т.д. Не у всех читающих или слуша­ющих доклад есть время, склонности и, может быть, необходи­мое умение для того, чтобы разобраться во всем этом, и они полностью правы в том, что считают представление цифровых дан­ных в приемлемой форме обязанностью автора

Так же, как вы шлифуете слова, когда пишете черновик докла­да, нужно шлифовать цифровые данные. Однако речь не идет о том, чтобы все упростить. От вас требуется выбрать наиболее эф­фективный способ представления цифр, так чтобы читающий или слушающий доклад пришел к тому заключению, которое вам тре­буется.