Виды информационно-справочных документов. Требования к составлению и оформлению докладной записки

К информационно-справочным документам отно­сят письма, докладные (служебные) и объяснитель­ные записки, справки, акты, телеграммы и телефоно­граммы. Все эти документы предназначены либо для передачи информации от одного адресата к другому, либо для фиксации каких-то информационных сведе­ний. Своеобразие многих видов этих документов за­ключается в том, что их авторами (или инициаторами) являются рядовые сотрудники или специалисты уп­равленческих аппаратов. Поэтому в общем, документообороте организации они составляют восходящий поток документов, который движется по схеме: испол­нитель, руководитель структурного подразделения, руководитель орг-ции. Информационно-справочные документы сообщают сведения, побуждающие принимать опр. решения, т.е. инициируют управленческие реш-я, позволяют выбрать тот или иной способ упр. воздействия. В отличие от распоряди­тельных док-тов эти документы могут не требовать исполнения. Инф-ция, заключенная в этих документах может побуждать к действию, а может быть только принята к сведению. Их особенностью явл-ся то, что они идут снизу вверх по системе упр-я. На основе резолюции ру­ководителя эти документы могут стать основанием для принятия каких-то решений или подготовки распоря­дительных документов.

Многие информационно-справочные документы — докладные (служебные) и объяснительные записки, справки, акты являются основным средством реализа­ции внутренних коммуникативных связей орг-ции. Часто они составляются от руки, визируются на пер­вом (единственном) экземпляре, подшиваются в дело по месту составления.

Такие виды документов, как письма, телеграммы, телефонограммы, являются главной формой осуществ­ления внешних коммуникативных связей.

Докладная записка — документ, ад­ресованный руководителю данного или вышестоя­щего учреждения и содержащий обстоятельное из­ложение какого-либо вопроса с выводами и предло­жениями составителя, которое используется для документирования внут­ренних связей организации, для пе­реписки между руководителем и работниками управ­ленческого аппарата, между структурными подразделениями, между отдельными сотрудниками.

Докладная записка может быть составлена либо по личной инициативе должностного лица, либо по указанию (письменному или устному) руководи­теля.

По содержанию докладной записки подразделяют­ся на:

Инициативная докладная записка составляется с целью побудить адресата принять опред. ре­шение, поэтому в тексте записки не только излагают­ся какие-то факты, но и содержатся конкретные пред­ложения, рекомендации или выводы.

Информационная докладная записка составляет­ся регулярно и содержит информацию о деталях или методах выполнения работы.

Отчетные докладные записки информируют о за­вершении работы, ее этапа, выполнении указаний, рас­поряжений.

Докладная записка имеет следующие рек­визиты: наименование орг-ции, наименование структурного подразделения, наименование вида до­к-та (докладная записка), место для даты (если докладные принято регистрировать, то и для № (индекса)), адресат, текст, подпись, визы.

Докладные записки (так называемые внешние), направляемые за пределы организации (в органы власти, в вышестоящие инстанции и др.), готовят исполнители по заданию руководителя.

Спец. бланки для внешних докладных записок или справок обычно не изготавливают, а ис­пользуют для этого обычную бумагу. При этом вос­производят инф-цию бланка, то есть указываются название вышестоящей организации, полное и сокра­щенное название данной организации, название вида документа (доклад. записка), дата, индекс, место составления.

Докладные записки, которые используют в пределах одной организации, оформляют на обычном листе бумаги, они могут быть в ряде случаев даже рукописными, подписывают их либо сами исполнители, либо руково­дители структурных подразделений. Но состав рек­визитов, порядок их расположения и правила оформ­ления являются едиными для всех документов.

Внутренние докладные записки должны содержать сведения об авторе док-та. Они начинаются с названия структурного подразделения, в котором работает автор, и указания вида документа и даты его составления.

При направлении этих документов руководителю организации ее название входит в состав должности адресата.

Внутренние докладные запис­ки могут быть адресованы руководителям структурных подразделений.

Докладные записки могут быть подписаны исполнителем, авто­ром документа только в тех случаях, когда решаемые в документе вопросы не выходят за пределы его прав и компетенции.

В состав реквизита "подпись" входят: наименова­ние должности лица, его личная подпись, инициалы и фамилия.