Что такое внедрение СЭД

Пример процесса в СЭД

Ниже приводится схема процесса в нотации BPMN, которая рассматривает пример работы в системе электронного документооборота с входящими документами (регистрация, визирование, исполнение), поступающими в организацию по почте, факсу, электронной почте и подлежащие регистрации. Документ заносится в систему сразу при поступлении в организацию и далее «движется» в электронном виде.

Выбор и приобретение системы электронного документооборота - это только первый шаг на пути построения электронного документооборота в организации. Прежде чем система заработает и реально начнет приносить эффект, предстоит процесс внедрения. Если вы еще ни разу не внедряли никакую информационную систему, то поясним, что такое внедрение и для чего оно нужно.

Внедрение СЭД обычно состоит из следующих этапов:

· организация проекта, выделение персонала (руководитель проекта и рабочая группа);

· исследование предприятия и проектирование решений по использованию СЭД;

· настройка и адаптация СЭД;

· обучение персонала;

· опытная эксплуатация.

Организовать процесс внедрения предприятие может самостоятельно или с привлечением сторонней фирмы-внедренца. В первом случае потребуется больше времени и усилий со стороны собственных сотрудников, сроки внедрения скорее всего затянутся. Во втором случае потребуются значительные финансовые затраты на оплату услуг сторонней организации, но сроки и результат проекта буду более гарантированы.

В любом случае обязательными для успешного внедрения являются следующие правила:

· активное участие руководства в процессе внедрения и использования СЭД;

· выделение и углубленное обучение ключевых сотрудников для внедрения и поддержки СЭД;

· организация обучения всех пользователей и предоставление инструкций по работе с системой.