Регистрация и учет документов. Организация переписки (обмена корреспонденцией) и контроль исполнения документов

Организация переписки (обмена корреспонденцией) и контроль исполнения документов

Лекция № 5

Вопросы для обсуждения

1 Что такое ОРД (организационно-распорядительная документация)?

2 Объясните назначение распорядительных документов.

3 Приведите примеры распорядительных документов.

4 Охарактеризуйте назначение организационных документов.

5 Приведите примеры организационных документов.

6 Объясните назначение информационно-справочных документов.

7 Приведите примеры информационно-справочных документов.

8 Объясните назначение документа «докладная записка». Какие реквизиты используются при составлении докладной записки?

9 Что такое объяснительная записка?

10 К какому виду ОРД относится протокол? Какие реквизиты используются при составлении протокола? Из каких частей состоит текст протокола?

11 К какому виду ОРД относится акт? Какие реквизиты используются при составлении акта? Какие виды актов подлежат утверждению?

12 Что такое должностная инструкция?

13 Составьте варианты письма-запроса и письма-ответа.

14 Составьте гарантийное письмо.

15 Составьте докладную записку о причинах несвоевременного представления информации о выполнении приказа директора.

16 Составьте докладную записку начальника планово-финансового отдела руководителю предприятия об обеспечении отдела четырьмя компьютерами.

17 Составьте справку о зарплате вашего сотрудника для предоставления по месту требования.

18 Из каких частей состоит текст приказа?

19 Как формируются пункты распорядительной части приказа?

20 Как заверяется выписка из приказа?

Движение документов с момента их получения или создания до завершения исполнения решений по ним, отправки или сдачи в дело образуют документооборот организации. Порядок движения документов в организации закрепляется в схемах прохождения документов, которые разрабатываются службой документационного обеспечения и утверждаются руководством организации.

Организация документооборота в условиях применения средств вычислительной техники должна обеспечивать совместимость ручной и автоматизированной обработки документов.

Документы, поступающие в организацию, проходят первичную обработку, предварительное рассмотрение, регистрацию, рассмотрение руководством и доставляются исполнителям. На полученном документе проставляется регистрационный штамп.

Документы, отправляемые организацией, сортируются, упаковываются, оформляются как почтовое отправление и сдаются в отделение связи. Обработка и отправка документов осуществляются централизованно экспедицией или сотрудниками документационного обеспечения в соответствии с Почтовыми правилами.

Передача документов между структурными подразделениями производится через инспекторов (секретарей) структурных подразделений или лиц, ответственных за документационное обеспечение. Документы передаются с соответствующей отметкой в регистрационной форме.

Регистрация документов – фиксация факта создания или поступления документа путем проставления на нем индекса с последующей записью необходимых сведений о документе в регистрационных формах. Регистрации подлежат как традиционные документы, так и создаваемые средствами вычислительной техники. Регистрация поступающих в организацию документов осуществляется централизованно, в канцелярии. Место регистрации документа закрепляется в инструкции по делопроизводству. Движение документа в процессе его исполнения в обязательном порядке фиксируется в справочном экземпляре регистрационно-контрольной карточки канцелярии. Документы, зарегистрированные в канцелярии, вторичной регистрации в подразделениях не подлежат. Регистрация документов, их последующая обработка и отправка осуществляется в день подписания документов; исходящие телеграммы и телефонограммы подлежат отправке в первую очередь. Копии исходящих документов подшиваются в дела согласно номенклатуре дел.