Документирование информационно-справочных документов

Лекция № 4

Подавляющее большинство документов, создаваемых в организациях и поступающих в нее извне, содержат информацию о фактическом положении дел в данной или других организациях, служащую основанием для принятия распорядительных документов. К информационно-справочным документам относятся справки, докладные и объяснительные записки, акты, письма, телеграммы, телефонограммы и т.д. Они носят вспомогательный характер по отношению к организационно-распорядительным документам и в отличие от них не являются обязательными к исполнению.

Справки.

Справка - это документ, содержащий описание и подтверждение тех или иных фактов и событий. Справки бывают двух видов: с информацией о фактах и событиях служебного характера и выдаваемые заинтересованным гражданам и учреждением для удостоверения того или иного юридического факта. Более многочисленную группу составляют справки второго вида. Они выдаются ежедневно. Это справки о подтверждении места учебы и работы, о занимаемой должности, заработной плате, месте проживания и т.п.

Докладная записка.

Докладная записка – документ, адресованный руководителю данного или вышестоящего учреждения и информирующий его о сложившейся ситуации, имевшем место явлении или факте, о выполненной работе, а также содержащий выводы и предложения составителя. Докладная записка готовится как по инициативе самого работника, так и по указанию руководителя. Цель инициативной докладной записки – побудить руководителя принять определенное решение. Поэтому текст ее делится на две части. В первой, констатирующей (описательной), излагаются имевшие место факты или описывается ситуация, во второй излагаются предложения, просьбы. Докладные записки, подаваемые руководителю учреждения, оформляются на простом листе бумаги. Подписывает внутреннюю докладную записку составитель. Внешняя докладная записка, адресуемая в вышестоящие инстанции, оформляется на общем бланке учреждения и подписывается руководителем.

Объяснительная записка.

Объяснительная записка – это документ, поясняющий содержание отдельных положений основного документа (плана, отчета и т.д.) или объясняющий причины какого-либо события, факта, поступка, поэтому они делятся на две группы. К первой относятся документы, чаще всего сопровождающие основной документ и поясняющие содержание его отдельных положений. Они оформляются на общем бланке учреждения. Вторую группу составляют объяснительные записки по поводу каких-либо происшествий, сложившихся ситуаций, поступков и поведения отдельных работников. Текст таких записок должен быть убедительным, содержать неопровержимые доказательства.

Акты.

Акт – документ, составленный несколькими лицами и подтверждающий установленный факт, событие, действие. Акты составляются комиссиями как постоянно действующими, так и назначаемыми распорядительным документом по указанию вышестоящей организации или руководителя. В отдельных случаях акт может быть составлен одним или несколькими должностными лицами. Поводы для составления акта могут быть различными, отсюда и большое число разновидностей актов: акты ликвидации (учреждений, предприятий, организаций); приема-передачи (при смене руководства, передаче дел, материальных ценностей); приема объектов; проведения испытаний; уничтожения дел; инвентаризации; несчастных случаев и др.

Независимо от разновидностей акты составляются по единой схеме. Прежде всего члены комиссии должны изучить существо вопроса, подлежащего отражению в акте, а также законодательные и нормативные документы, регулирующие данный вопрос. В акте отражаются только те факты, которые точно установлены лицами, подписывающими документ. Фамилии членов комиссии и присутствующих располагаются по алфавиту. Некоторые виды актов требуют утверждения. Например, акт о ликвидации учреждения утверждается руководителем вышестоящего ведомства (министром), акт о выделении к уничтожению документов и дел – руководителем учреждения.

Протокол.

Процессы принятия управленческих решений и сами решения документируются с помощью протоколов. Протоколы должны оформляться на бланках организации, учреждения и содержать следующие реквизиты: наименование организации, наименование вида документа, дата заседания, индекс, место заседания, гриф утверждения (если протокол подлежит утверждению), заголовок к тексту, текст, подписи.

Дата протокола – это дата проведения совещания. Заголовок – это название протоколируемого мероприятия (совещания, заседания, собрания).

Текст протокола состоит из двух частей: вводной и основной.

Вводная часть содержит постоянную информацию (слова: «Председатель», «Секретарь», «Присутствовали») и переменную (инициалы и фамилии председателя, секретаря и присутствующих). Инициалы и фамилии пишутся в именительном падеже. Фамилии присутствующих и приглашенных располагаются в алфавитном порядке и печатаются через 1 межстрочный интервал. Вводная часть протокола заканчивается повесткой дня.

Основная часть протокола строится в соответствии с вопросами повестки дня. Построение записи обсуждения каждого вопроса повестки дня осуществляется по схеме: «СЛУШАЛИ – ВЫСТУПИЛИ – ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ)». Эти слова печатаются прописными буквами.

В практике применяются краткая и сокращенная формы протокола, когда не требуется подробная запись хода обсуждения вопросов. Когда применяется в протоколе краткая форма, то указываются только список присутствующих, рассматриваемые вопросы и принятые решения.

В сокращенном протоколе после списка присутствующих или приглашенных указывается порядковый номер вопроса по повестке дня и печатается заголовок к докладу. Последняя строка заголовка доклада (пункт повестки дня) подчеркивается и под чертой печатают фамилии докладчиков и выступающих в порядке их выступления.

В протоколе может быть пункт об утверждении какого-либо документа. В этом случае утвержденный документ прилагается к протоколу и имеет ссылку на его номер и дату.

ФАКСЫ

- относятся к оперативным средствам связи – максимальная связь. Ф. – это док-т, полученный с помощью специального аппарата или факса, по телефонным каналам связи, Ф. является копией передаваемого документа любого вида с приложением в виде таблиц, схем, чертежей, фотографий. Ф. является разновидностью переписки между деловыми партнёрами. Оформляется аналогично деловому письму.

Дополнительными данными факса явл. данные, которые проставляет сам аппарат – указание (код) отправителя; дата и время передачи; номер телефакса (аппарата), с которого передана информация; количество страниц.

Отправитель факса должен получить подтверждение о том, что информация дошла до получателя, в котором указывается код фирмы получателя, № телефакса получателя, дата и время продолжительности передачи, кол-во полученных страниц; результат.

Большая часть коммерческой переписки хранится 3 года, в том числе и факсы и передаче на архивное хранение не подлежит. Переписка с иностранными фирмами по наиболее важным вопросам (экспорт, импорт) гарантии хранится 10 лет.

Т елефонограмма.

Телефонограмма – документ по оперативным вопросам, передаваемый по телефону и записываемый получателем. Телефонограммы применяются для срочного оповещения о заседаниях, совещаниях, деловых встречах, о каких-либо изменениях в запланированных действиях, мероприятиях. Обязательными реквизитами телефонограммы являются: наименование предприятия отправителя телефонограммы; наименование предприятия получателя; наименование вида документа; дата и время передачи; текст; подпись; указание должностей и фамилий, имен, отчеств лиц, передавших и принявших телефонограмму. Телефонограмма после составления должна быть проверена и подписана руководителем предприятия, организации.

Доверенность.

Доверенность – документ, которым организация или отдельное лицо (доверитель) представляет право другому лицу (доверенному) получить деньги или товарно-материальные ценности или совершить какие-либо действия от лица доверителя, точно указанные в доверенности.

По срокам доверенности подразделяются на разовые и длительные. Разовые доверенности уполномочивают на совершение одного действия – получить товар, получить груз на станции железной дороги и т.д. Такие доверенности после совершения указанных в них действий организация забирает у доверенного лица.

Длительные доверенности содержат полномочия на совершение нескольких действий или одного действия в течение срока, указанного в доверенности, но не более трех лет. Если срок доверенности не указан, она действует в течение одного года со дня ее выдачи.

Деловая переписка.

Деловая переписка – неотъемлемое средство связи с внешними организациями, предприятиями и частными лицами. В переписке можно выделить два основных вида документов: письма и факсы.

Письмо – обобщенное название различных по содержанию документов, пересылаемых по почте.

По содержанию и назначению письма бывают: инструктивные, гарантийные, информационные, рекламные, коммерческие, рекламационные, письма-запросы, письма-извещения, письма-приглашения, письма-ответы и др.

Письма инструктивные исходят из государственных или муниципальных органов власти и управления и содержат, как правило, рекомендации, указания, разъяснения по вопросам отчетности, налогов, экологии и т.п.

Гарантийные письма содержат гарантии оплаты, сроков поставки или качества продукции.

К информационным относятся письма, содержащие сообщения, просьбы, напоминания, предложения. В большей мере информационные письма являются средством контроля за ходом выполнения подчиненными службами (организациями) плановых заданий, распоряжений, поручений, приказов. Такие письма высылают в вышестоящие организации к установленным срокам или по требованию руководителей этих организаций. К информационным письмам иногда прилагаются документы, подтверждающие проделанную работу.

Коммерческие письма составляются при заключении и выполнении договоров, контрактов, сделок.

В рекламационных письмах предприятия требуют возмещения убытков, нанесенных из-за невыполнения или нарушения условий договора, контракта другой стороной. Рекламация должна иметь копии документов, подтверждающие такие факты.

Письма-ответы по своему содержанию носят зависимый характер от инициативного письма, так как тема его текста уже задана и остается изложить характер решения поставленного в инициативном письме вопроса: принятие или отказ от предложения, выполнение просьбы или уведомление о невозможности высылки необходимых сведений или выполнения требуемых работ.

В письмах ответах указывается ссылка на номер и дату соответствующего письма-запроса. Ответы на запросы в зависимости от содержания могут иметь характер сопроводительных писем. Сопроводительное письмо информирует адресата о направлении к нему прилагаемых к письму документов. Начинаются письма этой категории словами “ Направляем Вам”, “ Возвращаем” и другими. Обычно текст сопроводительного письма очень краток и не имеет самостоятельного заголовка.

Письмо-напоминание содержит указание на приближение или истечение срока исполнения какого-либо обязательства или проведение мероприятия.

Рекламное письмо – разновидность информационных писем, направляемых конкретному адресату и содержащих подробное описание рекламируемых товаров или услуг. Этот вид писем получил распространение с развитием рыночных отношений, созданием хозрасчетных и кооперативных организаций, коммерческих фирм. Их цель – вызвать интерес к определенному товару или услугам.

Делопроизводственной практикой установлено, что деловые письма, факсы должны иметь все необходимые (обязательные) реквизиты, которые придают документу юридическую силу. К ним относятся: наименование адресанта, т.е. организации-отправителя (реквизиты бланка); наименование адресата получателя; дата, номер (индекс) письма; текст; подпись должностного лица; круглая гербовая печать на письмах, содержащих материальные или финансовые обязательства. Отсутствие в деловом письме одного из указанных реквизитов делает его неполноценным, а в случаях, установленных законом, и недействительным.