Организационная и информационная технологии

Рис. 7.1. Модель планирования информационной стратегии

* Стратегические потребности в хозяйственной информации - системы разрабатываемые для удовлетворения стратегических потребностей компаний, будут более компактными, со своими приоритетами и станут обслуживать различные функциональные службы, переступая через традиционные границы.

* Объективный метод распределения ресурсов - стратегические информационные потребности компаний и техническая инфраструктура, необходимая для удовлетворения этих нужд, служат основой для распределения дефицитных ресурсов информационных систем.

* Эффективную техническую инфраструктур, служащая неким архитектурным каркасом, в который должны плотно встраиваться элементы различных систем для того, чтобы отдельно проектируемые и разрабатываемые элементы эффективно функционировали в рамках единой системы.

* Эффективную координацию технологий, которая необходима для внедрения и координации множества технологий, поддерживающих функционирование таких информационных систем, как система связи, вычислительные системы конечного пользователя, прикладные системы, системы регулирования документооборота, компьютеры и сети.

* Производительность персонала - эффективное использование высокопроизводительного оборудования, разработка соответствующих учебных программ, необходимых для повышения квалификации кадров как в ближайшем будущем, так и с прицелом на перспективу, обеспечивают повышение производительности труда и создают положительные стимулы для каждого отдельного работника.

* Отдачу - могут появиться возможности для быстрой реализации систем, подсистем или несвязанных элементов систем с короткими сроками окупаемости, которые удовлетворяют потребности предприятия и решают ближайшие задачи.

* Механизмы контроля - ход выполнения плана и хозяйственной стратегии нуждается в контроле с тем, чтобы своевременно вносить изменения и коррективы, если того требуют внутренние или внешние обстоятельства.

В настоящее время в организационной структуре большинства фирм имеется то или иное подразделение, отвечающее за планирование развития информационных систем. В связи с тем, что задачей ПИС является определение приоритетов создания и обслуживания таких систем, в плане сводятся, в основном, вопросы стратегических направлений деятельности предприятия, которые

* предусматривают участие высших хозяйственных руководителей;

* направлены на использование информационной технологии как стратегического оружия;

* направлены на удовлетворение стратегических потребностей в информации;

* включают разработку планов использования новых технологий;

* предусматривают разработку необходимой инфраструктуры для использования технологий;

* определяют потребности в специалистах и необходимых учебных курсах;

* обеспечивают руководителей данными о результатах хозяйственной деятельности и другой информацией;

* представляют собой непрерывный контролируемый процесс.

Выделяются два последовательных этапа внедрения процесса ПИС в организации. Первый заключается в создании первоначального плана и процесса его реализации. Если компания приступает к этому впервые, то рекомендуется пригласить консультанта, который поможет избежать дорогостоящих ошибок, принесет с собой практический опыт других предприятий, поставит перед руководством компании объективные вопросы, на которые придется искать ответы, и ускорит разработку плана. На втором этапе осуществляются мероприятия по непрерывному контролю, внесению изменений и совершенствованию ПИС в зависимости от внутренних и внешних факторов. Этот этап планируется и реализуется как часть процесса начальной разработки.

Применительно к разработке плана информационной стратегии имеется ряд прекрасно зарекомендовавших себя процессов и методологий. Методология оказывает неоценимую помощь в создании ПИС; она облегчает разработку проекта, указывает направление деятельности и сокращает длительность процесса. Для разработки плана некоторые компании используют принципы методологии разработки жизненного цикла своих существующих систем. Кроме того, для ускорения реализации проекта можно воспользоваться таким средством, как автоматизированное проектирование систем.

Под термином организация рассматривается собственно некий объект, имеющий упорядоченную структуру. В таком объекте совместно существуют разнообразные элементы и связи между ними, при этом в качестве элементов рассматриваются как технологические элементы (машины, устройства и т. д.), так и люди.

Для анализа внутренней среды организации тоже применим системный подход: организация состоит из множества частей (элементов), связанных между собой некоторыми связями. Внутренние условия существования организации можно трактовать как некоторые переменные, характеризующие ее состояние. Это цели, задачи, структура, технология и ресурсы организации. Цели у организации могут быть весьма разнообразными. В бизнесе цели одни, а в государственных управленческих организациях – совсем другие. В крупных организациях целей бывает множество, в то же время как в малых организациях цели скромнее и их число меньше. В подразделениях одной организации цели бывают разными; более того, направляющим фактором в согласовании подразделений должна служить глобальная цель организации. Таким образом, понимание и разделение целей деятельности является в организации ведущим элементом ее формирования.

Одной из основных внутренних характеристик организации являются ресурсы, которыми она располагает. В настоящее время в любой организации выделяют материальные, энергетические, финансовые, интеллектуальные и информационные ресурсы. К числу основных внутренних переменных организации относится технология. Термин в широком толковании означает некоторую область деятельности, в узком – определенный тип переработки сырья в конечный продукт. В узком смысле понятие технология более предметно характеризует конкретную организацию, ее специфические особенности и конкретные возможности: технологию можно определить как технологический ресурс. В свою очередь люди как ресурс организации входят в состав ее внутренних переменных.

В процессе деятельности с внешней средой и между элементами организации должны осуществляться различные связи – коммуникации, что требует обеспечения как концептуального, так и технологического. От совершенства коммуникации успех организации зависит не в меньшей степени, чем от набора ресурсов. Внутри организации имеются как вертикальные – по подчиненности коммуникации (субординация), так и горизонтальные, которые диктуются технологиями (координация).

Эти коммуникации являются следствием организационной структуры предприятия или проявлением организационной технологии. Для обеспечения коммуникаций создаются специальные средства, которые по существу, тоже являются технологиями. К важнейшим особенностям коммуникационных каналов относятся резервирование и обратная связь.

Множество созданных в организации коммуникаций обеспечивает сбор информации и тем самым – принятие решений. Решение – это всегда выбор определенной альтернативы из какого-то их набора на основе некоторых критериев предпочтения альтернатив. Он сопровождается помехами или шумами в представляемой информации, а также неопределенность условий. В связи с этим в одних случаях для повышения эффективности решения требуется дополнительная информация, в других – фильтрация имеющейся информации для преодоления искажений. В любом случае следует оценивать затраты на получение и обработку информации, используемой в процессе принятия решения. При использовании формально упорядоченной информации возникают так называемые запрограммированные решения, т.е. такие стандартные решения, которые принимаются всегда в определенных условиях. Такие решения могут эффективно вырабатываться и без непосредственного участия человека. С обязательным участием человека решения принимаются в нестандартных условиях. Это могут быть незапрограммированные или интуитивные решения. Основой управленческих решений, принимаемых менеджером, является психологическая теория решений.

Принятие решений – центральный пункт теории управления. В связи с этим в науку об управлении внедряются методы моделирования, позволяющие существенно повысить производительность процесса выработки и адекватность принимаемых решений. В решении задач поиска управленческих решений значительное место принадлежит исходной информации. Поэтому вопросам сбора, формирования, предоставления, повышения достоверности и ценности информации уделяется постоянное внимание, для чего используются методы и средства информатики и информационных технологий [4]. Таким образом, проявляется связь организационной и информационной технологий.

7.4 Основные составляющие информационных систем: персонал, задача, технологии, культура, структурные компоненты и взаимоотношения в организации.

В настоящее время сформировался взгляд на организацию как на сложную открытую социальную систему, механизм, берущий элементы входа из внешнего по отношению к организации окружения и подвергающий их различным преобразованиям, в результате чего получаются элементы выхода (Рис.7.2).