Разработка рекомендаций по снижению рисков или оптимизации

Здесь происходит формирование выводов и рекомендаций. Выполняется в форме заключения, где отмечаются преимущества, указываются выявленные недостатки и рекомендуются пути повышения эффективности системы управления.

Предложения о дальнейших действиях должны логически вытекать из первого и второго этапов диагностики.

Каковы результаты оргаудита? Результаты аудита должны быть представлены таким образом, чтобы на их основании можно было сделать однозначный вывод о том, какие необходимые на данном уровне организационного развития процедуры управления необходимо внедрить, а какие – актуализировать и пересмотреть.

Разногласий при согласовании результатов диагностики можно избежать, вовлекая сотрудников в процесс диагностики и используя обратную связь.

Кем проводится оргаудит?

В настоящее время в крупных холдингах часто встречаются отдельно выделенные подразделения, занимающиеся внутренним организационным аудитом. Остальные компании практикуют периодическое привлечение независимых консультантов.

Содержать в своей структуре отдельное подразделение по оргаудиту довольно затратно и не всегда целесообразно. При этом следует отметить, что данные сотрудники, как правило, загружены «текучкой». Кроме того, работа внутренних специалистов рискует стать необъективной в связи с человеческим фактором.

Тогда как независимая оценка консультанта имеет ряд преимуществ, например, позволяет открыть те моменты, которые руководитель может не замечать в своей повседневной работе, а также исключает наличие собственных интересов при заключении о формировании новой управленческой структуры, делает совместную работу более направленной, повышает объективность принимаемых решений.

Кроме того, внешние консультанты имеют возможность наблюдения и исследования разных систем менеджмента и разных управленческих ситуаций, контактов со специалистами разных уровней управления, накопления информации для сравнения и систематизации характеристик различных систем управления и т. п.

На практике при разовом анализе оперативных проблем привлекаются собственные специалисты специализированных подразделений (управление персоналом, внутренние бизнес-аналитики, специалисты по стратегическому и организационному аудиту/развитию и т. п.) либо владельцы рассматриваемых процессов, тогда как для выявления проблем по компании в целом, для комплексного анализа системы управления, формирования системных решений, а также для разработки рекомендаций в специфических областях деятельности приглашаются внешние организационные консультанты.

Любая организационная проблема взаимосвязана с другими, при этом может сложиться так, что ее приведет к возникновению другой (например, одна телекоммуникационная компания, надумавшая оптимизировать численность и, соответственно, сократить бюджет, поплатилась моментальным снижением показателей качества оказываемой услуги.

Таким образом, организационный аудит должен быть всесторонним, а решения, принимаемые на основании результатов его проведения, – взвешенными и оцененными.

Рассмотрим наиболее важные принципы организационного ау­дита:

• Принцип приоритет: при проведении организацион­ного аудита работник должен выделять главное, характер­ное.

• Принцип соответствия: профессионализм работника, со­ставляющего аудиторское заключение, должен соответст­вовать его сложности ввиду того, что субъективизм реше­ния может сильно исказить достоверность учетных данных.

• Принцип энциклопедичности: в группе работников, состав­ляющих аудиторское заключение, необходимо иметь специа­листа широкого профиля в области всей системы управления (либо своего специалиста, либо привлеченного из консульта­ционной фирмы), способного сопоставить учетные данные по отдельным элементам системы управления или их совокуп­ности с набором стандартов. Это даст возможность избе­жать грубых ошибок или несостыковок. Так, при состав­лении бухгалтерского учета роль индикатора правильно­сти играет баланс предприятия. Для системы управления такого аналога нет и поэтому гармонизация учетных дан­ных с выводами аудитора должна перекладываться на вы­сококвалифицированного специалиста.

• Принцип полноты: чем больше ее элементов подвержено учету и контролю, тем точнее и достовернее итоговое за­ключение о соответствии состоянии системы управления требуемому уровню.

• Принцип системности: при проведении аудита необходимо учитывать взаимовлияние элементов системы управления.

• Принцип централизации учета: все аудиторские заключения об отдельных элементах системы управления должны сте­каться к одному специалисту для составления обоснованного общего заключения.

• Принцип стандартизации: за каждой формой учета элемен­тов системы управления должен стоять стандарт, норма, статья или положение закона, распоряжение руководителя.

• Принцип своевременного использования: учетные данные, предоставляемые аудитору, должны быть достоверны на день проведения аудита. Дальнейшее их использование или обработка должна регламентироваться распоряжениями соответствующих служб организации или вышестоящих руководителей.

• Принцип эластичности: эластичность определяется скоро­стью изменения текущего состояния учетных данных и со­ответственно результатов аудиторской проверки. Прин­цип эластичности требует от руководителя установления приемлемой периодичности проведения учетной работы по каждому элементу системы управления.

• Принцип планирования: каждая организация должна иметь обоснованный набор возможных значений учетных данных по каждому элементу для принятия соответствующих мер при существенном отклонении текущего значения параметра элемента от запланированного.

• Принцип координации: при непропорциональных изменениях контролируемых параметров элементов системы управления каждая организация должна вносить соответствующие коррективы в данный элемент.

• Принцип включения: система внутреннего аудита должна включаться в работу при достижении критического откло­нения текущего состояния параметра элемента от расчет­ного (по нормативу или стандарту).