Значение документа Должностная инструкция

По общему правилу с содержанием текста данного документа должен быть ознакомлен по подпись каждый человек, устраивающийся на работу на ту или иную должность, при этом он ознакамливается с соответствующей Должностной инструкций регламентирующей его деятельность и устанавливающая ответственность за невыполнение должностных обязанностей. Знание содержания своих полномочий, обязанностей упрощает работу человека принятого на ту или иную должность.

Должностная инструкция является важным документом, особенно учитывая то, что если работник не выполняет свои должностные обязанности, то действующий Трудовой Кодекс РФ косвенно отсылает именно к вышеуказанному документу.

ТК РФ не содержит прямого перечня ситуаций (дисциплинарных проступков) при которых работник может быть привлечен к дисциплинарной ответственности (это касается только замечания и выговора. Увольнение как дисциплинарное взыскание может быть применено работодателем в ситуациях указанных в ст. 81 ТК РФ). В ст.192 ТК РФ сказано, что за совершение дисциплинарного проступка, то есть неисполнение или ненадлежащее исполнение работником по его вине возложенных на него трудовых обязанностей, работодатель имеет право применить дисциплинарные взыскания. А должностные обязанности, как уже выяснили фиксируются в документе Должностная инструкция.

Должностная инструкция разрабатывается руководителем структурного подразделения, им же подписывается, утверждается руководителем организации, содержание текста согласовывается с юристом и доводится до работника под подпись.

Документ содержит следующие реквизиты: наименование организации (8), наименование вида документов (10), дата создания документа (11), регистрационный номер (12), место составления документа (14), граф утверждения (16), заголовок к тексту (18), текст (20), подпись (22), виза согласования (24), оттиск печати (25), отметка об исполнении и направлении в дело (28).

Тема 1.7 Распорядительные документы:

приказ по основной деятельности, выписка из приказа.

Распорядительные документы – это документы, отражающие текущие управленческие решения по работе организаций, предприятий и учреждений.

Ни одна организация, учреждение и предприятие не могут обойтись без данного вида документов, так как через них решаются каждодневно возникающие вопросы и задачи, и именно через них руководители различных уровней (пример: руководитель организации, руководители структурных подразделений, заместители руководителей) дают подчиненным указания и распоряжения, принимают единолично или коллегиально важные (необходимые) решения. Так, например, посредством приказа по основной деятельности руководитель может отдать распоряжение провести ремонт, какого - либо помещения, назначить ответственных за проведение этого мероприятия, установить сроки, в течение которых приказ доложен быть выполнен.

Ни через организационные, ни через информационно-справочные документы, а также кадровые (искл.: приказ по л/с) текущие вопросы, требующие определенных действий от должностных лиц, не могут решать. Роль распорядительных документов очень важна.

К распорядительным документам относятся Постановления, Решения, Указания, Распоряжения и Приказ по основной деятельности. Выбор вида документа, предназначенного для изложения распорядительных (-го) действий (-ия), определяется уровнем органа управления или власти, компетенцией должностного лица (лиц).

Так, Федеральные органы исполнительной власти РФ (прим.: Прокуратура РФ) издают Постановления, Приказы, Распоряжения. Органы представительной и исполнительной власти субъектов РФ – Постановления Решения и Распоряжения. Администрации учреждений, организаций и предприятий в лице их руководителей имеют право издавать Приказы, Распоряжения и Указания.

Распорядительные документы издаются на основе или во исполнение законодательства РФ (создание документов на высшем уровне), а так же по инициативе руководителей организаций в пределах их полномочий для осуществления эффективной деятельности, решения возникающих задач.

Прежде чем рассказать о значении конкретных распорядительных документов, их структуре, важно проследить какие этапы создания проходят эти документы прежде чем изложенная в них информация будет исполнятся, кто осуществляет подготовку распорядительных документов.

Подготовка их может быть поручена одному или нескольким должностным лицам, структурным подразделениям. Она складывается из следующих этапов:

Ø Изучение управленческого вопроса, который необходимо решить (здесь определяется круг вопросов, которые предстоит отразить в документе, изучается необходимая информация);

Ø Подготовка проекта распорядительного документа (начинается с определения цели его издания, назначения. Заканчивается этот этап перепечаткой и оформлением документа в соответствии с установленными правилами);

Ø Согласование документа (руководитель, дающий задание на подготовку документа, определяет круг должностных лиц и структурных подразделений с которыми необходимо согласование документа. Если на этой стадии возникают серьезные замечания, необходимо внести некоторые поправки, то документ отправляется на доработку);

Ø Подписание документа (перед передачей документа на подписание руководителю, он должен быть тщательно проверен – особое внимание обращается на цифровую информацию, фамилии, имена, и.т.п. После подписания внесение каких-либо исправлений не допустимо). По окончании данного этапа распорядительные документы ставятся на контроль.

Теперь, непосредственно познакомимся с конкретными видами распорядительных документов.

Постановление издаются на основе решений, принятых коллегиальными органами.

Решение Документы имеют несколько подписей.

Указание издаются на основе единоначалия – разрабатываются и

Распоряжение подписываются одним должностным лицом (автором).

Приказ по о/д

Приказ – это наиболее распространенный правовой акт, наиболее часто применяемый на практике управления, издаваемый руководителями организаций, действующих на основе единоначалия.

Приказ по основной деятелности издается по вопросам создания, ликвидации, реорганизации учреждений или их структурных подразделений, утверждения Положений, Инструкций и др. документов. Посредством приказа руководитель ставит перед работником основные задачи, указывает пути решения этих задач. Правом подписывать приказы обладают только руководители организаций.

Существует два вида приказа – по личному составу и по основной деятельности. Приказ по личному составу традиционно относят к кадровым документам. Поэтому пока подробно он здесь не разбирается.

Приказы по о/д состоят из следующих реквизитов: 8, 10, 11,12,14,18,19,20,22,24,27 (может и отсутствовать), 28. Оформляются продольным способом.

Текст их состоит из двух частей:

- констатирующей (не обязательна. Ее наличие или отсутствие определяется автором документа). В ней указываются цели и задачи создания документа. Может даваться ссылка на дату и номер документа на основании, которого издается данный документ.

- распорядительной. Эта часть состоит из пунктов, которые нумеруются арабскими цифрами с точками. Каждый пункт начинается с глагола распорядительного действия («Сделать», «Организовать», «Проконтролировать» и.т.п). Далее указывается должностное лицо ответственное за выполнение данного действия, срок выполнения поручения. В последнем пункте может быть указано (-ы) должностное лицо (-а) ответственное за выполнение (контроль) данного документа в целом.

Между собой части текста отделяются разделительным словом, которое печатается заглавными буквами, с первой печатной позиции выделяется жирным шрифтом, после него ставится двоеточие, до и после слова 2-й межстрочный интервал.

ПРИКАЗЫВАЮ: в приказах

Выписка из приказа. При оформлении выписки, из основного документа переносятся все заголовочные реквизиты, без изменения даты приказа и его регистрационного номера, а из текста берется только тот пункт (-ы) которые необходим (-ы) в конкретной ситуации. На подпись выписку из приказа руководителю организации подавать не принято, ходя на ней (выписке) указывается должность и ФИО подписавшего приказ. Выписка заверяется секретарем руководителя организации с указанием даты. Документ состоит из следующих реквизитов: 8,10,11,12,14,18,20,22,25,26.

Тема 1.8 Распорядительные документы: указания, распоряжения, решения.

Распоряжение – нормативный документ, имеющий обязательную силу для граждан и организаций, которым это распоряжение адресовано. Решает вопросы частного характера, т. е. отдельные проблемы и задачи возникающие в структурных подразделениях. Правом издавать и подписывать распоряжение обладают руководители структурных подразделений.

Указание – это документ, издаваемый преимущественно по вопросам информационно – методического характера, а так же по вопросам организации исполнения приказов, инструкций и других актов. На основании распоряжение издается указание, в котором поясняется как необходимо выполнять конкретное распоряжение. Правом издавать и подписывать указание обладают руководители структурных подразделений.

Решение – документ издаваемы органами, действующими на основе коллегиальных принципов управления.

Документы состоят из следующих реквизитов: 8,10,11,12,14,18,19,20,21 (может и отсутствовать),22,24,25,27 (может и отсутствовать),28. Оформляются документы, как правило, продольным способом. Текст указанных документов как и в приказе состоит из констотирующей и распорядительной частей.

Между собой части текста отделяются разделительным словом. У каждого документа свое разделительное слово, которое печатается заглавными буквами, с первой печатной позиции выделяется жирным шрифтом, после него ставится двоеточие, до и после слова 2-й межстрочный интервал.

РЕШИЛИ: в решениях

ОБЯЗЫВАЮ: в распоряжениях

ПРЕДЛАГАЮ: в указаниях

Тема 1.9 Информационно-справочные документы: протокол заседания учебной группы.

Протокол – это документ, оформляемый при проведении собраний, заседаний администрации (или иных трудовых коллективов) предприятий, учреждений или организаций, в котором фиксируется вопросы, подлежавшие обсуждению, а также высказанные предложения и принятые решения в ходе собрания, заседания.

Протокол состоит из следующих реквизитов: наименование организации (8), наименование вида документа (10), дата документа (11), регистрационный номер (12), место составления документа (14), гриф утверждения (16), заголовок к тексту (18), текст (20), отметка о наличии приложении (21), подпись (22), отметка об исполнении и направлении документа в дело (28).

Оформление заголовочных реквизитов угловым расположением реквизитов либо продольным - при отсутствии 16 реквизита. При угловом заголовочные реквизиты оформляются в таблице из трех колонок. Протокол подписывается председателем собрания, совещания и секретарем.

Существует два вида протоколов: полный и краткий.

Текст полного протокола состоит из двух частей: вводной и основной. Водная часть содержит постоянную информацию (слова «Председатель», «Секретарь», «Присутствующие», «Приглашенные») и переменную (ей являются фамилии и инициалы председателя, секретаря, присутствующих). Часть заканчивается повесткой дня, вопросы которой нумеруются арабскими цифрами с точками. Фраза «ПОВЕСТКА ДНЯ» оформляется прописными буквами и выделяется жирным шрифтом. Основная часть текста протокола строится в соответствии с вопросами повестки дня по схеме: «СЛУШАЛИ», «ВЫСТУПИЛИ», «ПОСТАНОВИЛИ» (или ПРИНЯТЫЕ РЕШЕНИЯ). Эти слова печатаются прописными буквами (выделяется жирным шрифтом) с первой печатной позиции, после них ставится двоеточие. Перед словом «СЛУШАЛИ» ставят номер вопроса по повестке дня.

Форма краткого протокола отличается тем, что в основной части отсутствует пункт ВЫСТУПИЛИ.

Тема 1.10 Информационно-справочные документы:

докладная и объяснительная записки.

Докладная записка – документ, адресованный соответствующему руководителю данного или вышестоящего учреждения и содержащий обстоятельное изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями составителя. По содержанию докладные записки подразделяются на инициативные, информационные и отчетные.

При оформлении внутренней докладной записки (адресована руководителю данной организации или руководителю структурного подразделения) вместо наименования организации (8 реквизит) указывается наименование структурного подразделения к которому относится автор документа. Для внешней указывается наименование организации. Документ может оформляться как от руки, так и печататься.

Докладная записка состоит из реквизитов: наименование организации или структурного подразделения (8), наименование вида документа (10), дата документа (11), адресат (15), заголовок к тексту (18), текст (20), резолюция (17), подпись (22), отметка об исполнении документа и направлении его в дело (28) – может и отсутствовать.

Текст инициативной докладной записки должен состоять из двух частей: вводной и заключительной. В первой части указываются факты, события или ситуация послужившая для написания докладной записки. Во второй указываются пути решения сложившейся проблемной ситуации, предложения. Правом подписи документа обладает ее автор, резолюцию оформляет на документе адресат.

Объяснительная записка – документ, 1) в котором работник (учащийся) данной организации объясняет причины невыполнения какого – либо поручения, нарушения трудовой (учебной) дисциплины, 2) а так же составляемый для пояснения отдельных положений выполненной работы (проекта, отчета). В первой ситуации объяснительная записка оформляется как правило от руки, во второй ситуации печатается.

Объяснительная записка состоит из реквизитов: наименование организации или структурного подразделения (8), наименование вида документа (10), дата документа (11), адресат (15), заголовок к тексту (18), текст (20), резолюция (17), отметка о наличии приложения (21) – может и отсутствовать, подпись (22), отметка об исполнении документа и направлении его в дело (28) – может и отсутствовать.

Текст объяснительной записки должен состоять из двух частей: вводной и заключительной. В первой части указываются факты, события или ситуация послужившая для написания докладной записки. Во второй указываются пути решения сложившейся проблемной ситуации, предложения. Правом подписи документа обладает ее автор, резолюцию оформляет на документе адресат.