Внимание!

Примечание

В данном случае шаблон – это набор настроек, стилей, инструментов, которые применяются к документу. Для деловых писем можно использовать один шаблон, для отчетов – другой и т. д. Можно как создавать собственные, так и применять стандартные, заложенные в Word 2007, шаблоны. Та& кой файл имеет одно из следующих расширений: DOT, DOTX, DOTM.

Для создания документа без использования шаблона нужно в поле Шаблоны диалогового окна Создание документа (см. рис. 2.3) выбрать раздел Пустые и последние. Затем в центральной части необходимо щелкнуть кнопкой мыши на значке Новый документ и нажать кнопку Создать, которая расположена справа внизу. В результате откроется окно нового документа; ему по умолчанию будет присвоено имя Документ! (для следующего документа – Документ2 и т. д.).

Чтобы создать документ на основе стандартного шаблона, следует в левой части окна Создание документа в поле Шаблоны выбрать раздел Установленные шаблоны. В результате в центральной части окна отобразится список имеющихся вариантов (см. рис. 2.3). В этом перечне нужно щелкнуть кнопкой мыши на подходящем объекте и нажать кнопку Создать. Так образуется и новый документ, и новый шаблон (требуемый элемент указывается переключателем Создать).

Для создания документа на основе пользовательского шаблона нужно в поле Шаблоны выбрать раздел Мои шаблоны. В результате откроется окно Создать (рис. 2.4).

Рис. 2.4. Выбор пользовательского шаблона

В данном окне следует выбрать значок Шаблон и нажать кнопку ОК. Здесь также можно создавать как новый документ, так и новый шаблон – необходимый режим указывается переключателем Создать.

Чтобы пользовательский шаблон отобразился в окне выбора, вначале нужно его получить: либо создать (документ можно сохранить в виде шаблона соответствующей командой подменю Сохранить как, которое входит в состав меню Office; см. рис. 2.2), либо скачать его из Интернета (взять у знакомых и т. п.). Затем необходимо поместить шаблон в предназначенную для этого папку (по умолчанию – C: \Documents and Settings\Имя пользователя\Application Data\Microsoft\Templates). После этого он будет доступен в окне выбора пользовательских шаблонов (см. рис. 2.4).

Кстати, можно изменить путь к папке с шаблонами: нужно войти в режим настройки программы, открыть раздел Дополнительно и в подразделе Общие нажать кнопку Расположение файлов. В открывшемся окне следует выбрать пункт шаблоны пользователя, нажать кнопку Изменить и указать новый путь.

Чтобы на основе имеющегося шаблона создать новый, нужно в окне Создание документа (см. рис. 2.3) в поле Шаблоны выбрать раздел из существующего документа. В открывшемся окне необходимо указать путь к документу, шаблон которого будет использован, и нажать кнопку Создать новый.

Можно создать документ на основе шаблона, взятого с сайта корпорации Microsoft. Для этого следует выбрать необходимый раздел в списке Microsoft Office Online (см. рис. 2.3). Выполнение данной операции возможно только при действующем подключении к Интернету.

Преобразование документа в новый формат

Команда Преобразовать, которая также находится в меню Office, предназначена для изменения текущего формата документа на последний формат (Word 2007). Это позволяет использовать все возможности Word 2007 (в противном случае – ограниченная функциональность) и существенно уменьшает размер файла.

После того как документ изменен, команда Преобразовать для него больше не отображается.

При щелчке кнопкой мыши на команде Преобразовать открывается окно, которое представлено на рис. 2.6.

Рис. 2.6. Преобразование формата

Чтобы выполнить преобразование, необходимо в данном окне нажать кнопку ОК. Следует учитывать, что в результате этого может измениться разметка документа.

Если установить флажок Больше не задавать вопросы о преобразовании документов, данное окно (см. рис. 2.6) больше не будет появляться. В этом случае процесс изменения начнется сразу после выполнения команды Преобразовать.

Просмотр и редактирование свойств документа

Для перехода в режим просмотра и редактирования свойств документа нужно в подменю Подготовить, которое входит в состав меню Office, выбрать команду Свойства. При выполнении данной команды между лентой Word 2007 и линейкой отобразится окно, представленное на рис. 2.10.

Рис. 2.10. Основные свойства документа

В данном окне содержится информация об основных свойствах документа. Поле Автор заполняется автоматически: в нем отображается имя создателя документа. В информационной строке Расположение показан полный путь к файлу (это значение не редактируется).

Все остальные поля заполняются самостоятельно.

В поля Название и Тема набираются соответствующие значения, а в поле Ключевые слова можно ввести текст, который кратко описывает (характеризует) документ.

Если пользователь практикует сортировку документов по категориям, то в поле Категория вводится ее название (например, Отчетные документы или Документы для руководства). В поле Состояние можно указать текущий статус документа (например, На согласовании, Черновик, Отработан и т. п.).

В поле Примечания можно ввести произвольную информацию, относящуюся к данному документу.

Перечисленные параметры не являются обязательными для заполнения.

При необходимости можно просмотреть и отредактировать дополнительные свойства документа. Для этого нужно нажать кнопку Свойства документа, которая находится в левом верхнем углу окна (см. рис. 2.10), и в открывшемся меню выбрать пункт Дополнительные свойства. В результате откроется окно, изображенное на рис. 2.11.

Рис. 2.11. Окно дополнительных свойств документа

Параметры, содержащиеся в окне, сгруппированы на вкладках: Общие, Документ, Статистика, Состав, Прочие.

Вкладка Общие содержит информацию о редактируемом документе: имя, тип файла, его месторасположение и размер, дату создания и изменения и др.

С помощью параметров, находящихся на вкладке Документ, определяются свойства файла, позволяющие его идентифицировать. В соответствующих полях указывается название документа, его тема, автор и руководитель, а также наименование учреждения (некоторые из этих параметров присутствуют в окне основных свойств, см. рис. 2.10). При необходимости можно сгруппировать текущий документ с целью облегчения его поиска; также для этого можно использовать поля Ключевые слова и Заметки.

На вкладке Статистика можно просмотреть подробные сведения о текущем документе. В поле Статистика указывается количество страниц, абзацев, строк, слов, печатных знаков (без пробелов и с пробелами), а также объем документа в байтах. Также на данной вкладке приводится информация о дате и времени создания документа и внесения в него последних изменений, открытия и времени его последней распечатки. В центральной части вкладки указывается имя автора изменений и общее время редактирования документа с момента его создания.

Вкладка Состав включает в себя сведения о частях текущего документа, например здесь может содержаться перечень глав (разделов и т. п.) документа.

На вкладке Прочие определяются значения других параметров, дополнительно характеризующих документ.

Проверка совместимости документа

Программа Word 2007 позволяет проверять текущий документ на возможности, которые несовместимы с предыдущими версиями Word. Чтобы сделать такую проверку, нужно выполнить команду Office → Подготовить → Проверка совместимости. Результаты отображаются в окне, которое показано на рис. 2.12.

Рис. 2.12. Проверка совместимости

Если в процессе проверки ничего не найдено, то в данном окне отобразится соответствующее сообщение (см. рис. 2.12). В противном случае в поле Сводка будет представлен перечень обнаруженных ошибок.

Вставка объектов в текущий документ

В программе Word 2007 возможна вставка различных объектов: таблицы, рисунка, произвольной фигуры, декоративного текста и др. Для этого следует на ленте Word 2007 открыть вкладку Вставка (рис. 2.20).

Рис. 2.20. Вкладка Вставка

Чтобы поместить рисунок в документ, нужно установить курсор в требуемое место и на вкладке Вставка нажать кнопку Рисунок. В результате откроется окно, изображенное на рис. 2.21.

Рис. 2.21. Вставка рисунка в документ

В поле Папка данного окна указывается путь к каталогу с необходимым рисунком. Затем следует щелкнуть кнопкой мыши на значке требуемого файла и нажать кнопку Вставить, расположенную справа внизу.

Для улучшения наглядности в редакторе Word 2007 существует возможность вставки в документ текста, который создан с применением специальных эффектов. Объекты такого типа имеют общее название WordArt.

Чтобы вставить в документ элемент WordArt, следует на вкладке Вставка нажать кнопку WordArt. В результате откроется меню, изображенное на рис. 2.22.

Рис. 2.22. Коллекция WordArt

Здесь содержатся образцы фигурных текстов. Основное отличие между ними заключается в начертании и цвете. Для выбора подходящего элемента нужно щелкнуть на нем кнопкой мыши (при этом выбранный образец выделится рамкой) – в результате откроется окно, которое показано на рис. 2.23.

Здесь можно изменить параметры надписи, предложенные программой. В поле Шрифт из раскрывающегося списка выбирается необходимый шрифт (для большинства надписей установлен Arial). В поле Размер также из раскрывающегося списка выбирается требуемая величина текста (по умолчанию установлено значение 36).

С помощью кнопок Полужирный и Курсив можно применить соответственно полужирное начертание и курсив (для некоторых образцов они включены по умолчанию).

Все изменения надписи сразу же отображаются в поле Текст. В это же поле вводится или вставляется из буфера обмена текст надписи.

Рис. 2.23. Настройка параметров текста надписи

После выполнения всех перечисленных действий следует в данном окне нажать кнопку ОК – в результате декоративный элемент будет помещен в документ (рис. 2.24).

Рис. 2.24. Пример декоративного текста

Можно изменять размеры фигурных текстов (например, растягивать или сжимать их в любом направлении). Для этого вначале нужно щелкнуть кнопкой мыши на тексте, в результате чего вокруг него появится рамка, как на рис. 2.25.

Рис. 2.25. Рамка вокруг фигурного текста

Затем можно потянуть за любую из квадратных точек рамки – текст соответствующим образом изменится.

Чтобы изменить содержание фигурного элемента, нужно его выделить щелчком кнопки мыши – в результате на ленте Word 2007 появится контекстный инструмент Работа с объектами WordArt и его контекстная вкладка Формат. Здесь необходимо нажать кнопку Изменить текст и в открывшемся окне (см. рис. 2.23) внести изменения.

С помощью контекстной вкладки Формат можно также отформатировать текст.

Для удаления фигурного объекта нужно выделить его щелчком кнопки мыши и нажать клавишу Delete.

В Word 2007 реализована возможность вставки в документ разных фигур. Это бывает необходимо для рисования схем, иллюстраций и т. д. Чтобы поместить в документ фигуру, нужно на вкладке Вставка нажать кнопку Фигуры – в результате откроется меню, изображенное на рис. 2.26.

Здесь представлены варианты фигур. Нужно щелчком выбрать необходимый элемент, после чего указателем мыши (который примет вид крестика) его нарисовать.

При необходимости можно вставлять в документ символы либо специальные знаки. Для этого следует на вкладке Вставка выбрать пункт Символы → Символ → Другие символы – в результате откроется окно, представленное на рис. 2.27.

На вкладке Символы в поле Шрифт из раскрывающегося списка выбирается шрифт, знаки которого будут видны в расположенной ниже таблице. Здесь следует установить курсор на требуемый элемент и нажать кнопку Вставить. На вкладке Специальные знаки приводится перечень символов, которые не вошли ни в одну из таблиц первой вкладки (вставка таких объектов осуществляется аналогично).

В процессе работы может потребоваться представить информацию в табличном виде. Для этого нужно на вкладке Вставка выбрать пункт Таблица → Вставить таблицу. В результате откроется окно, изображенное на рис. 2.28.

Здесь задаются предварительные параметры таблицы (в дальнейшем в нее можно вносить необходимые корректировки, например добавлять/удалять столбцы либо строки, объединять ячейки и др.).

В полях Число столбцов и Число строк указываются значения, определяющие структуру таблицы. С помощью переключателя Автоподбор ширины столбцов выбирается необходимый вариант определения ширины ячеек. При выборе положения постоянная справа открывается поле, в котором по умолчанию установлено значение Авто (все столбцы будут одинаковой ширины, определяемой форматом полосы набора); при необходимости здесь можно указать конкретную величину в сантиметрах. Если выбрано положение по содержимому, то ширина ячеек будет определяться количеством символов. Положение по ширине окна рекомендуется устанавливать для таблиц, просматриваться которые будут с помощью веб‑обозревателя, – в этом случае ширина таблицы будет изменяться так, чтобы она помещалась в окне веб‑обозревателя.

Рис. 2.26. Коллекция фигур

Рис. 2.27. Вставка символа в документ

Рис. 2.28. Вставка таблицы в документ

Если установить флажок По умолчанию для новых таблиц, настройки текущей таблицы будут предлагаться при создании новых.

После нажатия кнопки ОК таблица будет вставлена в место расположения курсора.

Можно помещать в текст гиперссылку, что позволит быстро переходить к другому документу, папке, веб‑странице или иному объекту. Для вставки гиперссылки нужно установить курсор в место ее будущего расположения. Затем на вкладке Вставка в группе Связи нажимается кнопка Гиперссылка. В результате откроется окно, изображенное на рис. 2.29.

Рис. 2.29. Вставка гиперссылки

Здесь осуществляется формирование гиперссылки.

В поле Текст вводятся слова гиперссылки, которые будут выделены в документе (по умолчанию – синим цветом с подчеркиванием). При нажатии кнопки Подсказка появляется окно для ввода текста всплывающей подсказки (она будет появляться при подведении указателя мыши к гиперссылке).