Элементы Word 2007, которые можно добавить в шаблон

Word 2007 включает новые элементы, которые можно добавить в шаблон. В первом практическом занятии таким элементом был календарь, упрощающий выбор даты, а также настройки форматирования для текста инструкций. Дополнительное упражнение следующего практического занятия посвящено добавлению этих элементов. Однако для создания функционального шаблона использование таких элементов не обязательно.

Как было отмечено ранее, для шаблонов используется специальный тип файлов, отличающийся от типа файлов документов. Чтобы сохранить документ в виде шаблона, следует выбрать тип файла Шаблон Word. Чтобы упростить поиск и открытие шаблона, сохраните его как надежный шаблон. Выполните следующие действия:

Нажмите кнопку Microsoft Office , наведите указатель на пункт Сохранить как и выберите команду Шаблон Word.

В диалоговом окне Сохранение документа выберите Надежные шаблоны в качестве места сохранения шаблона.

Задайте имя шаблона и нажмите кнопку Сохранить. Обратите внимание, что, если в системе Windows настроено отображение расширений файлов, то в конце имени файла будет стоять расширение DOTX. Это расширение используется для файлов шаблонов Word 2007 (для документов используется расширение.docx).

Значение надежных шаблонов. Сохранение шаблона в папке Надежные шаблоны помечает его как безопасный, даже если он содержим макросы и другой программный код. Поскольку макросы могут содержать вредоносный код, Word накладывает ограничения на открытие документов с макросами. Если на компьютере задан рекомендуемый уровень безопасности, Word открывает любой файл шаблона, однако при этом отключает содержащиеся в нем макросы. Для шаблонов, содержащихся в папке Надежные шаблоны, отключение макросов не выполняется. Word предполагает, что эти файлы безопасны, поэтому следует помещать в эту папку только те файлы, которые были получены из надежного источника.

Обратите внимание, что при использовании Windows Vista файлы сохраняются в папке Шаблоны, а не Надежные шаблоны. Однако для программы Word эта папка аналогична папке Надежные шаблоны

Другим преимуществом сохранения шаблона в папке Надежные шаблоны является то, что при этом значительно упрощается поиск.

В окне Новый документ выберите Мои шаблоны.

Щелкните нужный шаблон.

Убедитесь, что в правом нижнем углу под кнопкой Создать выбран параметр Документ, и нажмите кнопку ОК. (Этот вариант задан по умолчанию, поскольку Word предполагает, что шаблон требуется открыть в виде документа, который затем будет обработан и сохранен.)

Совет. В окне Новый документ доступен параметр для открытия шаблона в формате Шаблон. При использовании этого параметра открывается копия шаблона, которую можно изменить и сохранить как новую версию шаблона. Однако если требуется открыть исходный шаблон (например, чтобы отредактировать его), необходимо использовать другую процедуру. Об этом будет рассказано в следующем разделе.

Что если важная часть содержимого шаблона устарела? Предположим, эмблема компании изменилась, и вам необходимо поместить новую эмблему в шаблон. Для открытия и редактирования шаблона используется следующая процедура:

Нажмите кнопку Microsoft Office и выберите Открыть.

Щелкните папку Надежные шаблоны.

Выберите шаблон и нажмите кнопку Открыть.

В этом случае открывается не копия шаблона, а сам шаблон. Все произведенные изменения сохраняются при этом в файле шаблона. В последствии при заполнении каждого счета на основе данного шаблона будет отображаться новая эмблема.

Защита шаблонов. Если создаваемый шаблон будет применяться другими пользователями, можно защитить его содержимое от нежелательных изменений. Например, можно задать пароль, без ввода которого редактирование шаблона будет невозможно. Более подробные сведения об этом содержатся в кратком справочнике в конце курса.

Вам предстоит открыть документ, настроить его и сохранить в виде шаблона. Затем вы научитесь находить шаблон и создавать на его основе новые документы. В дополнительном упражнении рассматриваются элементы, упрощающие использование шаблона.