Вопрос 1. Документ и его функции

Уничтожение дел оформляется актом.

Опись составляют на дела одного года.

На каждую группу дел составляют опись.

Дела вносятся в опись по степени важности: устав, протоколы, общего собрания, Совета директоров, приказы по основнойдеятельности, перспективные и годовые планы, отчеты, контракты.

Ежегодно составляемая опись завершенных дел обеспечивает их учет.

При передаче дел в архив по описям во всех ее экземплярах напротив каждого передаваемого дела проставляется отметка о его наличии.

При составлении описи дел необходимо соблюдать несколько правил:

1 Каждое дело и его части имеют самостоятельные порядковые номера.

2 Систематизация дел в описи соответствует их систематизации в номенклатуре дел.

3 Ведомственным архивом описям дел присваиваются номера: № 5п-98 (5 – номер структурного подразделения, п- постоянное хранение, 98 – дело заведено в 1998 году).

УТВЕРЖДЕНА Протоколом заседания ЭК От _______ № ________ ОПИСЬ № ____ дел постоянного хранения за 2002 год № п/п Индекс дела (тома) Заголовок дела (тома) Дата дела (тома) Количество листов в деле Примечание                         В опись внесено _______ дел с №----_____ по № _____ в том числе (цифрой и прописью) литерные № __________ Председатель ЭК (подпись) И.О. Фамилия Члены ЭК

В опись дел временного хранения добавляется графа «Срок хранения дела (тома)»

Опись дел структурного подразделения составляется в трех экземплярах (1 – остается в подразделении, 2 – с делами в ведомственный архив). На дела постоянного хранения, которые передаются в государственный архив опись составляется в 4-х экземплярах.

Дела с истекшими сроками хранения подлежат уничтожению.

УТВЕРЖДАЮ Должность руководителя (подпись) И.О. Фамилия 28.12.2002 АКТ 28.12.2003 № О выделении документов к уничтожению На основании перечня, отобраны к уничтожению, как не имеющие практической значимости и научно-исторической ценности, документы: № п\п Заголовок дела или групповой заголовок дел Дата дела или крайние даты дел Количество дел (томов) Срок хранения, номера статей по перечню Примечание   Авансовые отчеты и приложения к ним     3 г. ст. 310   Итого ___________ дел за _________________ годы (цифрами и прописью) Описи дел за __________годы утверждены руководителем предприятия (ЭК). Председатель ЭК (подпись) И.О.Ф. Члены ЭК (подпись) И.О.Ф.

Управленческая деятельность любой организации базируется на информации. Информация может передаваться устно, при помощи бумажных носителей или электронных средств. Большая часть информации (до 98 %), используемой в управлении, оформляется в виде документов, что необходимо для осуществления контроля исполнения, решения спорных вопросов, анализа и исследования управления с целью повышения его эффективности и т.д. Документ в управлении выступает одновременно и как

предмет труда управленческого работника, и как его результат.

Слово «документ» в переводе с латинского означает «свидетельство», «способ доказательства». Документ — это материальный объект с закрепленной на нем информацией для передачи ее во времени и пространстве. Основным материальным носителем деловой информации в настоящее время является бумага. Документ выполняет следующие функции: информационную, организационную, коммуникативную, юридическую, воспитательную.

Важнейшей среди названных функций является информационная функция. В документе фиксируются факты, события, явления практической и мыслительной деятельности человека.

Документ обладает организационной функцией. С помощью документа обеспечивается воздействие на группы людей для организации и координации их деятельности.

Внешние связи предприятий и организаций обеспечивает коммуникативная функция документов.

Документ несет юридическую функцию, поскольку его содержание используется в качестве доказательства при рассмотрении спорных вопросов сторонами деловых отношений.

Наконец, документ выполняет воспитательную функцию. Он дисциплинирует исполнителя, требует повышенного уровня образовательной подготовки, а хорошо оформленный документ воспитывает эстетический вкус управленческих кадров, повышает престиж организации в глазах деловых партнеров.

Различные формы управленческой деятельности реализуются посредством определенной совокупности документов, например, учет — в виде составления и обработки бухгалтерской и статистической документации, контроль — путем сбора сведений с целью проверки соответствия наблюдаемого объекта необходимому состоянию и т.д.

Совокупность взаимосвязанных документов, используемых в определенной сфере человеческой деятельности, называется системой документации. Рационально организованный комплекс взаимосвязанных документов, созданный по единым правилам и требованиям для применения в конкретной области деятельности, называют унифицированной системой документации (УСД).