Телефонограммы
Телефонограмма – обобщенное название различных по содержанию документов, передаваемых устно по каналам телефонной связи и записываемых получателем.
Телефонограммы обычно используются в случаях, когда сообщения, передаваемые по телефону, требуют документального оформления.
Телефонограммами передаются небольшие по объему тексты информационного характера. В инструкциях по делопроизводству объем телефонограмм обычно ограничивается – не более 50 слов.
В тексте телефонограмм следует избегать труднопроизносимых слов, словосочетаний и сложных речевых оборотов.
При оформлении телефонограмм используются следующие реквизиты:
- наименование организации;
- наименование вида документа – ТЕЛЕФОНОГРАММА;
- дата документа;
- время передачи-приема телефонограммы;
- регистрационный номер документа;
- ссылка на регистрационный номер и дату документа;
- место составления или издания документа;
- адресат;
- заголовок к тексту;
- текст документа;
- подпись;
|
|
- отметка об исполнителе;
- должность и номера телефонов передавшего и принявшего телефонограмму;
- отметка об исполнении документа и направлении его в дело;
- идентификатор электронной копии документа.
Датой телефонограммы является дата ее передачи.
Факсограмма (факс) – получаемая на бумажном носителе копия документа, переданного по каналам факсимильной связи. Факсограммы выделяются в отдельную группу деловой корреспонденции исходя из особенностей передачи информации. По каналам факсимильной связи предаются документы, срочно требующиеся адресату.
Факсимильный терминал (телефакс) – устройство, обеспечивающее преобразование графической информации на бумажном носителе в электрические сигналы, их передачу по сетям электросвязи и прием – обратное преобразование. При использовании компьютеров в качестве факсимильных терминалов графическая информация может быть представлена в форме файлов, хранящихся на устройстве долговременной памяти вычислительной системы.
По каналам факсимильной связи могут быть переданы любые виды документов. Требования к их составлению и оформлению определяются видом отправляемого документа – подлинника (договора, протокола, акта т.д.). Однако в большинстве случаев факсограммы служат средством оперативного ведения деловой переписки и оформляются с учетом требований, предъявляемых средствами факсимильной связи.
Правила передачи и приема документов с использованием факсимильной связи закрепляются в инструкциях по делопроизводству и включают следующие основные положения.
1. Аппараты факсимильной связи (телефаксы), имеющие официальные номера организации, устанавливаются в Службе документационного обеспечения управления.
|
|
2. Документ для передачи по каналу факсимильной связи сдается с заявкой установленного образца, подписанной руководителем подразделения. Заявки хранятся в течение одного года.
3. По каналам факсимильной связи передаются документы, требующие срочной передачи информации.
4. К передаче принимаются подлинники и заверенные копии документов.
5. Объем передаваемого документа ограничивается (в соответствии с инструкциями по делопроизводству в различных организациях это ограничение может составлять от 2 до 10 страниц).
6. Ответственность за содержание передаваемой информации возлагается на исполнителя, подготовившего документ к передаче, и руководителя соответствующего подразделения.
7. Запрещается передавать тексты документов с информацией ограниченного доступа (секретные, с пометкой «Для служебного пользования», «Не для печати» и т.д.).