Пример оформления принятой телефонограммы

Вложения или прикрепленные файлы

Текст сообщения

Заголовок сообщения

Сообщения электронной почты

Электронная почта (E-mail) является компьютерным аналогом обычной почты, в котором в качестве объектов пересылки вместо обычных почтовых отправлений (писем, открыток, пакетов и т.п.), а в качестве среды передачи вместо средств почтовой пересылки (различных видов транспорта) используются каналы информационно-вычислительных сетей.

Пользователь электронной почты имеет уникальный адрес (аналог почтового адреса), который имеет следующий вид:

Имя_пользователя@имя_домена

Где имя_пользователя – производное имя, обозначающее пользователя (персону или организацию), а имя_домена обозначает узел электронной почты. Эти имена разделяются служебным символом «@».

При подготовке сообщения электронной почты следует придерживаться определенных правил и рекомендаций.

1. Заголовок сообщения должен точно передавать его содержание.

2. При необходимости в заголовке сообщения необходимо указывать степень его важности и срочности.

3. В заголовке должно быть указано, необходимо ли выполнение каких-то действий, или сообщение направлено только для информирования адресата.

1. В начале текста сообщения должно быть соответствующее обращение к адресату.

2. При обращении к адресату впервые автору необходимо идентифицировать себя в начале текста сообщения, а в конце наряду с подписью указывать контактную информацию.

3. Общий объем текста сообщения не должен быть большим с тем, чтобы при его чтении не возникало затруднений, связанных с восприятием многостраничных документов.

4. Не следует рассматривать в одном сообщении более одного вопроса или проблемы.

5. При посылке ответа на полученное сообщение желательно его текст включать в отправляемое сообщение для сохранения контекста обсуждаемой темы.

1. Следует добавлять к сообщению только действительно необходимые файлы.

2. В тексте сообщения необходимо обязательно дать краткое описание всех прикрепленных файлов.

3. При значительном объеме прикрепленных файлов желательно направлять сообщение в такое время, когда у адресата наименьшая интенсивность использования каналов связи.

4. Значительные по объему прикрепленные файлы рекомендуется компрессировать с помощью широко распространенных программ архивирования, а в тексте сообщения указывать имя примененной программы компрессии или формат архива (например, ZIP, RAR и т.п.).

АДМИНИСТРАЦИЯ Начальнику Главного управления

ПЕРМСКОЙ ОБЛАСТИ по делам ГО и ЧС Пермской

области

В.И. Мешочкину

ТЕЛЕФОНОГРАММА

12.04.2001 №5

17.30

13.04.2001 в малом зале состоится заседание противопаводковой комиссии.

Явка обязательна.

Зам.губернатора области О.М. Жданов

Передал специалист И.А. Петелина 58 71 75

Принял секретарь Л.И. Иванова 33 61 42