2014-02-12
548
СИСТЕМА ДОКУМЕНТОВ
ФОРМИРОВАНИЕ СТРУКТУРЫ ДОКУМЕНТОВ
Хранение и поиск документов – одна из функций делопроизводства. По традиции для хранения документов использовались шкафы, полки, папки, а для их поиска – журналы и книги регистрации. Для идентификации документов используют регистрационный номер, который обычно определяет место его хранения и дату регистрации.
Система документов, которая в значительной степени определяет эффективность управления, должна обеспечивать работу как с бумажными оригиналами документами так и их файлами. Создание такой системы состоит из следующих типовых этапов:
Содержательное формирование структуры документов;
Реализация структуры документов на диске;
Включение документов в систему.
Содержательное формирование структуры начинают с анализа существующих документов, характера деятельности офиса, определения основных признаков систематизации документов. При этом признаки систематизации документов могут быть различными: клиенты, поставщики, время. Поэтому эффективнее оказывается формирование иерархической структуры.
Таким образом, структура хранения файлов должна включать:
1. Структуру папок для хранения файлов.
2. Файлы, находящиеся в папках.
Структура хранения бумажных документов должна включать:
1. Структуру дел для хранения бумажных документов.
2. Дела для хранения бумажных документов.
3. Бумажные документы, находящиеся в делах.
Структура папок может быть:
1. Одноуровневая
2. Иерархическая
При большом объеме делопроизводства предпочтительнее оказывается многоуровневая (иерархическая) структура. При этом надо помнить, что документы могут принимать окончательный вид после их некоторой доработки, поэтому имеет смысл, выделить специальную папку для работы со сложными документами, и сразу после утверждения окончательной версии документа переписывать ее в предусмотренный для этого каталог.
При работе с документами необходимо соблюдать следующие правила:
1. Необходимо иметь перечень дел, их обозначения и наименования
2. Указывать ответственного за каждое из дел. Установит перечень лиц, имеющих доступ.
3. Следует установить, на каких компьютерах и в каких папках должны хранится файлы документов каждого дела.
4. Удалять версии документа после его утверждения.
5. Оговорить период хранения документов.
6. Оговорить порядок временного изъятия документов из дел.
7. Порядок регистрации (номер, дата).
8. Копия документа, хранящаяся в деле, должна иметь подпись разработчика и все необходимые визы.
9. К правилам делопроизводства полезно приложить образцы оформления типовых документов.
Сумма всех достижений ИТ привела к возникновению корпоративных систем документооборота (КСД). Для создания такой системы необходимо, чтобы все сотрудники имели доступ к компьютерам, оснащенным средствами электронных коммуникаций и специальным программным обеспечением.
КСД позволяет делать с документами все то, что делают с ними в любой системе делопроизводства и документооборота и включает в себя дополнительные принципиально новые возможности, доступные только компьютерам.
Например, в такой системе можно поставить документ на электронную подпись, ограничить доступ к документу, направить его к определенным сотрудникам в определенном порядке, в любой момент установить, на какой стадии обработки находится документ. Можно использовать статические и динамические изображения. КСД позволяет в рамках одной системы работать по единым правилам во все филиалах фирмы.
