Ведение делопроизводства в организации, учреждении

4 5 6 7 8 9 10

Требования к бланкам документов

1. Документы изготавливают на бланках.

Устанавливают два стандартных формата бланков документов - А4 (210х297 мм) и А5 (148х210 мм).

Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и без него, должен иметь поля не менее:

20 мм - левое;

10 мм - правое;

20 мм - верхнее;

20 мм - нижнее.

2. Бланки документов следует изготавливать на белой бумаге или бумаге светлых тонов.

3. Бланки документов оформляют в соответствии с приложением А. Ориентировочные границы зон расположения реквизитов обозначены пунктиром. Каждая зона определяется совокупностью входящих в нее реквизитов.

4. В зависимости от расположения реквизитов устанавливают два варианта бланков - угловой (рисунок А.1) и продольный (рисунок А.2).

5. Реквизит 01 (02 или 03) располагают над серединой реквизита 08. Реквизит 03 допускается располагать на уровне реквизита 08.

Реквизиты 08, 09, 10, 14, ограничительные отметки для реквизитов 11, 12, 13 в пределах границ зон расположения реквизитов размещают одним из способов:

- центрированным (начало и конец каждой строки реквизитов равно удалены от границ зоны расположения реквизитов);

- флаговым (каждая строка реквизитов начинается от левой границы зоны расположения реквизитов).

6. Для организации, ее структурного подразделения, должностного лица устанавливают следующие виды бланков документов:

- общий бланк;

- бланк письма;

- бланк конкретного вида документа.

7. Общий бланк используют для изготовления любых видов документов, кроме письма.

Общий бланк в зависимости от учредительных документов организации включает в себя реквизиты 01 (02 или 03), 08, 11, 14.

Бланк письма в зависимости от учредительных документов организации включает в себя реквизиты 01 (02 или 03), 04, 05, 06, 08, 09 и, при необходимости, ограничительные отметки для верхних границ зон расположения реквизитов 11, 12, 13, 14, 15, 17, 18, 19, 20.

Бланк конкретного вида документа, кроме письма, в зависимости от учредительных документов организации включает в себя реквизиты 01 (02 или 03), 08, 10, 14 и, при необходимости, ограничительные отметки для границ зон расположения реквизитов 11, 12, 13, 18, 19.

8. Для организаций субъектов Российской Федерации, имеющих наряду с государственным языком Российской Федерации государственный язык субъекта Российской Федерации, целесообразно использование продольного бланка; при этом реквизиты 08, 09, 14 печатают на двух языках: русском (слева) и национальном (справа) на одном уровне.

9. При изготовлении документов на двух и более страницах вторую и последующие страницы нумеруют.

Номера страниц проставляют посередине верхнего поля листа.

ОРГАНИЗАЦИЯ ДОКУМЕНТООБОРОТА

Документооборот – это движение документов в организации с момента их получения или создания до завершения исполнения или отправки. Правильная организация документооборота способствует оперативному прохождению документов в аппарате управления, равномерной загрузке подразделений и должностных лиц.

Документооборот в учреждении осуществляется в виде потоков документов, циркулирующих между пунктами обработки информации (руководитель, специалисты) и пунктами собственно технической обработки документов (копировально - множительная служба).

При движении документов следует руководствоваться принципом однократного пребывания документа в одном подразделении или у одного исполнителя. Различные операции по обработке следует выполнять параллельно (одновременная передача копий всем исполнителям).

Копии с документа снимают после рассмотрения его руководителем и нанесения резолюции. Подлинник передается ответственному исполнителю. Учетно – информационные данные о ходе исполнения документа могут передаваться по телефону или другим путем, но без возвратного движения документа.

РЕГИСТРАЦИЯ И УЧЕТ ПОСТУПАЮЩИХ В ОРГАНИЗАЦИЮ ДОКУМЕНТОВ

Все поступающие документы независимо от способа поступления передаются конкретному должностному лицу службы делопроизводства.

Регистрации подлежат документы, поступающие из вышестоящих органов, общественных организаций, важные письма других организаций, обращения граждан. Не надо регистрировать: поздравления, приглашения, проспекты, программы, извещения, копии документов для сведения. В каждой организации перечень таких документов разрабатывается руководителем службы делопроизводства.

Все документы, поступающие в организацию, регистрируются централизованно. Децентрализация допускается, если есть региональные представительства.

Документы регистрируются на карточках. На всех регистрируемых документах в правом нижнем углу первой страницы ставится штамп.

Наименование организации

Вх.№

От

ПОДГОТОВКА И РЕГИСТРАЦИЯ ОТПРАВЛЯЕМЫХ ДОКУМЕНТОВ

Документы, отправляемые организацией, проходят несколько этапов: составление проекта документа, его изготовление, согласование, визирование, подписание, регистрацию, отправку. После подписания руководителем документа, отправляемого организацией, на первом листе документа ставится дата отправления и регистрационный номер. Первый экземпляр отправляется адресату, второй – с визами согласования - остается в деле организации. На отправляемый документ заводится регистрационная карточка:

Дата и порядковый регистрационный номер	Количество листов и экземпляров	Кому направлен документ	Расписка в получении или номер реестра, отправлен, дата
20.01.2009 № 259-02/36	2 л в 1 экз.	Министерство образования РФ	Заказное № 36 от 20.01.2009
Краткое содержание документа: Информация об организации горячего питания учащихся профучилищ области. Кем подписан документ: председатель	Я.А.Боренго 20.01.2009

ПРОХОЖДЕНИЕ ВНУТРЕННИХ ДОКУМЕНТОВ

прохождение внутренних документов организуется в соответствии с общим порядком обращения документов. Внутренние документы регистрируются после рассмотрения (подписания их руководством). После согласования со структурными подразделениями подписываются руководителем, размножаются.

УЧЕТ ДОКУМЕНТООБОРОТА

Объем документооборота – это кол-во документов, поступивших в организацию и созданных ее за определенный период. Учет документооборота организуется для установки условного объема обрабатываемой информации, загрузки подразделений и сотрудников.

При определении документооборота учитывают все документы, независимо от их содержания, авторства, объема, копийности, факта регистрации. Отдельно подсчитывают входящие, исходящие, внутренние документы.

КОНТРОЛЬ ЗА ИСПОЛНЕНИЕМ ДОКУМЕНТОВ

Контрольная деятельность предполагает контроль за исполнением документов по существу поставленных в них вопросов и за соответствием формы создаваемых документов их содержанию, за своевременностью исполнения.

Сроки исполнения документов определяются следующим образом:

1. если в документе не указаны сроки, то срок исполнения документа – 1 месяц со дня поступления документа в организацию;

2. если в документе указан срок, то при контроле учитывается этот срок.

На контрольные документы ведется картотека по срокам и исполнителям. Продлить срок исполнения могут только руководители, подписавшие резолюцию по исполнению документа. Ежедневно службами делопроизводства составляется справка о работе с документами следующей формы:

Справка о работе с документами

(Наименование организации)

по состоянию на ___________________________2010 г.

Всего передано документов	Всего поставлено на контроль	Из них	Находятся на исполнении	В том числе	Всего отправлено документов
Исполнено с начала года	В т.ч. с нарушением срока	С нарушением срока	На дополнительном контроле
Отдел	Кол-во