Служебных документов

РЕКОМЕНДАЦИИ ПРИ ПЕЧАТАНИИ ТЕКСТОВ

Й экз. в дело 05-24.

Й экз. направлен в МПС России

Й экз. направлен в Минэкономики России

3.

2.

Присутствовали 1._________(должность, фамилия, инициалы)

Фамилии членов комиссии и присутствующих располагаются по алфавиту. В название должности входит и название учреждения.

Констатирующая часть начинается с абзаца. В ней излагаются цели, задачи и существо работы, проделанной составителями акта, ее результаты. Результаты могут быть представлены в виде таблицы.

В заключительной части делаются выводы или даются рекомендации. Эта часть текста не обязательна, акт может заканчиваться и констатацией фактов.

После текста перед подписями при необходимости указывают кол-во составленных экземпляров акта и их местонахождение (эта часть также не обязательна). Например:

Составлен в 3-х экземплярах:

Завершают текст акта подписи. Акт подписывают председатель комиссии и все составители. При подписании должности перед фамилиями не указываются. Например:

Председатель комиссии Подпись К.Я.Клюкин

Члены комиссии Подпись В.Н.Кириллов

Подпись В.В.Иванов

Подпись Н.Р.Зуева

Как и во всяком документе, в акте перед текстом имеется заголовок, начинающий с предлога «о» («об») и формулируемый с помощью отглагольного существительного «О проверке», «О приеме – передаче» и т.п.

Телеграмма – документ, передаваемый по каналам телеграфной связи. Перед адресатом может указываться тип телеграммы. Текст телеграммы печатается на чистом листе бумаги на одной стороне через два интервала прописными буквами. Между словами делается пропуск в два удара. Начало текста печатается с абзаца, далее абзацы не допускаются. Адрес и текст печатаются без переноса слов. Словами пишутся всегда такие знаки, как №, минус, плюс, восклицательный знак, вопросительный знак, %, деление (:). Даты обозначаются арабскими цифрами: число, месяц, год. Между цифрами разделитедьные знаки не ставятся.

ОСОБЕННОСТИ ОФИЦИАЛЬНО - ДЕЛОВОГО СТИЛЯ

Как целостная структура любой документ должен отвечать определенным требованиям. Это

- краткость и компактность изложения официального материала;

- точность и определенность формулировок, однозначность и единообразие терминов;

- последовательность использования технических приемов правотворчества.

Официально – деловому стилю присуще использование слов только в тех значениях, которые признаются нормой общелитературного словоупотребления, а также в значениях, традиционных именно для деловых документов. Не допускается использование неологизмов, даже образованных по традиционным моделям, например «переорганизация», «конструкторат», а также слов, относящихся к разговорной лексике, например «секретарша», «лаборантка».

УПОТРЕБЛЕНИЕ ПРОПИСНЫХ И СТРОЧНЫХ БУКВ

В названиях органов при Президенте Российской Федерации с прописной буквы пишутся первое слово и имена собственные. Например: Федеральное агентство правительственной связи и информации при Президенте РФ.

Все слова с прописной буквы пишутся в следующих названиях: Правительство РФ, Коллегия Правительства РФ, Совет Министров Республики Название республики и т.п.

В названиях министерств, государственных комитетов и других центральных органов государственного управления РФ и республик в ее составе с прописной буквы пишется первое слово. Если в словосочетание входят имена собственные и названия других учреждений, эти слова пишутся так же, как при самостоятельном употреблении. Во множественном числе или не в качестве имени собственного названия указанного типа пишутся со строчной буквы: «правительство», «министерство», «республиканские министерства», «государственный комитет», «государственные комитеты».

Со строчной буквы пишутся названия должностей руководителей общественных организаций, например: председатель Федерации независимых профсоюзов, президент союза арендаторов и предпринимателей России. С прописной буквы пишутся такие звания как, «Герой РФ». Почетные звания РФ пишутся в кавычках и с прописной буквы, в других случаях почетные звания пишутся без кавычек и со строчной буквы. Например: «установить почетное звание «Народный артист РФ», «присвоить почетное звание «Народный художник РФ» (но «наградить народного артиста РФ»).

Судебные органы.

Со строчной буквы первое слово пишется в следующих словосочетаниях:

государственная граница РФ;

государственная награда РФ;

Слово «Государственный» пишется с прописной буквы в следующих словосочетаниях:

Государственный герб РФ;

Государственный гимн РФ;

Государственный флаг РФ;

Государственная программа.

НАИБОЛЕЕ УПОТРЕБЛЯЕМЫЕ СОКРАЩЕНИЯ

Все сокращения слов должны быть общепринятыми (тонна – т, килограмм – кг, город – г.). Буквенные аббревиатуры, читаемые по слогам, склоняются как обычные слова. Исключения составляют слово ГЭС и подобные, которые не склоняются. Сокращенные слова должны быть понятны читающему (бук. – буксир, бух. – бухта понятны специалистам, но документ может быть предназначен для широкого круга читателей). В одном тексте нельзя использовать разные способы сокращения («район» – «р.» и «р-он»). Нельзя сокращать обозначения единиц физических величин, если они употребляются без цифр. Исключение составляют единицы физических величин в таблицах и в расшифровках буквенных обозначений, входящих в формулы. Фамилии с инициалами пишутся везде одним способом.

ОФОРМЛЕНИЕ ДАТ И ЧИСЕЛ В ДОКУМЕНТАХ

Даты и календарные сроки в тексте проектов решений рекомендуется писать в одной строке таким образом: 15 мая 2011 г., в мае 2011 г., но за 8 месяцев 2011 года, в 2011 году, план на 2011 год, с 2008 по 2011 год, в 1992 – 1993 годах; в первом полугодии 1991 г., но в I квартале 1993 г.

В названиях праздников и знаменательных дат с прописной буквы пишутся первое число и имена собственные: Восьмое марта, Новый год, День металлурга, День российской печати, Рождество Христово, День Победы. Если начальное порядковое числительное в таком названии написано цифрой, с прописной буквы пишется следующее за ним слово. Порядковое числительное при этом не имеет наращения: 1 Мая, 8 Марта.

Порядковое числительное пишется словами и со строчной буквы в словосочетаниях типа: «представители РФ на семьдесят первом заседании Генеральной Ассамблеи ООН».

Порядковые числительные, обозначаемые арабскими цифрами, пишутся с наращением: 8–й ряд, 80-е годы. Порядковые числительные, обозначаемые римскими цифрами, пишутся без наращения: рабочие III разряда.

Денежные выражения, обозначающие суммы более одной тысячи, в проекте решения рекомендуется писать цифрами и словами: 5 тыс. рублей, 1 млн. рублей. Денежные выражения в рублях следует писать так: 108 руб.

Названия единиц измерения в текстах указов, постановлений и распоряжений рекомендуется писать следующим образом: 5 тыс. метров, 16 тонн, 120 кв. метров, 7 куб. метров, 20 млн. тонн: в приложениях – сокращенно: 5 тыс. м., 120 кв. м, 60 куб. м.

Существительные после дробного числа согласуются с дробной его частью и ставятся в родительном падеже единственного числа: 26,5 метра, 28,5 кв. метра, но 28,5 тыс. метров.

При обозначении кол-ва предметов, людей не употребляются слова «штук», «человек»: 10 автомобилей, 50 рабочих. Но 100 голов скота (птицы). Сложные существительные и прилагательные, имеющие в своем составе числительные, пишутся так: 150–летние, 3-месячный, 25-процентный, 3-дневный, 1-, 2-, 3-секционный.

Округления в числах должны быть одинаковы.

Недопустимо использовать в тексте математический знак минус перед отрицательными значениями величин. Знак следует заменять словом «минус». Нельзя употреблять знаки номера и процента без цифр.