Информационное обеспечение информационных технологий

Основные требования к оформлению документов
Реквизиты документов
Служебные документы оформляются на бумаге стандартных форматов (см. табл. 1.2).

Чаще всего используются форматы А4 и А5. Документы, содержащие большие таблицы и схемы, могут оформляться на бумаге формата A3. Каждый документ, оформленный как на бланке, так и без него, должен иметь поля. Согласно ГОСТу верхнее и нижнее поля составляют 20 мм, левое 20 мм и правое 10 мм. На практике левое поле иногда устанавливают размером 35 мм для удобства переплета.
Большая часть документов оформляется на бланках организации. Бланк - это стандартный лист бумаги с воспроизведенной на нем постоянной информацией документа и местом, отведенным для переменной информации.
Информацию в документе несут не только текстовые фрагменты, но и все элементы оформления текста, так называемые реквизиты. Для каждого вида документов существует свой набор реквизитов, предусмотренный ГОСТом. Реквизит (от лат. Requisitum - необходимое) - это обязательный информационный элемент документа, строго закрепленный за определенным местом на бланке, листе.
Схема расположения реквизитов на документе представлена на рис. 3.16., а пример бланка с реквизитами - на рис. 3.17. Отметим, что дата документа, равно как и регистрационный номер (реквизиты 11 и 12), обычно проставляется при регистрации документа, на бумажном носителе. А в электронном документе под них оставляется место.
Описание реквизитов, показанных на рис. 3.16, дано в табл. 3.3.

Каждый документ имеет заголовочную часть (содержит реквизиты, расположенные до текста), основную (текст по сути документа) и оформляющую (реквизиты, расположенные после текста) (см. рис. 3.16).
В зависимости от типа и назначения, документ может содержать разный набор реквизитов. Однако есть группа обязательных реквизитов, необходимых для обеспечения юридической силы документа. Стандартная форма документов, как армейская форма, упрощает организацию учета и контроля (рис. 3.18).
Обязательные реквизиты
Наименование организации - составителя документа (реквизит 08) должно соответствовать полному официальному названию, зарегистрированному в учредительных документах.
Помимо непосредственно наименования организации, довольно часто на бланках документов указываются эмблема, наименование вышестоящей организации, адрес и банковские реквизиты (для внешних документов).
Наименование вида документа (реквизит 10) должно соответствовать его содержанию (акт, приказ, протокол, справка и т. п.). Название записывается прописными буквами и выделяется полужирным начертанием шрифта. Для писем вид документа не указывается.
Дата документа (реквизит 11) обеспечивает его юридическую силу. Датой документа является:

• дата подписания (для приказов, писем, факсов, справок);
• дата утверждения (для планов, отчетов, правил, инструкций);
• дата события, которое зафиксировано в документе.

Дат на документе может быть несколько. Основной считается дата подписания документа.
Регистрационный номер документа (реквизит 12) - это условное буквенно-цифровое обозначение, которое присваивается документу при регистрации. Для внутренних документов это обычно порядковый номер, считая от начала года.
При оформлении письма, которое является ответом, указывается также ссылка на дату и номер входящего документа (реквизит 13), располагающиеся строкой ниже.
Заголовок к тексту (реквизит 18) отражает основное содержание документа, например "о совместной деятельности" (см. рис. 3.17).
Короткие документы, выполненные на бумаге формата А5 (извещения, телеграммы, справки и т. п.), создаются без заголовка.
Текст документа (реквизит 20) - основная часть документа, несущая информацию. Текст печатается с полуторным межстрочным интервалом (для документов формата А5 допускается одинарный межстрочный интервал).
Подпись (реквизит 22) - обязательный реквизит, который включает:

• наименование должности официального лица, имеющего право подписи и подписавшего документ;
• личную подпись;
• расшифровку - инициалы и фамилию подписавшего документ должностного лица.

Визы согласования документа (реквизит 24) - подписи специалистов, которые проверяли достоверность изложенной в нем информации и подтверждают ответственность за последствия, которые может повлечь документ. Визы размещаются после подписи руководителя, с левой стороны с указанием должности, подписи, расшифровки и даты. Если у специалиста имеются замечания, то перед визой он делает запись "Замечания прилагаются". Замечания записываются на отдельном листе и заверяются подписью составителя. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело (реквизит 28) содержит фактическую дату исполнения документа и номер дела, в которое подшивается документ для хранения.
Практически каждая организация имеет свой бланк. Максимальный набор реквизитов общего бланка включает герб (только для госучреждений), эмблему, наименование вышестоящей организации, наименование организации, наименование структурного подразделения, место для вида документа, дату, место составления.
Более подробно об оформлении бланков конвертов и ряда других документов как элементов фирменного стиля предприятия мы поговорим более подробно в главе "Маркетинг".
Классификаторы
При составлении коммерческих документов предприятие обычно указывает свои реквизиты: полное наименование, юридический адрес, вид деятельности, номера контактных телефонов, факсов, финансовые реквизиты и др. Информация с реквизитами нескольких сотен предприятий будет уже представлять немалую базу данных. Как в этой базе быстро отыскать нужное предприятие? Если расположить все предприятия по алфавиту, используя полные наименования, то наименование одного и того же предприятия, например ООО "НПО Витязь", может быть занесено в картотеку разными способами:

• ООО "НПО витязь"
• НПО "Витязь"
• "Витязь"
• Витязь

С точки зрения компьютера это совершенно разные слова. Поэтому для обозначения лучше использовать цифровой код. Такой, например, как номер телефона. В качестве универсального номера для обозначения предприятия в Советском Союзе каждому предприятию присваивался уникальный цифровой код Общесоюзного классификатора предприятий и организаций - ОКПО (8 цифр).
Однако код ОКПО не был единственным кодом, принятым всеми российскими ведомствами. Например, почта России традиционно использовала внутреннюю систему кодирования предприятий связи (6 цифр) - известный всем индекс на почтовом конверте. Свой код предприятия введен Министерством по налогам и сборам. Все налогоплательщики пронумерованы в компьютерах МНС РФ специальным кодом - так называемым идентификационным номером налогоплательщика, ИНН.
Сейчас в России принята система ЕСКК (Единой системы классификации и кодирования технико-экономической и социальной информации), частью которой является ОКВЭД (общероссийский классификатор видов экономической деятельности). ОКВЭД построен на основе Статистической классификации видов экономической деятельности в Европейском экономическом сообществе (Statistical classification of economic activities in the European Community).
Существуют международные системы кодирования банков. Например, международный банковский идентификационный код BIC (Bank Identification Code) длиной 8-11 знаков, который присваивается всем банкам - участникам международной системы межбанковских переводов S.W.I.F.T.
Таким образом, существует множество банковских, налоговых и других кодов предприятия, которые частично дублируют друг друга.
Очевидно, что в перспективе с учетом роста международного сотрудничества и развития электронной коммерции, которая представляет собой планетарную систему, должен быть введен единый международный код предприятий.
К сожалению, до сих пор в каждой стране приняты свои системы кодирования. Поэтому при подготовке международных коммерческих документов необходимо учитывать реквизиты, принятые в той или иной стране.
Единая система кодирования предприятий должна отвечать следующим требованиям.
Система должна быть международной.
Система должна быть универсальной (т.е. осуществлять возможность кодирования юридических и физических лиц вне зависимости от принадлежности к каким-либо отраслям или сферам деятельности.
Главное требование к коду - его уникальность. Код, присвоенный какому-либо предприятию, не должен повториться нигде.
Примером подобной системы на сегодня является глобальный идентификационный номер GLN EAN/UCC
Стандартом ассоциации EAN International (General EAN/UCC Specifications) введен в действие единый международный Глобальный идентификационный номер EAN/UCC Global Location Number (GLN).
GLN представляет собой 13-разрядный цифровой код (номер), предназначенный для точного и краткого обозначения:

1. юридических лиц, т.е. зарегистрированных предприятий и организаций;

2. функциональных подразделений, т.е. департаментов, управлений, отделов и т.п. внутри организации;

3. физических объектов, т.е. номеров помещений, складских ворот и т.д.

Юридическая сила электронного документа
Юридическая сила электронного документа обеспечивается на базе использования электронно-цифровой подписи ЭЦП- механизма, который позволяет доказать, что автор присланного электронного документа на самом деле является именно тем, за кого себя выдает, и что документ не был изменен в процессе доставки. ЭЦП используется в качестве аналога собственноручной подписи или обычной печати в случае юридического лица. ЭЦП добавляется к блоку данных и позволяет получателю блока проверить источник и целостность данных и защититься таким образом от подделки.
Большинство предприятий признают достоинства электронного (безбумажного) документооборота, который имеет следующие преимущества:

• простота внесения изменений в документ;
• возможность помещать в документ не только текст, но и мультимедийные данные;
• возможность использовать заранее заготовленные формы;
• более высокая скорость передачи информации по большому количеству адресов;
• экономия бумаги;
• более высокая компактность архивов;
• более простой контроль информационных потоков;
• большая скорость поиска и извлечения информации;
• возможность защиты документов от несанкционированного доступа и разграничение прав доступа сотрудников к информации.

Введение электронного документооборота позволяет снизить количество служб, занятых работой с документами (курьеров, канцелярских работников и т.п.).
Показано, насколько сокращается время отдельных этапов работы с документами при замене бумажного процесса на цифровой.
В условиях электронного документооборота требуется гораздо меньше затрат на перестройку документооборота при изменении внешних условий, например требований по изменению формы отчетности.
Несмотря на то что эффективность электронного документооборота повсеместно признана, полный переход на безбумажные технологии требует решения ряда юридических вопросов, а также вложения средств. Так что на сегодня в России можно встретить все виды документооборота, перечисленные на рис. 3.20.
Еще остались предприятия и учреждения, которые по-прежнему работают в условиях бумажного делопроизводства, большинство используют в организации документооборота компьютеры и локальные сети и лишь незначительный процент использует полностью автоматизированные системы управления электронными документами. В чем причина сложившейся ситуации?
В идеале следствием развития электронного документооборота должны стать полностью безбумажные технологии. Однако сегодня бумажные документы все еще необходимы для соблюдения требований многих норм - налогового законодательства, законодательства о бухгалтерском учете и т.п. Одно из основных назначений документа - это способность удостоверять определенные факты. До последнего времени бумажный документ с необходимыми реквизитами и степенями защиты являлся основным способом доказательства того или иного факта, т.е. представлял юридическую силу. Бумага как материальный носитель обладает недостатком в том смысле, что не позволяет бесследно стирать и записывать новую информацию, однако этот ее недостаток оборачивается достоинством с точки зрения исключения подделки документа. Недаром русская поговорка гласит: что написано пером, того не вырубишь топором.
Иными словами, когда мы получаем документ, на котором стоит подпись на каждой странице и нет следов нарушения поверхности бумаги (т.е. видно, что текст не стирался и не записывался заново), мы можем быть уверены, что этот документ отправлен от лица поставившего подпись и что он не изменялся в процессе доставки.
В принципе современные средства шифрования позволяют обеспечить те же средства удостоверения подлинности документа, что и подпись на бумаге.
Принятый в январе 2002 года Федеральный закон "Об электронной цифровой подписи" дает организациям возможность создавать системы обмена исключительно электронными документами, при котором электронный документ может выступать в качестве оригинала, не нуждающегося в дублировании твердой копией. Однако на сегодня законность ЭЦП абсолютна только для внутреннего документооборота, где она активно используется, поскольку внутренний документооборот регламентируется генеральным директором.
Таким образом, основной причиной наличия смешанного документооборота является то обстоятельство, что вопрос применения ЭЦП до сих пор не решен на государственном уровне.
Однако обмен документами в электронном виде может использоваться не во всех, а только в некоторых направлениях деятельности организации.
Электронный обмен неюридическими документами
В тех случаях когда не требуется подпись, документооборот может быть полностью безбумажным. Типичный пример - газетно-журнальные издательства, многие из которых на всех этапах готовят статьи в электронном виде и отправляют материал в типографию также полностью в электронном виде
Все начинается с написания автором статьи (пункт 1). Часто автор является внештатным сотрудником и связывается с сотрудниками издательства по электронной почте. Автор готовит статью (в подавляющем большинстве случаев в программе Word) и отсылает ее редактору, который часто тоже работает в своем домашнем офисе, хотя и является штатным сотрудником издательства.
Редактор (пункт 2), используя возможности Word по внесению правок (Track Changes), делает пометки в статье, вставляет в текст комментарии и отсылает на доработку автору. На этапе 1-2 редактор и автор согласовывают текст статьи, обмениваясь электронной почтой. После того как текст готов, редактор помещает в заголовке статьи необходимые данные, позволяющие идентифицировать эту статью.

• название журнала
• номер журнала
• название рубрики публикации
• название статьи
• автор
• редактор
• аннотация
• ключевые слова

Далее редактор отсылает выправленный текст и иллюстрации по электронной почте ответственному секретарю (пункт 3). Ответственный секретарь размещает файл с текстом статьи на файловом сервере в локальной сети, так чтобы к нему могли иметь доступ различные сотрудники, которые будут обрабатывать далее документ, и готовит новый документ - таблицу в Excel, в которую заносит все реквизиты по данной статье и сведения об авторах.
Главный редактор (пункт 4) просматривает статью и в случае утверждения передает ее в дальнейшую работу на этап литредактирования (пункт 5).
После литредактирования статья поступает на верстку (пункт 6).
Художники и верстальщики переводят текст и картинки в программу верстки. В качестве программы верстки может использоваться QuarkXPress, MS Publisher или PageMaker. Затем макет отправляется на сервер типографии (пункт 7). Типография может находиться за рубежом, например, многие московские издательства печатают свои материалы в Финляндии.
Одновременно статья отправляется редактору Web-сайта (пункт 8), который готовит версию для представления в Интернет. Здесь может использоваться программа MS FrontPage или Macromedia Dreamweaver. Следует отметить, что Web-сервер, на который отсылаются статьи, часто находится вне издательства, у некоторого провайдера хостинга(пункт 9).
В том случае если на этапе верстки автору не высылался окончательный вариант статьи, он может зайти на сайт и получить оттуда финальную версию. Некоторые издательства, правда, публикуют статьи свежего номера в Web только после того, как будет распродан тираж.
Дублирующий обмен юридическими документами
В силу ограниченного внедрения механизма ЭЦП электронные документы преимущественно являются двойниками бумажных оригиналов. Чаще всего они применяются лишь для ускорения отдельных этапов традиционного делопроизводства: создания, размножения и перемещения документов.
При обмене юридическими документами достаточно распространена практика дублирующего обмена документами, когда вслед за пересылкой электронных копий курьеры передают бумажные документы (рис. 3.24).
Типична ситуация, когда две организации (часто расположенные в разных городах) обмениваются электронными письмами в процессе подготовки и согласования договора. В ряде случаев, после того как договор согласован на уровне электронной почты, стороны начинают работать над реализацией совместного проекта, а параллельно подписанный одной из сторон договор отправляется почтой или с курьером.
Внедрение безбумажного документооборота позволяет оперативно обмениваться информацией с партнерами и клиентами, однако возросшая оперативность передачи информации требует внедрения специальных служб электронной безопасности, контролирующих утечку информации.
В передаче электронных документов могут участвовать посредники (информационные провайдеры - провайдеры услуг по передаче данных в Интернет).
Участие провайдера в системе электронного документооборота требует решения вопроса о его правах и обязанностях, ответственности за их невыполнение и т.п. Важно правильно определить необходимый уровень надежности системы электронного документооборота. Использование определенных средств криптографии требует в настоящее время получения специальных разрешений. Таким образом, полное вытеснение бумажных документов из делопроизводства произойдет, скорее всего, не скоро. Для этого надо решить ряд вопросов, связанных с признанием юридической силы электронного документа, а также обеспечить безопасность электронных коммуникаций.
Документооборот на предприятиях разного масштаба
Документооборот на базе электронной почты
На предприятиях с небольшим штатом сотрудников нет необходимости внедрять сложную автоматизированную систему управления электронными документами.
В качестве среды распространения документов в этом случае, как правило, используется программа Microsoft Outlook, с помощью которой пересылаются файлы с документами, и эта же программа применяется для пересылки образов документов, получаемых путем сканирования первичных бумажных оригиналов.
Как, электронная почта обеспечивает контакт каждого с каждым.
Обычно при таком подходе единые автоматизированные справочники для всего предприятия отсутствуют и каждое подразделение формирует собственные системы классификаторов и нормативов. При этом обычно используются одинаковые адресные книги, содержащие адреса электронной почты сотрудников.
Регистрация документов при такой схеме производится вручную, сведения о документах заносятся в таблицы, не обрабатываемые автоматизированными системами. Каждый документ направляется по маршруту, выбираемому очередным исполнителем. Когда предприятие растет, подобная организация документооборота оказывается неэффективной. Становится трудно отследить маршрут конкретного документа и проконтролировать исполнение того или иного приказа. Осложняется контроль версий документа, процесса согласования и поиска документов. В этом случае требуется переход на специализированные автоматизированные системы документооборота.
Системы автоматизированного документооборота
В небольшой фирме возможна организация работы на базе обмена электронной почтой и хранения документов на файловом сервере, где каждый имеет свою ячейку. В небольших фирмах обычно реализована схема управления, при которой файловая система достаточно удобна для хранения документов. Например, в папке "Бухгалтерия" есть папка "финансовый отдел", в ней папка "финансовое планирование", еще глубже - "минимизация налогообложения". Подобная иерархия интуитивно понятна для пользователей - каждый знает свою ячейку, знает, куда класть те или иные документы. Однако все это перестает работать, когда масштаб предприятия растет. В крупном предприятии появляется множество рабочих групп. При этом отдельные сотрудники могут работать в нескольких проектах. Представьте, что один проект - это автоматизация ФСБ, а другой - автоматизация торгового центра. Понятно, что требования к контролю доступа к информации должны быть разные. Здесь уже требуется специальное ПО, обеспечивающее хранилище электронных документов, которое позволяет классифицировать весь набор документов по нескольким параметрам: по иерархии, по степени секретности и т.д. Это позволяет более грамотно санкционировать доступи быстрее находить необходимые документы.
Второй аспект - это маршрутизация документов на предприятии. Внедрение системы автоматизации делопроизводства и электронного документооборота (далее - САДД) позволяет оптимизировать весь процесс управления, который становится более простым и логичным, улучшается качество принимаемых решений, эффективнее ведется контроль исполнения управленческих решений, снижаются издержки, связанные с содержанием аппарата управления.
Документы пересылаются с помощью автоматизированной системы документооборота, которая содержит единые для всей организации базы классификаторов и нормативов. Маршрутизация документов определяется в зависимости от вида документа, т.е. имеются стандартные пути движения для отдельных категорий документов. Это позволяет непосредственно после регистрации направлять документы должностным лицам организации в соответствии с их должностными обязанностями и с технологическими процедурами обработки документов разного вида.
Классификаторы и нормативы являются едиными для всех служб. Обмен документами с внешними организациями обеспечивается с помощью корпоративного информационного портала.
Большинство разработчиков САДД не занимаются созданием собственных текстовых редакторов, а используют редактор из Microsoft Office. На рабочем месте разработчика документа в интерфейс Word добавляется функциональная кнопка, которая позволяет передать созданный документ в систему делопроизводства, обеспечивающую его прохождение в системе документооборота. При необходимости просмотреть документ на машине пользователя запускается Word.
Можно сказать, что автоматизированная система делопроизводства и является конвейером, обеспечивающим оптимальное продвижение элементов в системе, а программы Microsoft Office являются станками вокруг этого конвейера, с помощью которых можно подготовить документ (деталь) и поместить ее на конвейер. Система делопроизводства осуществляет гарантированную доставку от одного станка к другому, контролирует, что обработано на этом станке, и отправляет далее по назначению.
Многие из существующих САДД позволяют перейти внедрившим их организациям на безбумажный документооборот. Однако даже при наличии САДД лишь некоторые организации используют на практике электронную форму внутреннего согласования организационно-распорядительных документов с помощью электронной цифровой подписи (ЭЦП).
Примеры систем автоматизации делопроизводства и документооборота
На рынке представлен достаточно широкий спектр систем автоматизации, разработанных как российскими, так и западными компаниями. В соответствии со своей спецификой организации могут выбрать подходящий вариант: только для автоматизации функций делопроизводства или же для организации смешанного или полностью электронного документооборота.
В зависимости от степени настройки САДД условно разделяют на две группы: "конструкторы" и "коробки". Коробочное решение - это типовой вариант, подходящий для большинства организаций, который в уже определенных рамках можно настроить под требования заказчика. Конструктор состоит из различных модулей и в значительно большей степени настраивается под нужды организации, что позволяет более полно учесть специфические требования заказчика.
При кажущемся преимуществе "конструктора" стоит отметить несколько его особенностей. Установка и настройка такой системы почти всегда требует привлечения специалистов компании-разработчика. Проект по внедрению и сопровождению подобной системы является более дорогостоящим по сравнению с типовым решением.
Компаниям с традиционным делопроизводством и документооборотом скорее подойдет коробочное решение. Его плюсы: продукт опробован многими заказчиками, учитывает пожелания и замечания клиентов, всегда имеется подробная документация, список типовых ошибок, т.е. все прелести типового решения, в том числе и умеренная цена.
Из коробочных решений можно назвать такие, как "Гран-Док", "ДЕЛО", "Евфрат-документооборот", из конструкторов - почти все западные разработки, а также Landocs, "БОСС-Референт", "Золушка".
Для заказчика важно, чтобы система учитывала особенности отрасли, в которой он работает. Многие разработчики не уточняют специализацию своей системы, однако система не может одновременно учитывать всю полноту потребностей различных организаций.
Перечислим несколько наиболее распространенных систем.
"БОСС-Референт", "АйТи" (www.it.ru)
Система относится к категории конструкторов. Она ориентирована на совместную работу многих пользователей и создает внутри организации единое информационное пространство. Особенностью системы "БОСС-Референт" является то, что, помимо автоматизации основных процессов документационного обеспечения организации, она включает такие специальные виды документооборота, как управление выполнением договоров, инвентаризация и обслуживание внутренних и внешних материальных объектов, ведение взаимоотношений с потенциальными клиентами, партнерами, поставщиками.
"ДЕЛО", "Электронные Офисные Системы" (www.eos.ru)
"ДЕЛО" - это коробочный продукт, который в полной мере учитывает российские традиции делопроизводства, поддерживает современные информационные технологии и полный жизненный цикл документа в организации.
Часть функций вынесена за рамки базовой поставки в качестве дополнительных компонентов, это подсистема "Архивное дело", которая может использоваться и как отдельный продукт, опции "ЭЦП и шифрование", "Мастер паролей", "Дело-Web", "Поточное сканирование", что позволяет заказчику выбрать необходимый именно ему набор функций.
Система может использоваться и небольшими организациями - для автоматизации бумажного делопроизводства, и крупными предприятиями - для автоматизации смешанного или организации электронного документооборота.
"Золушка", НТЦ ИРМ (www.mdi.ru)
Программный продукт компании "НТЦ ИРМ" состоит из нескольких модулей: "Служебная корреспонденция", "Решения и распоряжения", "Письма граждан", которые в нужном соотношении и количестве можно установить на рабочие места. Система не только решает основные задачи классического российского делопроизводства, но и обладает типичными возможностями современных САДД, такими как пересылка документов, потоковое сканирование, разделение прав доступа и т.п.
Продукт хорошо подходит для автоматизации работы канцелярии муниципалитетов и аналогичных организаций.
"Евфрат-документооборот", Cognitive Technologies (www.evfrat.ru)
Коробочное решение, разработанное на собственной базе данных и предназначенное для автоматизации документооборота и архивного хранения.
Система состоит из нескольких модулей: "АРМ Пользователя", "АРМ Администратора", "Дизайнер форм", "Менеджер журналов и отчетов", "Средства настройки ЭЦП и протоколов действий пользователей", "Архивариус" и рассчитана на использование в рамках как отдельного подразделении, так и организации в целом.
Данное решение находится в средней ценовой категории и по своим функциональным возможностям может быть рекомендовано широкому кругу организаций. На сайте компании подчеркивается, что "Евфрат-документооборот" подходит для малого и среднего бизнеса.