Знакомство с СУБД Access

Терминология и структура данных

Все данные и другая информация СУБД хранятся на магнитных дисках в дисковых файлах.

Последовательность данных, записываемых на магнитный диск компьютера, называют файлом базы данных.

Файл базы данных представляет собой таблицу, каждая строка которой (запись) содержит некоторые сведения об описываемом объекте. Каждая клетка записи называется полем записи. Все записи базы данных имеют идентичную (одинаковую), заданную пользователем структуру и размеры.

Так, например, записи базы данных “Кадры” могут содержать поля: “Фамилия”, “Год рождения”, “Семейное положение”, “Адрес” и др.

Единицей длины данных является байт – 8 двоичных разрядов. Обычно один символ занимает один байт.

Поля записи содержат данные, которые могут быть отнесены к одному из нескольких возможных типов. Например, поля, хранящие фамилию, имя, отчество, букву – относятся к типу символьные. Поля, содержащие сведения о зарплате работника, определяются как числовые. Данные о дате рождения определены как специальный тип – дата.

Запустить Access командой [Пуск-Программы-Microsoft Access].

1. С помощью команды [Файл-Открыть базу данных...] от­крыть существующую базу данных, например, базу данных «Борей» Изучите эту базу данных Борей.

Окно базы данных — один из главных элементов интерфейса Access. Здесь систематизированы все объекты БД:

· таблицы,

· запросы,

· формы,

· отчеты,

· макросы и

· модули.

Таблица. В базах данных вся информация хранится в двумерных таблицах. Это базовый объект БД. все остальные объекты создаются на основе существующих таблиц. Каждая строка в таблице — запись БД, астолбец — поле.

Запись содержит набор данных об одном объекте, а поле — однородные данные обо всех объектах.

Запросы. В СУБД запросы являются важнейшим инстру­ментом. Главное предназначение запросов — отбор данных на основании заданных условий. С помощью запроса из базы данных можно выбрать информацию, удовлетворяющую определенным условиям.

Формы. Формы позволяют отображать данные, содержа­щиеся в таблицах или запросах, в более удобном для вос­приятия виде. При помощи форм можно добавлять в табли­цы новые данные, а также редактировать или удалять существующие. Форма может содержать рисунки, графики и другие внедренные объекты.

Отчеты. Отчеты предназначены для печати данных, со­держащихся в таблицах и запросах, в красиво оформленном виде.

Макросы. Макросы служат для автоматизации повторяющихся операций. Запись макроса производится так же, как в других приложениях, например как в приложении Word.

Модули. Модули также служат для автоматизации рабо­ты с БД. Модули еще называют процедурами обработки со­бытий и пишутся на языке VBA.

Создать базу данных можно двумя способами.