Что такое делопроизводство?

Делопроизводство - это отражение в документах деятельности организации за весь период существования.

Для ведения делопроизводства в объединении составляется своя номенклатура дел, которая представляет собой список документов объединения. Каждому из документов присваивается определенный номер, который фиксируется на обложке (папке). Внутренняя документация каждого документа ведется, как правило, с начала календарного года.

В документации детской организации должна быть представлена следующая информация:

1. Основные документы организации:

- устав;

- положения;

- программы, в т.ч. программа деятельности детской организации;

- решения выборных органов;

- перспективные и календарные планы работы детской организации, объединения;

- договоры, в т.ч. договор между детской организацией и образовательным или другим учреждением;

- отчёты о проведённых мероприятиях;

- отчёт о работе за год;

- план работы детской организации, объединения на год.

2. Списки членов организации или их учётные карточки.

3. Списки членов Совета или другого выборного органа с указанием обязанностей каждого.

4. Протоколы заседаний и собраний (необходимо вести отдельно).

5. Планы учёбы детского актива, штаба.

6. Дневник (летопись) детской организации, объединения. Видео-, фото-, печатные материалы о деятельности организации.

7. Письма организации.

8. Награды (грамоты, благодарности).

Организатор детского общественного объединения должен уметь четко формулировать задачи, предложения в различные документы, уметь составлять программы на гранты, отстаивать своё мнение с использованием документов. При этом главное понимать, что документы организации - одно из средств обеспечения организационной работы.

Важнейшим из организационных документов является Устав организации. Устав является учредительным документом, разрабатывается и утверждается учредителями (участниками) организации.

Текущая деятельность организации подтверждается протоколами.

Протокол - документ, в котором фиксируется последовательность и содержание обсуждения коллегиальным органом (совещанием, конференцией, советом и т. п.) поставленных вопросов и принятых решений.

Важность протокола как документа определяется тем, что совещательный характер подготовки решений является основным способом выработки решений в условиях коллегиального управления.

Протоколы бывают развернутыми (полными) и краткими. Развернутые протоколы, содержащие не только суть, но и характер обсуждения, предпочтительнее. Первая страница протокола оформляется на общем бланке организационно-распорядительной документации формата А4. Последующие страницы печатаются на обычной бумаге.

Макет протокола:

НАИМЕНОВАНИЕ ОРГАНИЗАЦИИ

Справочные данные об организации

ПРОТОКОЛ

00.00.0000 № 00

Место составления

Форма заседания (сбор, слёт, пленум и т.п.)

Председатель И.О. Фамилия

Секретарь И.О. Фамилия

Присутствовали 00 чел. (указываются инициалы, фамилии или прилагается список присутствующих в алфавитном порядке, пронумерованным столбцом).

Повестка дня:

Первый вопрос (формулировка). Докладчик (наименование должности, фамилия, имя, отчество в родительном падеже).

Второй вопрос (формулировка). Докладчик (оформление аналогичное). СЛУШАЛИ:

И. О. Фамилия (в именительном падеже) - краткое или развернутое изложение содержания выступления (от первого лица).

ВЫСТУПИЛИ:

И. О. Фамилия - излагается содержание выступления (после фамилии в скобках может быть приведена должность выступающего). ПОСТАНОВИЛИ:

1.1. Излагается формулировка постановления по первому вопросу - указывается действие в неопределенной форме (поручить, организовать и т. п.), исполнитель (должностное лицо, структурное подразделение), срок исполнения.

1.2. Аналогично оформляется пункт второй постановления по первому вопросу.

2. СЛУШАЛИ: (оформление второго вопроса повестки дня строится аналогично первому).

Председатель____________ И.О. Фамилия

Секретарь ____________ И.О. Фамилия

Решение - распорядительный документ коллегиального органа управления (совет, собрание, правление и т.п.).

Макет решения:

НАИМЕНОВАНИЕ ОРГАНИЗАЦИИ

Справочные данные об организации

Название вида документа (РЕШЕНИЕ)

Дата № 00

Место заседания (город)

Заголовок к тексту начинается с предлога «О...»

Текст констатирующей части документа (причины издания, цели, ссылка, если нужно, на распорядительный документ вышестоящего органа).

Распорядительная часть начинается словами Совет, Собрание, Правление и т.п. РЕШИЛ (РЕШИЛО):

Текст пунктов оформляется по схеме: исполнитель - действие

- срок.

Последний пункт: контроль исполнения возложить: на должность, инициалы, фамилия.

Председатель (подпись) Инициалы, фамилия

Секретарь (подпись) Инициалы, фамилия

Визы: должность визирующих (может не указываться);

личная подпись, ее расшифровка; дата

Зачастую ответственному исполнителю для работы не требуется полный текст решения. В этом случае делается выписка из него. По составу реквизитов и оформлению выписка практически не отличается от самого решения. В выписке лишь уточняется название документа: вместо слова РЕШЕНИЕ печатаются слова ВЫПИСКА ИЗ РЕШЕНИЯ. Вместо полного текста печатается та часть решения, которая касается непосредственно конкретного исполнителя.

Выписка оформляется на чистом листе бумаги с помощью персонального компьютера (ПК) в угловом варианте расположения постоянных реквизитов. Выписка заверяется секретарем.

На процесс планирования влияет позиция руководителя детского объединения и «возраст» детского объединения.