Разработка проектных документов

Для эффективной работы организации важно четко и ясно определить функциональные обязанности и полномочия ад­министрации и работников организации, а также их взаимоот­ношения.

Это достигается с помощью схемы организации, допол­ненной соответствующими справочниками (инструкциями), и распределения обязанностей.

Рекомендуется построить схему структуры ор­ганизации с системой внутренних взаимосвязей. При построе­нии таких схем необходимо учитывать следующее:

1) схема дает лишь общие контуры структуры организации;

2) она должна быть доступна для понимания, содержать ми­нимальное количество деталей;

3) не существует стандартных построений организационной структуры, каждая фирма имеет свои особенности. Схема должна отражать реальную структуру фирмы и не являться своего рода теоретическим стандартом. Если схему структуры трудно составить, то причина может заключаться в том, что сама организация дефектна, т.е. с течением времени ее структура стала неэффективной, громоздкой, а линии взаи­моотношений стали искаженными.

Как источник получения информации схема может быть использована в рамках ознакомления с деятельностью и структурой управления предприятием, а также в качестве до­полнительного наглядного материала при изучении должно­стных инструкций. Ею можно воспользоваться в качестве ос­новы для возможной реорганизации или модификации структуры организации.

Наконец, схема используется в качестве справочного ма­териала, позволяет служащим предприятия быстро ознако­миться с происшедшими в рамках организации изменениями.

Недостатки использования схематичных построений.

1. Статичность. Схема строения организации быстро ус­таревает. Она отражает организацию в определенный момент времени, в этом смысле она статична. Но т.к. бизнес динами­чен, то, несмотря на то что основная структура организации остается неизменной в течение длительного времени, в рамках этой структуры возникает много изменений, что требует вне­сения определенных замен и дополнений.

2. В схеме не отражаются неформальные отношения, что снижает ее практическую значимость.