2015-01-30
741
У режимі таблиці можна проводити різні операції з даними цієї таблиці: перегляд, сортування, фільтрація й ін. Однією з переваг запитів є те, що вони дозволяють досить швидко відібрати необхідні дані з декількох зв'язаних таблиць. При цьому всі прийоми, використовувані при роботі з одною таблицею, підходять і для складних багатотабличних запитів.
Після виконання запиту на вибірку Microsoft Access створює набір записів, що містить відібрані дані, з якими можна працювати так само, як і з таблицею.
Найпростіше створити запит на основі однієї таблиці так: відкрити вікно бази даних, вибрати у вікні бази даних вкладку Запросы, нажати кнопку Создать, у новому вікні вибрати режим Конструктор, вибрати таблицюй Ok. У наступному вікні Добавление таблицы вибратипотрібну таблицю, а потім нажати кнопки Добавить й Закрыть.
Вікно конструктора запитів (рис.8.1) розділено на дві частини. У верхній частині перебувають списки полів таблиць або запитів, на основі яких створюється новий запит. У нижній - розташовується бланк QBE (запит за зразком), у якому виконується робота зі створення запиту. Кожний стовпець бланка представляє одне поле, використовуване в запиті.
|
|
|
Перший рядок бланка запиту служить для вибору полів, яким можна присвоюється імена, використовувані при висновку записів запитів. У другомурядку бланка запиту виводиться ім'я таблиці, з якої обране поле. У третьому рядку бланка можна вказати, для яких стовпців потрібно проводити сортування. Прапорці в рядку бланка Вывод на экран відповідають за виведення полів у наборі записів. За замовчуванням виводяться всі поля, включені в бланк запиту. Для уведення умови відбору записів використовується рядок Условие отбора.
 |
Рис.8.1 - Вікно конструктора запитів
Включення полів у запит. Щоб включити поле в бланк запиту, потрібно його виділити в таблиці й мишею перетягнути у відповідне поле бланка запиту.
Установка властивостей полів. У загальному випадку поля в запиті мають ті ж властивості, що й у таблиці, з якої вони перенесені. Однак можна задати інші значення властивостей. Для цього потрібно клацнути по будь-якому осередку відповідного стовпця в бланку запиту й нажати кнопку Свойства на панелі інструментів. Після цього вводяться властивості полів.
Уведення умов відбору. Якщо потрібно відібрати запис з конкретним значенням поля, його потрібно ввести в комірку Условие отбора цього поля. Текстове значення, як умова, береться в лапки. При завданні умови відбору можна користуватися знаками відношень <, >, >=, <=, =, < > і логічними операціями or, and.
Крім цього, Access надають спеціальні оператори для відбору даних, виведених у запиті:
|
|
|
between - визначає діапазон значень. Between 10 and 20 означає те ж саме, що й вираз >=10 and <=20;
in - задає використовуваний для порівняння список значень. Вираз in(“wa”,”ca”,”id” ) означає те ж саме, що й вираження “wa” or “ca” or “id”;
like - цей оператор дозволяє при відборі текстових полів використовувати символи: ?, *,#. Символ # указує, що в даній позиції повинна стояти цифра, символи? і * мають те ж призначення, що й в іменах файлів OC MS DOS.
Наприклад, like “B*” - означає, що потрібно вибрати поля, що починаються з букви В.
Умови відбору для дат і часу Access обробляє в будь-якому форматі. При введенні дату або час необхідно містити в символи #. Наприклад, #15 Квітень 1998#, #15/04/98# визначають ту саму дату.
Access надає кілька функцій, які можна використовувати при завданні умов відбору для дат і часу:
day(дата) - повертає значення дня місяця в діапазоні від 1 до 31. Якщо потрібно відібрати записи з певними днями місяця - задається обчислюється поле, наприклад, day([Дата_замовлення]) і вводиться умова відбору, наприклад, >10. У цьому випадку вибираються всі записи поля після числа місяця >10;
month(дата) - повертає значення місяця року в діапазоні від 1 до 12;
year(дата) - повертає значення року в діапазоні від 100 до 9999;
weekday(дата) - повертає ціле число від 1(Неділя) до 7(Субота), що відповідає дню тижня;
date() - повертає поточну системну дату.
Поля, що обчислюються. Можна виконати обчислення з будь-якими полями таблиці. При цьому можна використовувати будь-які функції, убудовані в Access, і виконувати над полями таблиці арифметичні операції за допомогою операторів: +, -, *, /, \, ^, mod, &. Наприклад, нехай є ім'я поля з іменем“ Кількість ”, де записана кількість одиниць товару й поле “ Ціна”, де записана вартість одиниці товару. Тоді для підрахунку вартості товару в порожнє поле бланка запиту потрібно ввести вираження Кількість*Ціна й значення цих полів буде перемножено.
Завдання імен полів, що обчислюються. При створенні будь-якого виразу в бланку запиту Access поміщає стандартне ім'я поля “ Виражение1 :”. Можна змінити або призначити імена полів, що є важливим, якщо їх потрібно використовувати у звіті або інших запитах. Це робиться за допомогою вікна властивостей. Для цього потрібно клацнути по будь-якому осередку відповідного стовпця, нажати кнопку Свойства на панелі інструментів і вибрати Подпись.
Параметричні запити. Умови запиту можуть бути включені безпосередньо в бланк запиту, але для того, щоб зробити його більше універсальним, можна замість конкретного значення відбору включити в запит параметр, тобто створити параметричний запит.
Для цього в рядок " Условие отбора " вводиться фраза у квадратних дужках, що буде виводитися " підказк " у процесі діалогу, наприклад [Введіть прізвище]. Таких параметрів може бути декілька, кожний для свого поля, при цьому ім'я кожного параметра повинно бути унікальним.
Сортування даних. Звичайно Access виводить записи в тому порядку, у якому вони вибираються з бази даних. Можна змінити послідовність виведення даних, задавши порядок сортування По возрастанию або По убыванию.
Підсумкові запити. Іноді нас цікавлять не окремі записи таблиці, а підсумкові значення за групами даних. Наприклад, потрібно довідатися середній обсяг продажів по кожному місяцю окремо. Це можна зробити за допомогою підсумкового запиту. Для цього потрібно нажати на кнопку Групповые операции на панелі інструментів і в бланку з'явиться новий рядок із цим ім'ям. При цьому ведеться угруповання по всіх занесених у бланк полях, але підсумок не підводиться. Для одержання підсумків потрібно замінити Группировка в рядку Групповые операции на конкретні підсумкові функції.
Access надає кілька функцій для забезпечення групових операцій. Основні з них:
|
|
|
sum - обчислює суму всіх значень заданого поля в кожній групі. Використовується тільки для числових і грошових полів;
avg - Обчислює середнє арифметичне значення всіх значень даного поля в кожній групі;
min, max - обчислює найменше (найбільше) значення поля усередині групи;
count - обчислює число записів, у яких значення даного поля відмінні від Null.
Вибір записів, що формують групи. У групи підсумкового запиту можна не включати деякі записи. Для цього потрібно додати в бланк запиту одне або кілька полів для фільтра. Для створення фільтра в рядку Групповые операции вибирають установку Условие, знімають прапорець Вывод на экран для цього поля й уводять умову відбору.
