Распространение информации

Распространение информации включает своевременное доведение необходимой информации до участников проекта. Оно включает в себя как осуществление плана управления коммуникациями, так и реагирование на неожиданные информационные запросы.

Входные данные для распространения информации

· Результаты деятельности. Результаты деятельности описаны в процессе «Исполнение плана проекта».

· План управления коммуникациями. План управления коммуникациями описан в процессе «Планирование коммуникаций».

· План проекта. План проекта описан в процессе «Создание плана проекта».

Инструментарий и технологии распространения информации

· Коммуникационные навыки. Коммуникационные навыки используются для обмена информацией. Отправитель обязан предоставить информацию в четкой, ясной и полной форме, чтобы получатель мог получить эту информацию в верном виде и для подтверждения того, что эта информация правильно понята. Получатель несет ответственность за подтверждение того, что информация принята полностью и понята правильно. Общение имеет много форм:

• Письменное или устное, слушание или повествование.

• Внутреннее (внутри проекта) и внешнее (для заказчиков, средств массовой информации, общественности и т.д.)

• Формальное (отчеты, брифинги) и неформальное (заметки, разговоры и т.д.)

• Вертикальное (вверх и вниз в организации) и горизонтальное.

· Системы поиска информации. Информация может быть совместно использована членами команды посредством различных методов, включая справочные картотеки, электронные базы данных, программное обеспечение управления проектом и системы, которые делают возможным доступ к технической документации, такой как инженерные чертежи.

· Системы распространения информации. Информация о проекте может быть распространена посредством различных методов, включающих встречи, распространение бумажных копий документов, общий сетевой доступ к электронным базам данных, факс, электронную почту, речевую корреспонденцию и видеоконференции.

Результаты распространения информации

· Записи проекта. Информация о проекте может включать корреспонденцию, памятки, отчеты и документы, описывающие проект. Информация должна, по мере возможности и соответствия, содержаться в организованном виде. Члены команды проекта могут часто вести персональные записи в тетрадях проекта.