Административное закрытие

Проект или фаза после достижения своих целей или прекращения по другим причинам требует закрытия. Административное закрытие заключается в сверке и документировании результатов проекта для официального признания продукта проекта спонсором, клиентом или заказчиком. Оно включает в себя сбор проектных записей, гарантирующих то, что они отражают окончательные спецификации, анализ успеха проекта и эффективности, а также архивацию этой информации для использования ее в будущем.

Административное закрытие не должно задерживаться до завершения проекта. Каждая фаза проекта должна быть правильно закрыта для гарантии того, что важная и полезная информация не потеряна.

Входные данные для административного закрытия

· Документация по измерению хода выполнения проекта. Вся документация, созданная для записи и анализа хода выполнения проекта, включая документы планирования, которые образовали рамки для измерения хода выполнения, должна быть предоставлена для обзора при административном закрытии.

· Документация на продукт проекта. Документы, описывающие продукт проекта (планы, спецификации, техническая документация, чертежи, электронные файлы и т.д. -терминология изменяется в зависимости от прикладной сферы), должны также быть доступны для обзора при административном закрытии.

· Записи проекта. Записи проекта обсуждаются в процессе «Распространение информации».

Инструментарий и технологии для административного закрытия

· Инструментарий и технологии отчетности о ходе выполнения проекта. Инструментарий и технологии отчетности о ходе выполнения проекта обсуждаются в процессе «Отчетность о ходе выполнения проекта».

Результаты административного закрытия

· Официальная приемка. Проект является официально принятым, если существует документ, свидетельствующий о том, что заказчик или инвестор принял продукт проекта (или фазы).

· Архивы проекта. Полный набор пронумерованных записей проекта должен быть подготовлен для архивации соответствующими сторонами. Когда проекты выполняются по контракту или требуют значительных поставок, то особое внимание должно отводиться архивации финансовых записей.

·Извлеченные уроки. Причины отклонений, обоснование выбранных корректирующих действий и другие виды извлеченных уроков должны быть документально оформлены, для того чтобы стать частью исторической базы данных как для этого проекта, так и для других проектов исполняющей организации.

8. УПРАВЛЕНИЕ РИСКОМ ПРОЕКТА

Управление риском проекта включает в себя процессы, связанные с определением, анализом и реагированием на риск проекта. Оно включает максимизацию результатов положительных событий и минимизацию последствий неудач. Рис. 8.1. дает обзор следующих основных процессов:

1. Идентификация риска - определение того, какие рисковые события могут повлиять на проект и документирование характеристик каждого из них.

2. Количественная оценка риска - вычисление количества риска и рисковых взаимодействий для оценки диапазона возможных результатов проекта.

3. Разработка методов реагирования на риск - определение шагов по увеличению вероятности наступления благоприятных событий и ускорение реагирования на угрозы.

4. Контроль реагирования на риск - реагирование на изменения в риске на протяжении всего хода проекта.

Различные прикладные сферы часто используют различные названия для процессов, описанных здесь. Например:

•Идентификация риска и определение количества риска

Рис.8.1. Обзор процессов управления рисками проекта

иногда именуются как один общий процесс, и этот комбинированный процесс может быть назван анализом риска или оценкой риска.

• Разработка методов реагирования на риск иногда называется планированием реагирования или смягчением (уменьшением) риска.

• Разработку методов реагирования на риск и контроль реагирования на риск иногда объединяют в один процесс, и этот комбинированный процесс может быть назван управлением риском.