Этапы поиска документной информации

Этапы поиска документной информации:

ü установление фондообразователя, в архиве которого могут отложиться необходимые документы;

ü установление архива, в котором может находиться фонд необходимого фондообразователя;

ü определение в архиве номера фонда необходимого фондообразователя;

ü определение в фонде номера описи и единицы хранения с необходимыми документами;

ü визуальный просмотр единицы хранения с целью выявления необходимых документов.

В основе поиска находится определение архивного шифра (по схеме: архив — фонд — опись — единица хранения), по кото­рому можно найти требуемый документ в архивохранилище. После выявления единицы хранения можно использовать хра­нящиеся в ней документы.

Вопрос 36. Информационное обеспечение пользователей

Характеристика информационного обеспечения пользователей

Информационное обеспечение пользователей может быть либо
по их запросам, либо по инициативе архива. Оно предусматривает выявление архивом информации по документам, подготовку и представление пользователям информационных документов.

Исполнение запросов осуществляется при наличии в запросе на­звания организации или фамилии, имени, отчества запра­шивающего лица, их почтового адреса, темы запроса, хроноло­гических рамок запрашиваемой информации. Чем полнее ин­формация в запросе, тем больше исходных данных для его вы­полнения.

Инициативное информирование предполагает ознакомление потребителя с документами архива. Оно может осуществляться в виде информационного письма, сообщающего о составе и со­держании хранящихся документов и дающего рекомендации по их использованию, или в виде тематического перечня доку­ментов по какой-либо конкретной теме с указанием их хроно­логии и поисковых данных.