Вопрос 37. Работа читального зала архива

Понятие читального зала

Для работы исследователей с архивными документами в архиве
создается читальный зал, оборудованный необходимыми средствами для работы.

Исследователи допускаются в читальный зал на основании лич­ного заявления или отношения организации, учреждения, пред­приятия, заинтересованных в их работе. В них указываются фамилия, имя, отчество исследователя, должность и место ра­боты, ученое звание, ученая степень, тема и хронологические рамки исследования. Руководство архива дает разрешение на работу в читальном зале на один год. При необходимости срок продлевается.

Порядок работы в читальном зале

При первом посещении читального зала исследователи знакомятся с правилами работы читального зала, заполняют анкету пользователя. На них заводятся карточка пользователя и личное дело, в котором находятся заявления и отношения исследователя, анкета, заказы на выдачу дел и описей, заказы на копирование документов.

Исследователям предоставляется научно-справочный аппарат архива, на основании которого они заказывают и получают до­кументы для работы с ними.

Дела из хранилищ выдаются на основании заполненного блан­ка заказа и учитываются в книге выдачи дел из хранилища. Каждое выдаваемое дело должно иметь лист использования, заполняемый исследователем в ходе работы с делом.

Исследователь может получить под расписку в бланке заказа единовременно не более 5 описей и 10—20 дел не более чем на 5 дней с момента выдачи, максимально — на 10 дней со дня выдачи.

При наличии фонда пользования подлинные документы в чи­тальный зал не выдаются.

При выдаче дел из хранилищ в читальный зал они должны быть полностью оформлены. На время их отсутствия на их место помещается карта-заместитель дела. До выдачи и после полу­чения дело просматривается работником архива. В случае де­фектов в деле составляется дефектный акт, предъявляемый исследователю для принятия мер.

При работе с делами исследователи должны выполнять правила работы в читальном зале. Выносить дела из зала, передавать их третьим лицам, вносить пометы в документы, перекладывать листы в несброшюрованных делах, подвергать их какому-либо физическому воздействию запрещается. В случае порчи доку­ментов или их хищения исследователи подвергаются мерам взыскания вплоть до уголовной ответственности.

Вопрос 38. Формы массового использования архивных документов