Служебные письма и порядок их оформления

Служебные записки относятся к массиву справочно-информационных документов наряду со служебными письмами, докладными и объяснительными записками, справками, удостоверениями, расписками и актами. Основное назначение справочно-информационных документов в сжатой форме предоставить информацию по какой-либо проблеме с выводами и предложениями.

Служебная записка – это документ, адресованный руководителю организации, структурного подразделения или специалисту другого подразделения.

Если для внешних коммуникаций используются письма, то для осуществления внутренних коммуникаций между подразделениями организации и отдельными должностными лицами используются служебные записки. Исследования зафиксировали превалирование служебных записок в общем массиве деловой корреспонденции. Эффективная и качественная деятельность организаций во многом зависит от четкой организации производственных процессов и их грамотного документирования. Служебные записки решают проблемы координации между различными подразделениями. Особенностью этих документов является то, что в документообороте учреждения они идут снизу вверх по системе управления: от работника к руководителю подразделения, от руководителя подразделения к руководителю организации.

Таким образом, служебные записки выполняют следующие функции:

- передача актуальной информации из одного подразделения в другое (в том числе объявления, извещения);

- принятие организационных решений по какому-либо вопросу;

- запрос информации по какому-либо вопросу;

- инструктирование по какому-либо вопросу;

- отчет по какому-либо вопросу;

- сопровождение какого-либо документа.

Исходя из обозначенных функций можно выделить такие виды служебных записок: информационная служебная записка, служебные записки-объявления, служебные записки-извещения; служебные записки-запросы; служебные записки-предложения; служебные записки-инструктажи; сопроводительные служебные записки.

Служебное письмо – это одно из средств обмена информацией и оперативного руководства самыми разнообразными процессами деятельности организации.

Классификация переписки может проводиться по различным признакам, связанным с назначением и содержанием документов, их важностью и срочностью, значимостью в решении определенных задач, статусом автора и адресата (письма юридическим и физическим лицам, письма граждан), с отношениями в иерархии управления (письма вышестоящих, подведомственных, сторонних организаций), характеристиками материального носителя и способа записи, технологией передачи с помощью средств связи (письмо на бумажном носителе, отправляемое по почте, факсу, электронное письмо, телефонограмма) и особенностями обработки в системах делопроизводства (поступающие, отправляемые письма).

Переписку, как любую другую документацию, принято подразделять на служебную (официальную) и личную. Пометка «лично» на письмах, направляемых по адресу организации, может иметь двоякий характер: она может проставляться на письмах конкретному лицу, имеющих сугубо личный характер, и подчеркивать закрытость, конфиденциальность информации служебного характера.

1. Информационное письмо – деловое письмо, в котором адресату сообщаются сведения официального характера.

2. Письмо-сообщение – деловое письмо, в котором автор информирует адресата о каких-либо событиях, фактах, представляющих взаимный интерес.

3. Письмо-извещение – деловое письмо, информирующее о публичных мероприятиях (конкурсах, совещаниях, семинарах, выставках, конференциях и т.п.).

4. Сопроводительное письмо – деловое письмо, используемое для отправки документов (проектов нормативных правовых актов, договоров, каталогов, протоколов, актов и др.), не имеющих адресной части.

5. Гарантийное письмо – деловое письмо, содержащее обязательство или подтверждение.

6. Письмо-предложение – деловое письмо, направляемое потенциальному партнеру с предложением товаров, услуг, сотрудничества и т.п. Предложение может быть направлено по инициативе организации-автора (продавца) или в ответ на письмо-запрос.

7. Письмо-просьба – деловое письмо, целью которого является получение информации, услуг, товаров, инициирование определенных действий, необходимых организации-автору.

9. Письмо-подтверждение – деловое письмо, в котором адресат подтверждает получение сведений, документов или других материалов, ранее достигнутые договоренности, намерения и т.п. Если подтверждается предварительная договоренность, в тексте письма следует коротко изложить ее суть, если подтверждается предварительная договоренность, в тексте письма следует коротко изложить ее суть, если подтверждается получение документов – необходимо назвать их. В отдельных случаях в письме-подтверждении кратко излагается суть полученных документов. Письмо-подтверждение может заканчиваться просьбой, предложением.

10. Письмо-напоминание – деловое письмо, используемое в случаях, когда организация-корреспондент не осуществляет действий, вытекающих из ее функциональных обязанностей или принятых договоренностей.

12. Претензионное (рекламационное) письмо – деловое письмо, содержащие заявление об обнаружении несоответствия товара или услуг требованиям, заявленным в договоре. Цель претензии (рекламации) – возместить убытки, полученные в результате нарушения условий договора.

13. Письмо-запрос – деловое письмо, направляемое с целью получения каких-либо официальных сведений или документов.

14. Письмо-ответ – деловое письмо, составляемое как ответ на письмо-просьбу, письмо-запрос или предложение. Ответ может быть положительным или отрицательным (письмо-отказ).

15. Письмо-приглашение – деловое письмо, разновидность письма-извещения. Отличается от письма-извещения тем, что может составляться не на бланке, иметь различный формат, цвет, дополнительные элементы оформления в виде орнамента, рисунков и т.п.

16. Письмо-благодарность – деловое письмо, направляемое организации, должностному лицу или гражданину с выражением благодарности за совершенные действия.

17. Письмо-поздравление – деловое письмо, составляемое в торжественных случаях, связанных со значительными событиями в положении должностного лица, организации, учреждения, предприятия.

Служебные письма оформляются на бланках организации для писем.

В состав служебного письма входят следующие реквизиты:

- регистрационный номер;

- дата регистрации документа;

- ссылка на индекс и дату документа-запроса, если письмо является ответом;

- наименование адресата (кому направляется документ);

- заголовок к тексту (тема);

- текст;

- отметка о наличии приложения;

- подпись составителя (с указанием должности), ее расшифровка;

- исполнитель.

В письмах отсутствует реквизит «название вида документа».

После поступления письма в место адресования добавляются такие реквизиты: резолюция, дата и входящий регистрационный номер; отметка о получении документа на исполнение.

Письма составляются только по одному вопросу, например просьба о чем-то или извещение о чем-то. Техническая обработка писем, в которых затрагиваются несколько вопросов затруднена, поскольку разные вопросы могут быть адресованы разным исполнителям. Рекомендуемый объем делового письма – не более 2-х листов. Письма оформляют в двух экземплярах, причем оригинал письма печатают на бланке учреждения, а корпийный материал на чистом стандартном листе бумаги.

Лекция 5. Порядок составления и оформления документов по личному составу

1. Заявления и порядок их оформления.

2. Приказы по личному составу.

3. Объяснительные записки и порядок их оформления.

Цель лекции: ознакомить с порядком составления и оформления документов по личному составу.

Ключевые слова: заявление, личный листок, личный состав, представление, приказ по личному составу, объяснительная, ходатайство.