2017-11-01
806
2.1. Документы, создаваемые в Учреждении, имеют стабильный состав реквизитов, их расположение и оформление в соответствии с Правилами делопроизводства в органах исполнительной власти Волгоградской области:
1) наименование Учреждения;
2) должность лица, подписавшего документ;
3) подпись должностного лица;
4) наименование вида документа;
5) место составления (издания) документа;
6) справочные данные об Учреждении;
7) адресат;
8) дата документа;
9) регистрационный номер документа;
10) наименование (заголовок) документа;
11) текст документа;
12) ссылка на исходящий номер и дату документа адресанта;
13) отметка о наличии приложений;
14) гриф согласования;
15) гриф утверждения;
16) виза;
17) оттиск печати;
18) отметка о заверении копии;
19) отметка об исполнителе;
20) указания по исполнению документа (резолюция);
21) отметка о контроле документа;
22) отметка об исполнении документа;
23) отметка о конфиденциальности.
Дополнительно, при подготовке документов в процессе работы с ними могут использоваться другие реквизиты, например, отметки: о поступлении документа, «Срочно», «Оперативно», «Подлежит возврату», «Контроль» и др.
Состав реквизитов конкретного документа определяется его видом и назначением.
2.2. Для подготовки документов применяется текстовый редактор, обеспечивающий требования графического воспроизведения реквизитов документа (например, Word for Windows версии 6.0 и выше).
Вид используемого шрифта: Times New Roman (Cyr), диапазон размеров шрифта: от 12 до 14; диапазон используемых междустрочных интервалов: от одинарного до двойного.
При подготовке текстов в таблицах, для обеспечения лучшей читаемости данных, допускается применение шрифтов меньших размеров вида Arial.
Составные части реквизитов, состоящие из нескольких строк, печатаются через один междустрочный интервал.
В отдельных случаях, для исключения переноса отдельных реквизитов на следующие страницы документа, допускается изменение расстояния между реквизитами.
Составные части реквизитов «Адресат», «Гриф утверждения», «Отметка о наличии приложений», «Гриф согласования» отделяют друг от друга полуторным междустрочным интервалом.
Без отступа от левой границы текстового поля печатаются реквизиты: «Наименование (заголовок) документа», «Текст документа» (без абзацев), «Отметка о наличии приложений», «Отметка об исполнителе», «Отметка об исполнении документа», наименования должности в реквизитах «Подпись» и «Гриф согласования» заверительной надписи «Верно», а также слова «ПРИКАЗЫВАЮ», «СЛУШАЛИ», «ВЫСТУПИЛИ», «РЕШИЛИ», «ПРЕДЛАГАЮ».
Если в тексте документа имеются примечания или выделенная в самостоятельный абзац ссылка на документ, послуживший основанием к его изданию, то слова «Примечание» и «Основание» печатаются от левой границы текстового поля.
Начало абзаца в тексте печатается с отступом от левой границы – 1,25 см.
2.3. Правила оформления реквизитов:
2.3.1. Наименование Учреждения - государственное учреждение «Центр социальной защиты населения по Краснооктябрьскому району Волгограда»). (сокращенное наименование ГУ «ЦСЗН по Краснооктябрьскому району Волгограда».
2.3.3. Справочные данные об Учреждении.
Справочные данные об Учреждении указываются в бланках писем и включают в себя: почтовый адрес, номер телефона, факса, официальный адрес электронной почты и другие сведения по усмотрению Учреждения, например: код организации по ОКПО (проставляется по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций), ОГРН (Основной государственный регистрационный номер Учреждения проставляется в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами), ИНН/КПП (Идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет проставляются в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами).
2.3.4. Наименование вида документа.
Наименование вида документа (ПРИКАЗ, ПРОТОКОЛ, АКТ) может включаться в бланк соответствующего вида документов. Наименование вида документа не указывается в письмах.
2.3.5. Место составления (издания) документа – указывается по необходимости.
2.3.6. Дата документа.
Датой документа является дата его подписания (постановление, распоряжение, письмо, служебная записка, акт), утверждения (инструкция, положение, правила, регламент, план, отчет), дата события, зафиксированного в документе (протоколе).
Дата документа проставляется должностным лицом, подписывающим или
утверждающим документ, или ответственным по делопроизводству при регистрации документа, или непосредственно составителем при подготовке документа (докладная записка, заявление и др.).
Датой документа, издаваемого совместно двумя или более организациями, является дата более поздней подписи.
Дата документа может оформляться двумя способами:
цифровым – арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой, год – четырьмя арабскими цифрами (буква "г" после цифр не ставится), например 11.01.2011;
словесно-цифровым – день месяца указывается парой арабских цифр, наименование месяца пишется словом, год указывается четырьмя арабскими цифрами, например: 11 января 2011 г.
2.3.7. Регистрационный номер документа.
Регистрационный номер документа проставляется в соответствии с системой регистрации различных видов документов, принятой в Учреждении. Регистрационный номер присваивается документу после его подписания (утверждения).
Регистрационный номер документа, изданного совместно, состоит из разделенных косой чертой регистрационных номеров, присвоенных авторами документа и расположенных в последовательности, соответствующей обозначению наименований организаций в заголовочной части документа.
2.3.8. Адресат.
Документы адресуют в органы власти, организациям, должностным лицам, структурным подразделениям, гражданам.
В реквизите "Адресат" допускается использовать официально принятые сокращенные наименования органов государственной и исполнительной власти, органов местного самоуправления, организаций.
При адресовании документа должностному лицу инициалы ставятся перед фамилией, при адресовании частному лицу – после фамилии.
Строки реквизита выравниваются по левому краю текстового поля реквизита или центрируются относительно самой длинной строки реквизита.
При адресовании документа в орган государственной власти и исполнительной власти (их территориальные органы, структурные подразделения), другим юридическим лицам (без указания должностного лица) наименования адресатов пишутся в именительном падеже, например:
Администрация
Среднеахтубинского
муниципального района
Волгоградской области
При адресовании документа руководителю организации наименование организации входит в состав наименования должности адресата, наименование должности указывается в дательном падеже, например:
Генеральному директору
ООО "Программсервис"
А.Г. Иванову
Почтовый адрес в составе реквизита "Адресат" указывается в последовательности, установленной Правилами оказания услуг почтовой связи, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 15 апреля 2005 г. № 221 "Об утверждении Правил оказания услуг почтовой связи".
Полный почтовый адрес указывается составителем документа в случае его направления корреспонденту, не входящему в утвержденный реестр адресатов на рассылку документов.
Почтовый адрес не указывается в документах, направляемых в высшие органы государственной власти, федеральные органы исполнительной власти и их территориальные органы, органы государственной и исполнительной власти Волгоградской области, постоянным корреспондентам.
При адресовании письма в организацию указывают ее наименование, затем почтовый адрес, например:
Центральный районный отдел
судебных приставов
Пархоменко ул., д.43, Волгоград
При адресовании документа физическому лицу указывают фамилию и инициалы получателя, затем почтовый адрес:
Иванову И.И.
ул.Парковая, д.5,
Михайловский район,
Волгоградская область,403340
Документ не должен содержать более четырех адресатов. Слово "Копия" перед вторым, третьим, четвертым адресатами не указывается.При большем числе адресатов составляется список рассылки документа.
Если документ отправляется в несколько однородных организаций или в несколько структурных подразделений то они указываются обобщенно, например:
Главам муниципальных районов
и городских округов
Волгоградской области
или
Директорам государственных
учреждений «Центр социальной
защиты населения»
2.3.9. Ссылка на исходящий номер и дату документа адресанта.
Ссылка на исходящий номер и дату документа адресанта включается в состав реквизитов бланка письма и проставляется исполнителем при подготовке письма-ответа. Наличие этого реквизита исключает необходимость упоминания номера и даты поступившего документа в тексте письма, освобождает текст от вспомогательной информации.
2.3.10. Наименование (заголовок) документа.
Наименование (заголовок) документа – краткое содержание документа – составляется ко всем документам, за исключением документов, имеющих текст небольшого объема (до 4–5 строк).
Заголовок к тексту документа должен быть кратким, точно передавать содержание документа. Заголовок к тексту согласовывается с наименованием вида документа.
Например:
Письмо (о чем?) "Об оказании материальной помощи".
Правила (чего?) внутреннего трудового распорядка.
Заголовок составляется исполнителем, готовящим проект документа.
Заголовок к тексту оформляется под реквизитами бланка.
2.3.11. Текст документа.
Документы составляются на русском языке как государственном языке Российской Федерации. Текст документа излагается русским литературным языком с учетом особенностей официально-делового стиля, вида документа и его назначения в управленческой деятельности. Содержание документа должно быть изложено кратко и лаконично.
Тексты документов излагаются от:
1-го лица единственного числа: приказываю... подготовить и представить на рассмотрение; прошу рассмотреть вопрос об установлении льготных тарифов...;
3-го лица единственного числа:... ГУ «Центр социальной защиты населения по Краснооктябрьскому району Волгограда» считает возможным...;
1-го лица множественного числа: просим представить данные о...; представляем на рассмотрение и утверждение...; в протоколах: слушали...; выступили...; решили (постановили).
В совместных документах текст излагают от первого лица множественного числа: решили….
В текстах нормативных правовых актов используются глаголы в форме настоящего времени, придающие тексту предписывающий характер, например:
«Виза включает в себя наименование должности директора Учреждения личную подпись визирующего, расшифровку подписи и дату»;
«Нормативные предписания оформляются в виде пунктов, которые нумеруются арабскими цифрами с точкой и заголовков не имеют»
В тексте документа, подготовленного на основании законодательных, иных нормативных правовых актов, изданных органами государственной и исполнительной власти указываются: наименование вида документа, наименование органа, издавшего документ, дата принятия или утверждения документа, его регистрационный номер, а также заголовок документа, заключенный в кавычки, например:
"В соответствии с постановлением Администрации Волгоградской области от 12 апреля 2010 г. № 109-п "Об утверждении Правил делопроизводства в Учреждении".
Если текст содержит несколько поручений, решений, выводов и др., в тексте выделяются разделы, подразделы, пункты, подпункты.
В текст документа могут включаться фрагменты, оформленные в виде таблицы или анкеты.
Страницы текста нумеруются, начиная со второго листа документа арабскими цифрами посередине верхнего поля.
2.3.12. Отметка о наличии приложений.
Отметка о наличии приложений используется при оформлении сопроводительных писем и приложений к распоряжениям, планам, программам, отчетам, положениям, правилам, инструкциям и другим документам.
В сопроводительных письмах отметка о приложении оформляется под текстом письма от границы левого поля. Если приложение названо в тексте письма, в отметке о приложении указывается количество листов и количество экземпляров приложения:
Приложение: на 3 л. в 1 экз.
При наличии нескольких приложений, в отметке о приложении они нумеруются, указываются наименования каждого приложения, количество листов и количество экземпляров:
Приложение: 1. Заключение на проект... на 2 л. в 1 экз.
2. Справка о доработке... на 2 л. в 1 экз.
Если приложения сброшюрованы, то количество листов не указывается. Если приложение направляют не во все указанные в документе адреса, то отметку о его наличии оформляют следующим образом:
Приложение: на 3 л. в 1 экз. только в первый адрес.
На приложениях справочного характера к распоряжениям, правилам, инструкциям, положениям, планам, программам, договорам и другим документам отметка о приложении проставляется на первом листе приложения в правом верхнем углу.
Если приложений несколько, они нумеруются (Приложение 1, Приложение 2). Если приложение одно, оно не нумеруется. В отметке о приложении указывается наименование вида основного документа, его дата и номер:
ПРИЛОЖЕНИЕ 2
к приказу государственного учреждения «Центр
социальной защиты населения по Краснооктябрьскому району Волгограда»
от 15 января 2011 г. № 55
2.3.13. Гриф согласования
Согласование проекта документа с другими организациями, интересы которых в нем затрагиваются, оформляются грифом согласования, который состоит из слова СОГЛАСОВАНО (без кавычек и двоеточия), должности лица, с которым согласован документ (включая наименование организации), личной подписи, расшифровки подписи (инициалов, фамилии) и даты согласования.
Проект документа может быть согласован непосредственно должностным лицом, протоколом коллегиального органа или служебным письмом, например:
СОГЛАСОВАНО
Директор государственного учреждения
«Центр социальной защиты населения
по Краснооктябрьскому району Волгограда»
Подпись И.О.Фамилия
Дата
СОГЛАСОВАНО
Письмо Комитета экономики
Администрации Волгоградской области
от 26.12.2010 № 00-00/000
Гриф согласования оформляется под реквизитом "Подпись" ближе к нижнему полю документа.
Если содержание документа затрагивает интересы двух или более организаций, грифы согласования могут располагаться на отдельном листе согласования. На основном документе в месте, предусмотренном для расположения грифов согласования, делается отметка "Лист согласования прилагается".
2.3.14. Виза.
Согласование проекта документа с должностными лицами и специалистами оформляется визой.
Виза включает в себя личную подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилия) и дату. При необходимости указывается наименование должности лица, визирующего документ, например:
Директор государственного учреждения
«Центр социальной защиты населения по Краснооктябрьскому району
Волгограда»
Подпись И.О.Фамилия
Дата
На документах, подлинники которых помещаются в дела Учреждения, визы проставляются на оборотной стороне последнего листа документа
(приказы и др.).
В служебных письмах визы проставляются на копии документа, помещаемой в дело, или на оборотной стороне последнего листа подлинника, если письмо пересылается адресату по факсимильной связи без досылки подлинника по почте.
На внутренних информационно-справочных документах (записках, справках и др.) визы проставляются на лицевой стороне последнего листа документа под подписью, ближе к нижнему полю.
Допускается полистное визирование документа и его приложений.
При наличии замечаний, особых мнений, дополнений к проекту документа виза дополняется соответствующим указанием, например:
Имеются замечания (Согласен с учетом замечаний и др.)
Директор государственного учреждения
«Центр социальной защиты населения по
Краснооктябрьскому району
Волгограда»
Подпись И.О.Фамилия
Дата
Замечания, мнения о проекте документа оформляются на отдельном листе и передаются исполнителю.
2.3.15. Подпись должностного лица.
В состав реквизита входят: наименование должности лица, подписавшего документ, личная подпись и ее расшифровка (инициалы и фамилия). Расшифровка подписи располагается на уровне последней строки наименования должности у правой границы текстового поля. Между инициалами и фамилией пробел не ставится. Например:
Директор государственного учреждения
«Центр социальной защиты населения
по Краснооктябрьскому району
Волгограда» Подпись И.О.Фамилия
Не допускается подписывать документы с предлогом "За" или проставлением косой черты перед наименованием должности (добавлять какие-либо приставки). Если руководитель временно отсутствует (отпуск, болезнь, командировка) или должность вакантна, то документ подписывает заместитель руководителя, имеющий право подписывать документы за руководителя (в соответствии с наделенными полномочиями и правовым актом об исполнении обязанностей руководителя). При этом, если в документе указаны вопросы, относящиеся к компетенции заместителя руководителя в соответствии с распределением обязанностей между ним и руководителем, то в документе указывается его фактическая должность. Например:
И.о. директора учреждения Подпись И.О.Фамилия
Заместитель директора государственного учреждения
«Центр социальной защиты населения по
Краснооктябрьскому району
Волгограда» Подпись И.О.Фамилия
Исправления в подготовленный документ могут быть внесены от руки лицом, подписывающим документ.
При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей иерархии должностей.
При подписании документа несколькими лицами, равными по должности, но представляющими разные органы, подписи располагают на одном уровне.
В документах, составленных комиссией, указываются не должности лиц, подписывающих документ, а их обязанности в составе комиссии в соответствии с распределением, например:
Председатель комиссии Подпись И.О.Фамилия
Члены комиссии Подпись И.О.Фамилия
Подпись И.О.Фамилия
2.3.16. Гриф утверждения.
Гриф утверждения проставляется в верхнем правом углу документа.
Документ утверждается должностным лицом (должностными лицами) или специально издаваемым документом. При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения документа должен состоять из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения, например:
УТВЕРЖДАЮ
Директор государственного учреждения «Центр социальной защиты населения по Краснооктябрьскому району Волгограда»
Подпись И.О.Фамилия
Дата
При утверждении документа несколькими должностными лицами их подписи располагаются на одном уровне.
При утверждении документа специально издаваемым документом гриф утверждения состоит из слов УТВЕРЖДЕНО ( УТВЕРЖДЕН, УТВЕРЖДЕНЫ, УТВЕРЖДЕНА), согласованного в роде и числе с видом утверждаемого документа (положение, план, правила, программа), наименования вида документа в творительном падеже (приказом), его даты и номера, например:
УТВЕРЖДЕНО
Приказом государственного учреждения «Центр социальной защиты населения по Краснооктябрьскому району Волгограда»
от 15 января 2011 г. № 365
2.3.17. Оттиск печати.
Печать является способом подтверждения подлинности подписи должностного лица на документе. Печать ставится на документах в случаях, предусмотренных законодательными или иными нормативными правовыми актами. Печать ставится на свободном от текста месте, при этом оттиск печати не захватывает личной подписи должностного лица и может захватывать часть наименования должности лица, подписавшего документ.
В документах, подготовленных на основе унифицированных форм, печать ставится в месте, обозначенном отметкой "МП" или иным образом.
2.3.18. Отметка о заверении копии.
Для свидетельствования верности копии (выписки из документа) подлиннику документа на последнем листе копии (выписки из документа), на свободном месте под текстом либо на обратной стороне оформляется реквизит "Отметка о заверении копии", включающий: слово "Верно" ("Копия верна"), наименование должности лица, заверившего копию; личную подпись, расшифровку подписи, дату заверения; печать (при представлении копии или выписки из документа в другую организацию), при необходимости реквизит может содержать указание на место нахождения подлинника документа.
Листы многостраничных копий (выписок из документа) нумеруются, отметка о заверении копии дополняется указанием количества листов копии (выписки из документа): "Всего в копии ____ л.". Допускается заверять штампом "Копия" каждый лист многостраничной копии документа, отметка "Верно", в таком случае проставляется на лицевой или оборотной стороне последнего листа копии документа.
2.3.19. Отметка об исполнителе.
Отметка об исполнителе документа проставляется в левом нижнем углу лицевой или оборотной стороны последнего листа документа.
Отметка включает инициалы, фамилию исполнителя и номер его телефона, например:
И.И.Иванов
(8442) 34-06-88
Отметка об исполнителе документа может дополняться указанием должности исполнителя.
В документах, имеющих отметку о конфиденциальности, отметка об исполнителе документа проставляется в соответствии со специальными требованиями, предусмотренными для оформления документов конфиденциального характера.
2.3.20. Указания по исполнению документа (резолюция).
Указания по исполнению документа (резолюция) оформляется непосредственно на документе (в заголовочной части документа).
Указания по исполнению включают: фамилии, инициалы исполнителей, содержание поручения (при необходимости), срок исполнения, подпись руководителя и дату, например:
Петрову Н.В.,
Ивановой И.А.
Прошу подготовить
проект приказа к 15.01.2011
Подпись Дата
2.3.21. Отметка о контроле документа.
Отметку о контроле проставляют на документах, поставленных на контроль, с помощью штампа "Контроль" на верхнем поле документа справа.
2.3.22. Отметка об исполнении документа.
Отметка об исполнении документа и направлении его в дело состоит из слов "В дело", указания индекса дела, в которое помещается документ, подписи основного исполнителя или руководителя структурного подразделения и даты.
Отметка об исполнении документа может дополняться информацией об особенностях исполнения документа.
Отметка об исполнении документа и направлении его в дело подписывается и датируется основным исполнителем документа или руководителем структурного подразделения, в котором исполнен документ.
2.3.23. Отметка о поступлении документа.
Отметка о поступлении документа в Учреждение содержит входящий регистрационный номер и дату поступления документа (при необходимости – часы и минуты). Допускается отметку о поступлении документа проставлять с использованием штампа.
2.3.24. Отметка о конфиденциальности.
Отметка о конфиденциальности проставляется на документах, содержащих информацию, относимую к служебной тайне или к иному виду конфиденциальной информации. В соответствии с Положением о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в федеральных органах исполнительной власти, утвержденным постановлением Правительства Российской Федерации от 03 ноября 1994 г. № 1233, и постановлением Главы Администрации Волгоградской области от 28 февраля 2003 г. № 221 "Об утверждении инструкции о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в Администрации Волгоградской области" отметка о конфиденциальности на документах, содержащих информацию, относимую к служебной тайне, имеет вид "Для служебного пользования". Отметка проставляется в верхнем правом углу первого листа документа и может дополняться указанием номера экземпляра документа.
