Требования к системе

1.1.5.1. Требования к системе в целом.

Система должна удовлетворять следующим требованиям:

· Надежности;

· Безопасности;

· Требования к защите информации от несанкционированного доступа. Должна быть предусмотрена защита от несанкционированного доступа к данным, ввода данных, их удаления

· Данные должны хранить в соответствии с имеющимися документами (ББК и др.).

· Система должна быть доступна с любого компьютера в библиотечной сети.

· Информация хранящаяся в системе должна быть защищена от аварийных ситуаций, влияния внешних воздействий (радиоэлектронная защита).

· Квалификация персонала. Персонал должен быть обучен правилам работы с системой, при этом не обязательно наличие специального технического образования

1.1.5.2. Требования к функциям (задачам), выполняемым системой.

Функции, выполняемые подсистемами объекта автоматизации:

- выдача информации о книгах, которыми пользуется студент, сотрудник. Без использования автоматизированной системы поиск формуляров читателей занимает значительное время, кроме того, из-за ошибок библиотекарей формуляры читателей могут теряться и вместе с ними исчезает информация о книгах, которые находятся у читателя. Восстановить эту информацию невозможно. И для хранения самих формуляров необходимы дополнительные площади. Автоматизированная система хранит эту информацию сколь угодно долго, поиск осуществляется за считанные секунды, исключены ошибки библиотекарей, не требуется дополнительная площадь.

- Запись новых читателей в библиотеку, проверка их данных. При использовании автоматизированной системы запись читателей будет осуществляться легко и быстро. В начале каждого учебного года в базу студентов добавляется информация о первокурсниках и каждому из них присваивается сразу же читательский номер. Присутствия самих читателей не требуется. Это позволит избежать очередей в библиотеке, путаницы при присвоении новых читательских номеров.

- Проверка книг, закрепленных за читателем. Читатель также сможет распечатать в библиотеке список книг, закрепленных за ним.

- Проверка на наличие книг в книжном фонде, необходимого количества экземпляров. Чтобы выдать книгу читателю, необходимо её наличие. Без использования автоматизированной системы поиск книги занимает значительное время. В автоматизированной системе для поиска будет необходимо только ввести название книги (автора или шифр) и информация о наличии книги будет готова.

- Заказ книг по заявкам преподавателей, сотрудников университета. С помощью автоматизированной системы сотрудник университета сможет прямо на рабочем месте ввести свой заказ и передать информацию о нем в библиотеку. Библиотекарям же не нужно будет ходить к преподавателям и собирать заказы. Кроме того, преподаватели смогут быстро получить информацию о том, что заказ принят.

- Списание старой и замена утерянной литературы. При списании или замене литературы информация о ней, о причинах списания, замене, о сотрудниках, принявших решение о списании или замене, должна храниться достаточно долго. Обычно она хранится в документах (актах о замене или актах о списании), но в результате может быть потеряна. Новая автоматизированная система позволит избежать потери информации и надежно и долго хранить её. Экземплярам будет автоматически ставится отметка о замене или списании.

- Внесение новых книг в каталог библиотеки, присвоение им инвентарного номера. Для внесения новых книг в каталоги библиотекарям необходимо заполнить много разных документов, проверить правильность их заполнения. При использовании автоматизированной системы проверка и заполнение будет осуществляться одновременно. Автоматически будет осуществляться проверка правильности присвоенного инвентарного номера, правильность закрепления книг за отделами.

- Внесение журналов и газет в каталог, присвоение им инвентарного номера. Для внесения новых газет и журналов в каталоги библиотекарям необходимо заполнить много разных документов, проверить правильность их заполнения. При использовании автоматизированной системы проверка будет осуществляться автоматически. При поиске необходимых статей очень часто приходится просматривать большое количество периодических изданий. Нередко такой поиск оказывается неудачным. Если же присвоить статьям ключевые фразы и осуществлять поиск по этим фразам, то вероятность удачного поиска резко возрастет.

1.1.5.3. Требования к видам обеспечения.

Программное обеспечение системы не должно зависеть от аппаратных средств компьютера. Необходимое программное обеспечение:

MS ACCESS 2003, MS Word 2003, Visual Basic for Application.