Введение в документационное обеспечение управления

Дисциплина «Документационное обеспечение управления» является общепрофессиональной, формирующей базовые знания для изучения других в том числе и специальных дисциплин и связана практически со всеми сферами экономической деятельности (бухгалтерским учетом, экономикой, финансами и кредитом, аудитом, менеджментом, маркетингом, статистикой, экономическим анализом и др.).

Документационное обеспечение управления (ДОУ) – это форма организации работы аппарата управления по документированию административно- хозяйственной деятельности предприятия и его структурных подразделений.

Предпосылкой для ДОУ являются экономические, юридические, общественные отношения предприятий, организаций между собой, с гражданами, государственными органами.

Документированию подлежат все хозяйственные процессы на предприятии – производство, снабжение, сбыт, финансы.

ДОУ - это совокупность работ связанных с созданием документов, их регистрацией, классификацией, движением, учетом и хранением.

Функции ДОУ:

1. Систематизация информационного потока.

2. Обеспечение сохранности информации.

3. Повышение эффективности работы.

Цели ДОУ:

1. Авторизация и компьютеризация.

2. Сокращение документооборота.

Документооборот – это контролируемое движение документов с момента их создания или получения, до момента исполнения, отправки или сдачи в архив.

Задачи ДОУ:

1. Унификация документов.

Унификация – это приведение различных документов, форм записи к стандартному виду. Результатом унификации является:

- сокращение перечня документов;

- ускорение их обработки;

- переход ДОУ на компьютерную основу.

Унификация предполагает установление единого набора реквизитов, их расположения на документе, формата бумаги.

2. Совершенствование методов сбора информации.

3. Хранение информации.

4. Удобство пользования информацией.

Система ДОУ включает две части:

1. Документооборот – это совокупность работ с готовыми документами: приём, регистрация, классификация, исполнение, хранение.

2. Система документирования – совокупность работ по созданию документов: подготовка проекта документа, согласование, подписание.

Организационные формы ДОУ:

1. Централизованная - все работы с документами выполняются в одном месте (в секретариате либо в канцелярии). Применяется в небольших организациях.

2. Децентрализованная - работы с документами осуществляются в местах их создания или исполнения, т.е. в структурных подразделениях.

3. Смешанная - часть документов обрабатываются централизовано, а часть децентрализовано.

Наиболее эффективной считается централизованная форма.

Вопросы для самопроверки: