Тема 6. Организация работы с документацией

План изучения темы:

1. Обработка входящих, исходящих и внутренних документов.
2. Регистрация документов.
3. Контроль исполнения документов.
4. Составление номенклатуры дел.
5. Формирование и оформление дел.
6. Подготовка документов к передаче на архивное хранение.

1. Обработка входящих, исходящих и внутренних документов.

Организация работы с документами – это обеспечение оптимальных условий для всех видов работ с документами.

Этапы обработки входящих документов:

1. прием документов
2. предварительное рассмотрение, сортировка
3. простановка отметки о поступлении документа в организацию
4. регистрация
5. передача документа руководителю
6. рассмотрение руководителем (резолюция)
7. внесение сведений из резолюции в регистрационный журнал
8. передача исполнителю
9. контроль исполнения
10. исполнение документа
11. подшивка документа в дело.

Этапы обработки исходящих документов:

1. составление проекта документа
2. согласование проекта
3. подписание руководителем
4. регистрация
5. отправка адресату
6. подшивка второго экземпляра в дело.

Этапы обработки внутренних документов:

1. составление проекта документа
2. согласование проекта
3. подписание руководителем
4. регистрация (может отсутствовать)
5. передача исполнителю
6. контроль исполнения
7. исполнение документа
8. подшивка документа в дело.

1. Регистрация документов.

Регистрация документа — запись основных сведений о документе в журнале (на карточке) или в памяти ПК с последующим проставлением на документе номера и даты регистрации.

Регистрация необходима для обеспечения сохранности документов, оперативного поиска,

учета и контроля.

Существуют несколько форм регистрации документов: централизованная, децентрализованная и смешанная.

Наибольшая эффективность достигается при централизованной системе регистрации.

Регистрация должна быть однократной.

При регистрации документы делятся на несколько групп, каждая из которых регистрируется отдельно:

- входящие документы;

- исходящие документы;

- внутренние документы;

- контракты коммерческие;

- документы, имеющие гриф ограничения доступа.

При регистрации каждой группы документов должны применяться единые унифицированные способы присвоения номеров. Для внутренних документов и коммерческих контрактов, как правило, используется валовая (порядковая) нумерация. Порядковый регистрационный номер присваивается по журналу в рамках одного года, с 1 января по 31 декабря, начиная с № 1 (или № 01). Внутренние документы и коммерческие контракты при небольших объемах и обеспечении их полной сохранности по решению руководства предприятия могут не регистрироваться. В этом случае документу присваивается порядковый номер, следующий за номером последнего документа, подшитого в соответствующее дело.

Входящие и исходящие документы должны иметь регистрационные номера, состоящие:

1. из порядкового номера документа с начала года (например, 72);
2. условного обозначения структурного подразделения или должностного лица (например, ОС - отдел сбыта);
3. номера дела, в которое будет подшит документ или его копия (например, 1-5).

Например, регистрационный номер документа может иметь следующий вид:

№ 72/1-5; №1-5/72; № 72 ОС/1-5; №72-1-5 и т.д.

Такая корреспонденция, как: поздравительные письма; приглашения; рекламные письма; прайс-листы; каталоги; печатные издания (журналы, брошюры); извещения; сообщения о встречах, переговорах; письма с пометкой "лично"; программы конференций, совещаний и т. п. не регистрируется.