Основные программы Microsoft office

Следует отметить, что сама операционная система Windows включает в себя ИПП, так как в нее входят такие ФОП, как текстовый редактор (Блокнот), графический редактор (Paint), Калькулятор.

Рассмотрим наиболее популярные ФОП.

Текстовые процессоры (редакторы) - специальные программы, предназначенные для работы с документами (текстами) и позволяющие набирать текст, редактировать и производить верстку.

Текстовые редакторы изначально предназначались для создания несложных текстовых документов и позволяли производить набор текста, некоторые операции верстки, сохранять и распечатывать документ. Современные текстовые процессоры позволяют работать не только с текстовым, но и графическим материалом, приближаясь по возможностям к профессиональным издательским системам. Одним из самых популярных сейчас текстовых процессоров можно назвать Word.

Переход к электронной технологии создания документов резко повышает производительность труда.

Достоинства электронной технологии подготовки документов:

На стадии набора. Использование систем распознавания образов (CunieForm, FineReader) позволяет перейти к безнаборной технологии, если оригинал имеет полиграфическое качество. Использование макрокоманд также в некоторых случаях ускоряет процесс набора. Макрокоманда позволяет запомнить часто повторяющийся фрагмент текста (фамилия, название организации и т. д.) и вставлять его в текст нажатием комбинации клавиш. Дальнейшие перспективы безнаборных технологий связаны с применением систем распознавания речи, которые сейчас активно разрабатываются.

На этапе проверки текста эффективно использовать программы проверки правописания. Программа подчеркивает сомнительные места в тексте, может предлагать верный вариант.

На этапе правки – отсутствие второго, третьего и более наборов текста. Набор текста осуществляется только один раз.

На этапе верстки – отсутствие набора и ручного монтажа. Верстка производится одним специалистом, на одном рабочем месте, в едином технологическом процессе.

На этапе печати оригинал-макет выводится на лазерном принтере в течение нескольких секунд вместо многочасовых операций по изготовлению его фотоспособом.

Электронные таблицы

Электронные таблицы – программы, предназначенные для обработки числовых данных и представления результатов в наглядном виде.

На экране монитора электронная таблица имеет вид обычной таблицы, состоящей из строк и столбцов. На пересечении строки и столбца находится ячейка – основной элемент таблицы. Каждая ячейка имеет адрес. В ячейку можно вводить данные разного типа: текстовые, числовые, формульные, графические и другие.

Введение в ячейку формулы, включающей константы и адреса ячеек с исходными данными, приводит к автоматической обработке данных.

Основным достоинством таблицы является то, что синтаксис написания формул аналогичен естественному математическому языку. Поэтому пользователю не требуется изучения специальных языков программирования, а достаточно знаний, полученных в средней школе.

Очень полезна библиотека стандартных формул: математических, текстовые, логические и других. Приведу пример любимой функции разработчиков федерального теста:

=ЕСЛИ(F2>250;"Зачислить";"Отказать")

что означает: если содержимое ячейки А1 больше или равно 250, то в текущую ячейку будет записано "Зачислить", иначе – "Отказать").

Кроме возможности проведения расчетов, электронные таблицы позволяют просто и наглядно представлять данные в виде графиков, диаграмм, гистограмм, а также готовить отчеты, состоящие из текста, графики и числовых данных.

Одной из самых популярных электронных таблиц в настоящее время является MS Excel.

Информационно-поисковые системы

Информационная система – система, предназначенная для хранения, поиска, распространения, передачи и представления информации, в основе которой лежит база данных.

Информационно-поисковая система (ИПС) – пакет программ, включающий в себя базы данных и систему управления базами данных (СУБД).

ИПС предназначена для создания базы данных, хранения и быстрого поиска информации.

База данных – электронный документ, содержащий информацию, упорядоченную таким образом, чтобы можно было делать выборки из нее согласно условиям запросов.

В настоящее время наиболее распространены реляционные базы данных.

Реляционная база данных представляет собой множество взаимосвязанных двумерных таблиц – реляционных таблиц, называемых также отношениями, в каждой из которых содержатся сведения об одной сущности автоматизируемой предметной области.

База данных аналогична традиционной картотеке и состоит из записей.

Базу данных можно представить в виде таблицы, строки в которой представляют собой записи, а столбцы – поля.

Запись – набор характеристик объекта, аналог карточки из картотеки.

Поле содержит описание одной из характеристик объекта (например, наименование товара). Поле – это столбец в таблице.

Хранение информации в картотеке удобно тем, что карточки могут сортироваться по разным характеристикам, что ускоряет выборку нужной информации.