Официальные письма. Виды официальных писем

Официальными письмами обмениваются организации, учреждения, должностные и частные лица.

В основе классификации официально-деловой переписки лежат различные классификационные признаки. Так, например, по тематическому признаку официально-деловую корреспонденцию достаточно условно разделяют на деловую и коммерческую. Переписку, с помощью которой офор-мляют экономические, правовые, финансовые и другие формы деятельности предприятия, принято называть деловой корреспонденцией. Письма, составляемые при заключении и выполнении коммерческих сделок относят к коммерческой корреспонденции (письма-запросы, предложения, пись­ма претензии и ответы на әти виды писем и др.).

Основные виды коммерческой корреспонденции:

■ коммерческий запрос;

■ ответ на запрос;

■ письмо-предложение;

■ ответ на предложение;

■ письмо-претензия (рекламация);

■ ответ на рекламацию;

■ информационно-рекламные письмя.

Актуальность коммерческой корреспонденции как формы делового общения между предприятиями и организа-циями значительно возросла в последнее время в связи с коммерциализацией экономики. Коммерческие письма составляются от имени юридических лиц и имеют правовую силу. От того, насколько точно, грамотно и убедительно составлено коммерческое письмо, зависит в конечном итоге успех будущей сделки. Коммерческое послание, помимо ясности и точности изложения, должно отличаться также определенной воздействующей силой, в связи с чем, при составлении текста письма должны учитываться пси-хологические факторы его восприятия адресатом. Элементами такого рода воздействия являются этикетные фразы и конструкции, не только создающие определенные рамки корректности и вежливости, но и задающие общению определенную тональность. Например: 1. Согласно нашей договоренности просим сделатъ нам предложение на поставку... 2. Мы будем рады, если Вы сообщитпе нам о возможности поставки.... Оба предложения выражают просьбу, однако второе настраивает адресата на установ-ление уважительных, доброжелательных отношений.

Коммерческую корреспонденцию составляют такие виды писем, как письмо-запрос, письмо-предложение (оферта), письмо-ответ (на запрос, предложение), письмо-претензия (рекламация).

Письмо-запрос - это документ, представляющий собой обращение лица (организации), желающего заключить сделку (покупателя к продавцу, импортера к экспортеру), с просьбой дать подробную информацию о товаре (услугах и т. п.) и (или) направить предложение на поставку товара (обращение продавца к покупателю). Письмо-запрос обычно состоит их двух частей. Во введении в ловество-вательной форме излагается существо вопроса; в заключе­нии ставятся вопросы, на которые ожидается ответ адресата. Запрос должен быть кратким, со ссылкой на соответствующие нормативные материалы, достигнутые дого­воренности, прежние письма.

В содержание коммерческого запроса, как правило, входят такие аспекты, как наименование товара (услуг) и условия, на которых автору запроса желательно получить товар. Запрос такого типа входит в группу контрактных Документов и используется в операциях по подготовке и заключению сделки. Содержательные аспекты запроса реализуются с помощью устойчивых языковых моделей, таких, например, как: Просим выслатъ нам предложение на поставку... Будем весъма признателъны, если Вы сообщите нам о...; Обращаемся к Вам с просьбой выслатъ нам предложение...

Письмо-запрос может содержать следующую информацию: о принятии запроса к рассмотрению; о выяснении возможностей поставки товара, интересующего покупателя; об отказе поставить товар, интересующий покупателя; об изменении условий запроса (изменении количества това­ра, марки, сроков поставки и т. п.).

Ответ на запрос формулируется в зависимости от конкретной ситуации, т. е. от степени возможности и готовности продавца удовлетворить пожелания покупателя. Письмо-ответ может иметь форму трафаретного или обычного письма. В случае отказа поставить интересующий покупателя товар вписьме-ответе могут быть использованы следующие типовые модели: К сожалению, мы не можем ответить на Ваш запрос положителъно и выслатъ Вам конкретное предложение на поставку...; Мы просим Вас отложитъ этот вопрос до... Если продавец может сразу удовлетворить просьбу покупателя и поста­вить интересующий его товар, он направляет предложе­ние.

Писъмо-предложение (оферта) — это заявление про­давца, экспортера о желании заключить сделку с указанием ее конкретных условий. Предложение может быть направлено вответ на запрос покупателя либо по инициативе продавца. В предложении обычно указываются наименование предлагаемого товара, количество икачество товара, цена, срок поставки, условия платежа, род упаковки идругие условия поставки взависимости от характера товара.

При составлении предложения используются стандартные модели: В ответ на Ваш запрос от... мы предлагаем Вам...; Товар сертифицирован (снабжен сертификатом качества)...; Товар будет поставляться в... квартале те-кущего года.

Ответ напредложение. Ответ на предложение может содержать согласие на условия предложения, подтверждение принятия предложения. В этом случае сделка считается законченной. Принятием предложения является выдача заказа или заключение контракта. Если покупатель не согласен с условиями предложения или не заинтере-сован в предлагаемом товаре, он отклоняет предложение. В этом случае между продавцом и покупателем может установиться переписка до тех пор, пока не будет достигнута полная договоренность.

Письмо-претензия (рекламация) — коммерческий до­кумент, представляющий собой выражение претензий к стороне, нарушившей принятые на себя по контракту обя-зательства, и требование возмещения убытков. Рекламация должна содержать: основания для предъявления претен­зий; доказательства — ссылки на нормативные акты, до­кументы (акт экспертизы, акт приемки и т. д.); конкретные требования стороны, предъявляющей претензию (на-пример, требование замены некачественного товара; тре­бование уценки товара и т. д.).

При составлении текста рекламации используются стандартные модели: К сожалению, мы должны поставить Вас в известностъ, что...; К нашему огромному сожа­лению, условия контракта Вами не выполнены; Мы офи-циалъно заявляем Вам рекламацию на...

Ответ на рекламацию. В ответе на рекламацию сообщается, что претензия принята к рассмотрению; претен­зия удовлетворяется полностью или частично (с указани­ем срока и способа ее удовлетворения); претензия откло-няется (полностью или частично) суказанием мотивов от­каза с соответствующей ссылкой на нормативные акты идругие документы, которые его обосновывают. Стандартные модели ответа на рекламацию: Приносим свои из-винения за...; Ваша претензия признана необоснованной. В последнее время широкое распространение получили коммерческие документы информационно-рекламного ха­рактера: товарное предложение, сообщение о видах про-изводимых товаров и услуг. К ним предъявляются особые требования: запоминаемость, способность вызвать коммер­ческий интерес. Письма этого типа являются нерегламен-тированными; отличаются болыпей свободой выбора языковых средств. Так, в них часто встречаются оценочные конструкции: безупречная работа, разумная ценовая политика.