Работа с заявкой на покупку

1. Итак, задача агента: подобрать объект для клиента. Создание заявки мы рассмотрели в предыдущей главе. Теперь разберемся как работать с созданной заявкой.

Как видно из страницы заявки, работа по ней разделена на 4 шага:

1. Создание заявки. На этом шаге указывается начальная информация: название заявки, выбирается или создается клиент, данные о комиссионных, параметры искомого объекта; тут же выбираются подходящие объекты из списка предложенных CRM и сохраняются в заявке;

2. Предложение объекта. Отправка PDF-презентации объектов клиенту на email. Система автоматически формирует PDF файл с информацией об объектах и отправляет их на адрес электронной почты, указанный в анкете клиента. После получения мнения клиента об объектах, его нужно зафиксировать для каждого объекта в заявке, выбрав один из статусов: клиент заинтересовался, клиент задумался, клиенту это неинтересно;

3. Показ объектов. Третий шаг - это непосредственно показы объектов которые прошли отбор на предыдущем шаге клиенту и фиксация мнения клиента которое сложилось у него после просмотра каждого объекта. Здесь небоходимо также зафиксировать реакцию клиента (объект понравился, не понравился либо клиент задумался)

4. Завершение сделки. Выбирается объект, решение о покупке которого принял клиент. После нажатия на кнопку “Отправить в сделку”, начальству ставиться задача заблокировать этот объект, для исключения возможности двойной продажи. Заявка и объект помечаются как успешные.

Рассмотрим шаги подробнее:

На первом шаге, заявке дается название, заполняются все прочие поля, в том числе создается новый или выбирается существующий клиент (хотя эту процедуру можно опустить и выполнить потом).

Тут же необходимо указать параметры искомого объекта. После нажатия на кнопку “Сохранить”, производится поиск и выводятся все объекты CRM удовлетворяющие указанным параметрам. Добавьте необходимые объекты в заявку просто пометив нужные объекты “галочкой”. Затем нажмите “Следующий шаг”.

В будущем, при необходимости, на любом этапе сделки можно нажать на кнопку “Редактировать заявку” (что аналогично возврату на первый шаг “Создание заявки”) и поправить некоторые из ее полей, изменить параметры искомого объекта и тп, после чего вернутся к текущему шагу, который всегда помечается зеленым.

3. На втором шаге “Предложение объектов”, вы увидите добавленные объекты для показа клиенту.

Нужно отметить галочкой объекты, информацию о которых вы хотите отправить клиенту, затем кликнуть на ссылку “Отправить клиенту PDF с выбранными объектами”. Автоматически будет сформирован PDF файл с информацией о каждом выбранном объекте и отправлен на адрес электронной почты клиента.

Следует помнить, что если в анкете клиента не задан его адрес email, то ссылка “Отправить клиенту PDF с выбранными объектами” в заявке не появится.

Далее, агент связывается с клиентом, чтобы узнать его мнение по предложенным ему объектам и выставляет первичную реакцию на показ, нажав ссылку “Результат предложения” справа от названия объекта.

Реакция клиента может быть одной из следующих:

● Клиент заинтересовался

● Клиент задумался

● Клиенту это не интересно

При желании можно снабдить реакцию произвольным текстовым комментарием и прикрепить к нему необходимые файлы, например наброски клиента по требуемой планировке.

Когда выставлена реакция одобрения хотя бы по одному объекту заявки, можно переходить к следующему шагу “Показ объектов”. На этом шаге в списке объектов показываются только те, по которым была выставлена реакция “Клиент заинтересовался”. На каждый такой объект агент выезжает с клиентом, проводит клиенту показы и записывает его реакции, которые потом выставляет в CRM.

Возможные варианты:

● Клиент одобрил

● Клиент думает одобрить или отказаться

● Клиент отказался

В настройках системы можно указать период, по истечении которого после добавления объекта в заявку, при отсутствии активности от агента, автоматически выставляется реакция “Клиенту это не интересно”. Данная мера призвана подстегнуть агентов быстрее контактировать с клиентами и собирать их реакции. Во избежании такого автоматического исключения объекта из заявки, агенту следует хотя бы раз в неделю выбирать реакцию “Клиент задумался”.

Следующий шаг “Завершение сделки”. Если в качестве вторичной реакции клиента было выбрано “Клиент одобрил”, то справа от объекта появится ссылка “Отправить в сделку”

Отправка объекта в сделку означает твердое намерение клиента заключить договор по данному объекту. Необходимо будет указать прогнозируемую дату сделки, а всем руководителям агента будет отправлена задача на блокировку данного объекта. Если один из руководителей подтвердит блокировку, то объект далее не будет доступен другим агентам для показов и добавления в новые заявки, то тех пор пока объект не разблокируют. Это позволяет избежать споров при “двойных продажах”, когда два разных клиента заинтересовались одним и тем же объектом. Объект получит тот из клиентов, который раньше изъявил желание заключить сделку.

После нажатия на кнопку “Отправить в сделку” появится окошко, в котором вас попросят указать прогнозируемую дату сделки с клиентом. После указания даты нажмите кнопку “Сохранить”:

9. В итоге, объект будет отмечен галочкой как успешный (для клиента успешно был подобран объект). Боссу при этом ставится задача заблокировать данный объект. После того, как Босс его заблокирует рядом с названием объекта появится замочек:

10. Теперь вы можете создавать различные документы по заявке: например, формы подтверждения, договора и акты. Система поддерживает добавление новых шаблонов документов. Шаблоны представляют собой отформатированный текст, в который можно добавлять ключи указывающие на сущности CRM связанные с текущей заявкой и поля этих сущностей. Например реквизиты клиента, параметры объекта недвижимости и тп. Так образом, при генерации документа в заявке, все ключи шаблона автоматически заменяются на соответствующие значения полей

Добавленые документы будут появляться в заявке с указанием имени объекта и даты создания документа.

Щелкните по документу для того, чтобы перейти к его редактированию. На странице редактирования документа вы можете исправить его название, содержание, дату. Для того, чтобы вернуться обратно к заявке нажмите стрелочку “Назад”:

13. После оформления всей документации по сгенерированным документам и заключения договора с клиентом нужно отметить данную заявку как успешную:

Заявка уйдет из списка ваших заявок в работе, руководство получит уведомление об успешной сделке. Автоматические отчеты обновятся новыми данными.

ВАЖНО: если проданный (сданный) объект предварительно не заблокировать, то заявку нельзя будет перевести в “Успешные”