В Access звіт являє собою форму спеціального типу, яка призначена для виведення на друкування. Звіт створюється тоді, коли необхідно представити на папері зведену інформацію, яка зберігається в базі даних.
- На вкладці Отчеты натиснути кнопку Создат ь. У вікні вибрати Мастер отчетов.
- У полі Таблицы и запросы вибрати таблицю або запит, для яких буде створено звіт.
- У полі Доступные поля вибрати ті поля, які потрібні для звіту, натисканням кнопок > або >>. Натиснути Далее.
- Перевага звітів перед формами - у можливості групування даних. Якщо потрібні рівні групування то вибрати поле, яке буде І рівнем, натиснути >. Дані можна групувати не більше ніж по 3 рівням. Натиснути Далее.
- Access автоматично сортує дані по тим же полям, по яким виконується групування.
Якщо в попередньому вікні були встановлені рівні групування, то у поточному вікні з'явиться кнопка Итоги, де можливо вказати поля для підведення підсумків.
Для встановлення підсумків вибрати їх тип у відповідних полях (Sum, Avg, Min, Max). Потім вибрати одне з двох: данные и итоги або только итоги. Якщо потрібно, встановити підрахунок процентів, натиснути ОК.
|
|
Якщо потрібно відсортувати і інші поля, їх необхідно вказати в спеціально відведених полях та вказати напрямок сортування натисканням кнопки в кінці поля АЯ↓ або ЯА↑. Натиснути Далее.
- У наступному вікні вказати, як будуть представлені дані в звіті:
- Ступечаты й – ступенчате розташування даних різних рівней;
- Блок – блочне розташування даних;
- структура1 та структура2 – ступінчате розташування рівней з перекриттям;
- по левому краю 1, 2 – вирівнювання по всім рівнях по лівому краю сторінки.
Вибрати потрібне.
Якщо рівні звіту не задано, то макет запиту має наступні пункти:
- в столбец;
- табличный;
- выровненный.
Вибрати орієнтацію сторінки (альбомна, книжна). Встановити опцію «Настроить ширину полей для размещения на одной странице», натиснути Далее.
- Вибрати стиль (діловий, звичайний, полужирний, стиснутий, спокійний, строгий)
- Ддати ім’я звіту, яке буде виведено у вигляді заголовку, натиснути Готово.
В готовому звіті внизу автоматично встановлюється дата створення цього звіту.
Зберегти звіт командою Файл → Сохранить.
Робота зі звітом у режимі конструктора аналогічна роботі з формою.
Присутні розділи аналогічні формі, а також заголовки і примітки груп.
Згрупувавши записи, що містять спільні значення, можна обчислити проміжні підсумки і зробити звіт більш легким для читання.
Керування сортуванням і групуванням здійснюється за допомогою вікна «Сортування й групування». Порядок зверху вниз задає рівні групування (сортування).
|
|
Що б використовувати групування, треба змінити “заголовок групи”, “примітка групи” у вікні «Сортування й групування» на «Так».
Треба установити властивість «Не виводити повтори» у положення «Так».
Підлеглим звітом називають звіт, вставлений в інший звіт.
Робота з підлеглими звітами аналогічна роботі з підлеглими формами.
Обчислювальні значення у звітах схожі на обчислювальні значення у формах.
Аналогічно меню «Вставка» - «Номера сторінок» і «Дата і час».
Використовуючи властивість поля «Сума з нагромадженням» можна отримати нумерацію записів, а також їхнього підрахунку в кожній групі.