Таблица для анализа использования времени
Выявление видов деятельности, на которые время тратится впустую (как показывают исследования, таких бывает до 25%), которые могут (возможно, с большим успехом) выполнять другие лица, которые отнимают время у других, называется диагностикой времени. Для облегчения последней время, затрачиваемое работниками управления, можно распределить по следующим функциям:
¨ обдумывание проблем, выработка решений, подготовка документов;
¨ руководство людьми (распределение заданий, инструктаж, консультирование, оценка их работы, разрешение конфликтов);
¨ прогнозирование и планирование на перспективу;
¨ подготовка совещаний, выступлений, различных мероприятий;
¨ контроль подчиненных;
¨ осуществление внешних коммуникаций (участие в переговорах, обмене опытом, конференциях).
После группировки работ им дается оценка на предмет необходимости, целесообразности, соотношения предполагавшихся и фактических затрат времени.
|
|
Оценку затрат времени можно проводить, учитывая следующие моменты:
¨ общий перечень выполняемых работ;
¨ перечень и удельный вес работ, свойственных данной должности;
¨ перечень и удельный вес повторяющихся работ;
¨ перечень и удельный вес планируемых работ;
¨ перечень и удельный вес нормируемых работ;
¨ перечень и удельный вес нестандартных и творческих работ.
В процессе анализа определяется, какие факторы обусловливают наибольшие потери времени и являются в этом смысле самыми дорогостоящими, например визиты, встречи, телефонные разговоры, прием посетителей, встречи с подчиненными и т. п. Их выявление позволяет искать способы изменения структуры затрат времени, которая в наибольшей степени способствовала бы достижению целей, и обуздать самых злостных его расхитителей.
Опыт показывает, что даже если в одном случае из десяти работа руководителя не требовалась, то он не доверяет подчиненным; если момент начала работы был определен спонтанно или на нее затрачено больше времени, чем предусматривалось нормативами, то в организации плохо поставлено планирование.
Основными причинами потерь времени являются:
¨ нечеткое определение целей и приоритетов, в результате чего люди не могут правильно сориентироваться в ситуации, а потому берут на себя слишком много либо слишком мало работы, тонут в мелочах;
¨ неудовлетворительная организация планирования, не позволяющая менеджеру справиться с распределением времени на выполнение своих дел;
¨ неорганизованность и недисциплинированность подчиненных, приводящая к многократной переделке одной и той же работы;
¨ отсутствие необходимой информации для принятия решений, в результате чего их приходится постоянно откладывать;
¨ нерешительность руководителя, неумение работать с партнерами, подчиненными, посетителями, проводить собрания и совещания.