Приём посетителей. При договорённости о встрече необходимо записать время и место, спланировать все дела так, чтобы не откладывать их

При договорённости о встрече необходимо записать время и место, спланировать все дела так, чтобы не откладывать их, не заканчивать в спешке, не торопиться на встречу. Надо продумать план своего разговора, выделить главное. Чётко сформулировать цель встречи.

Для того чтобы подготовиться к посещению, необходимо:

- выяснить у посетителя цель визита;

- предварительно установить продолжительность беседы;

- перенести беседу на другое время, если невозможно достичь намеченной цели в течение запланированного времени;

- частную информацию излагать в конце посещения;

- подготовиться к разговору и держать наготове необходимые документы.

Есть три основных принципа ведения делового разговора:

- умейте заинтересовать собеседника в полезности этой встречи;

- сделайте всё, чтобы создать атмосферу взаимного доверия;

- учитесь использовать методы убеждения во время вашего разговора.

Всю беседу формально можно разделить на несколько этапов: начало беседы, передача информации, аргументирование, выслушивание доводов собеседника, принятие или опровержение этих доводов, принятие решения.

Если беседа затянулась, а посетитель не желает её завершать, целесообразно:

- высказать обобщающий вывод и закончить беседу;

- посмотреть на наручные часы;

- встать и проводить посетителя к двери;

- договориться с секретарём, чтобы он прервал разговор и напомнил о следующем деле;

- сообщить посетителю до разговора и перед его завершением о том, что вас ждут другие посетители и ваше время ограничено;

- просто сказать, что, что вы хотели бы сейчас закончить разговор.