2015-03-22
388
Поток материалов для чтения в виде деловых писем, газет, циркуляров, служебных записок и т. п. становится всё более насыщенным, в результате менеджеры около 30% времени тратят на чтение. Поэтому огромное значение имеет рациональное чтение, благодаря которому экономится масса времени. Немаловажное значение имеет и рациональное ведение корреспонденции. Для рационализации обработки входящей почты необходимо:
- предупредить, чтобы на стол менеджеру клали только входящую почту, имеющую важное значение и отказаться от «рутинной» почты;
- поручить секретарю предварительно сортировать входящую почту (например, по приоритетности) и раскладывать её в специальные папки;
- распорядиться, чтобы к входящим письмам прикладывались необходимые разъяснительные материалы;
- при чтении документа сразу помечать важные места, чтобы облегчить себе и другим последующую обработку;
- снабжать документ указаниями и замечаниями по обработке;
- обрабатывать документ сразу после получения, т.е. во время просмотра почты, и принимать меры;
- делегировать полномочия и передать право подписи документов ответственному исполнителю;
- для экономии времени при составлении документов целесообразно использовать технические средства (например, использование диктофона сократит время подготовки документов в 2 – 3 раза.
