Завершите работу с программой Access, сохранив данные

Практикум по Access

Учебное пособие для студентов

Москва 2009

ББК 32.976 – 018.2

О - 94

Авторы: д.с.н., проф. Онокой Л.С., к.т.н., доц. Блохина О.А.

к.т.н., доц. Софинский П.И.

Рецензенты:

профессор В.М.Аристов (РХТУ им. Д.И.Менделеева)

профессор Ю.Х.Коновалов (РГСУ)

Пособие утверждено на заседании кафедры Информатики РГСУ. Протокол № 9 от 14 мая 2009 г.

О-94 Практикум по Access: Учебное пособие для студентов.

–М.: Изд-во РХТУ им. Д.И.Менделеева, 2009

ББК 32.976 – 018.2

О - 94

ã Л.С.Онокой, О.А.Блохина,

П.И.Софинский

ãРоссийский государственный

социальный университет

ОГЛАВЛЕНИЕ

Лабораторная работа № 1. 4

Лабораторная работа № 2. 10

Лабораторная работа № 3. 17

Лабораторная работа № 4. 22

Лабораторная работа № 5. 24

Лабораторная работа № 6. 28

Лабораторная работа № 7. 30

Лабораторная работа № 8. 32

Лабораторная работа № 9. 42

Лабораторная работа 10. 50

Лабораторная работа 11. 57

Лабораторная работа 12. 66

Лабораторная работа 13. 72

База данных Access – это программа, разработанная компанией Microsoft для операционной системы Windows. Основная функция базы данных – предоставление единого хранилища для информации, относящейся к какой-либо теме. Базами данных пользуются как частные лица, так и крупные коммерческие и государственные организации. В современных условиях практические навыки работы с базами данных необходимы любому специалисту. Работая с этим пособием, Вы освоите основные методы работы в Access, узнаете, как создать новую базу данных и работать с уже существующей, как вводить данные в базу и связывать их друг с другом, как создавать и использовать формы для ввода и просмотра данных, как получать информацию из базы данных с помощью запросов.

База данных – это совокупность данных определеннойструктуры, хранящихся в виде файла во внешней памяти компьютера.

Основными объектами базы данных в среде СУБД MS Access являются таблицы, отчеты, запросы и формы. Каждый объект можно создать, открыть для просмотра и изменить. Для ввода и редактирования данных используются таблицы и формы.

В таблице хранится информация. В таблицу помещают записи с определенной информацией. Вертикальные столбцы в таблице называют полем,каждому полю присваивают неповторяющееся имя. Формапредоставляет пользователю более удобный способ ввода, редактирования и просмотра данных в таблицах.

Запрос – это выражение указывающее, какую информацию требуется выбрать из одной или нескольких таблиц.

Отчет– это выводима из базы данных информация, которую обычно подготавливают для распечатки.

Лабораторная работа № 1.

Создадим базу данных Мои школьные друзья, состоящую из одной таблицы.

Запустите программу Access: ПУСК - Программы –Microsoft Office- Access.

Нажмите мышкой на кнопку Создать . В обновленном окне справа имеется раздел Создание, щелкните по значку Новая база данных. Появиться диалоговое окно, представленное на рисунке ниже. В поле Имя файла в качестве имени базы данных введите название базы

данных в поле «Имя файла»: Мои школьные друзья.db1.mdb

Щелкните по кнопке Cоздать. В появившемся окне Мои школьные друзья: база данных выберите тип создаваемого документа (файла) – База данных Microsoft Office - Access.

Вы создаете таблицу, поэтому выберите закладку Таблицы - Создание таблицы в режиме конструктор. Нажмите кнопку Создать.

В появившемся окне Новая таблица из нескольких вариантов выберите Конструктор и щелкните по кнопке ОК. Появится окно Конструктора – Таблица1:таблица.

В левой верхней клетке Имя поля введите Фамилия и нажмите Enter. В соседней клетке появиться Тип данных, по умолчанию он задается Текстовый. Любой другой (Числовой, Дата/время и др.) выбирается с помощью ниспадающего меню – для этого щелкните по расположенному в квадратике черному треугольничку.

Заполните поле Имя поля наименованиями: Фамилия, Имя, Отчество, Дата рождения, Телефон.

Общие свойства поля пока оставляем по умолчанию.

Сохраните таблицу, нажав на клавишу Сохранить .

В появившемся окне наберите имя таблицы Список друзей и нажмите ОК.

Появится запрос на создание ключевого поля – уникального поля записи, по которому в дальнейшем будет удобно связывать таблицы.

Нажмите Да. В появившемся поле Код укажите тип данных – Текстовый.

Сохраните таблицу, нажав на клавишу Сохранить .

Перейдите в Режим Таблицы, нажав сначала на кнопку

Вид . Ввод данных вы будете производить в этом режиме, заполняя клетки таблицы, перемещая курсор с помощью стрелок перемещения курсора, расположенных в правой нижней части клавиатуры или клавиши Enter. Заполните базу данных значениями, как указано ниже.

Сохраните введенные данные, нажав на Сохранить . В результате вы получите таблицу, с которой можно работать. Таблицу можно редактировать и производить с ней иные действия

Замените фамилию Волков на Курочкин. Для этого выделите редактируемую ячейку и наберите новую фамилию. Замените год

рождения на 1993. Для этого щелкните мышкой по нужной ячейке, разместив в ней курсор, и отредактируйте запись.

Чтобы произвести сортировку записей, нужно поставить курсор в любую ячейку сортируемого поля (столбца) и щелкнуть по кнопке:

если нужно отсортировать по возрастанию. если нужно отсортировать по убыванию.

Отсортируйте фамилии по алфавиту. Для этого поставьте маркер на любую фамилию в столбце с названием Фамилия и щелкните мышкой по кнопке .

Сохраните эту таблицу, нажав на кнопку Сохранить .

Закройте таблицу, нажав на кнопку Закрыть .

Повторите эту операцию еще раз, чтобы закрыть текущую базу данных, получив пустое окно для новой работы. В этом положении можно создать новую базу данных или открыть существующую для продолжения работы.

Откройте снова свою базу данных с помощью команд Файл –

– Открыть – Мои школьные друзья – Открыть.

Откройте таблицу Список друзей.

Установите текстовый курсор в поле (столбце) Фамилия или выделите столбец целиком с помощью курсора, поместив его верхней части поля с надписью Фамилия и придав ему вид черной вертикальной стрелки.

Нажмите на кнопку Найти , которая позволяет найти запись по введенному значению.

Наберите в поле Образец фамилию Орлов и нажмите на кнопку Найти далее. Фамилия Орлов будет найдена (выделена).

Затем щелкните по кнопке Замена, проставьте в поле Заменить на фамилию Мышкин, щелкните Заменить.

В Списке друзей вместо фамилии Орлов появится фамилия Мышкин. Выберете пункт меню Файл – Выход.

Если появится вопрос о сохранении изменений, то сохраните их.

Лабораторная работа № 2.

Создайте базу данных состоящую из двух таблиц ( таблица Учебные группы итаблица Список групп).

Запустите программу Microsoft Access. Нажмите на кнопку Открыть базу данных . Откройте вашу базу данных Мои школьные друзья, изготовленную на прошлом занятии.Для этого в ыделите ее из списка баз данных и нажмите Открыть.

Удалите таблицу Список друзей, для чего выделите имя таблицы и нажмите клавишу Delete.

На вопрос о подтверждении удаления таблицы ответьте Да.

Создайте таблицу Учебные группы, для чего выберите закладку Таблицы - Создание таблицы в режиме конструктора и нажмите на кнопку Создать.

Выберите Режим таблицы и нажмите на ОК.

Появиться пустая таблица, поля которой имеют цифровое наименование (Поле1, Поле2 и т.д.).

Переименуйте Поле1. Для этого поставьте курсор в любую ячейку столбца Поле1 и выполните команду Формат – Переименовать столбец.

Ячейка имени столбца окажется выделенной. Введите название поля Учебная группа и нажмите клавишу Enter.

Таким же образом переименуйте Поле 2. Присвойте ему название Преподаватель и нажмите клавишу Enter. Если текст не умещается целиком в ячейке, расширьте поле с помощью двунаправленной стрелки, поставив курсор на границе раздела заголовков полей и прижав левой клавишей мыши.

Сохраните таблицу, нажав на кнопку Сохранить и присвоив ей имя Учебные группы.

На вопрос о создании ключевого поля ответьте отрицательно.

Перейдите в режим Конструктор, щелкнув кнопку Вид

Сделайте поле Учебная группа ключевым, поместив курсор на имя этого поля и нажав на кнопку Ключевое поле .

Тип поля Учебная группа и П реподаватель задайте текстовым, выбрав его мышкой из ниспадающего списка.

Сохраните изменения, нажав на кнопку . Закройте таблицу.

Теперь создадим таблицу Список групп. Выберите закладку Таблицы. Нажмите на кнопку Создать.

В окне Новая таблица выберите Режим таблицы и нажмите на ОК. Появиться пустая таблица, поля которой имеют цифровое наименование (Поле1, Поле2 и т. д). Переименуйте поля по аналогии с предыдущим заданием, выполнив команду Формат – Переименовать столбец, в соответствии с нижеприведенной формой, внеся следующие названия столбцов: Код, Фамилия, Имя, Отчество, Дата рождения, Учебная группа.

Сохраните таблицу под именем Список групп, нажав на кнопку

Сохранить .

На вопрос о создании ключевого поля ответьте отрицательно.

Перейдите в режим Конструктор, нажав на кнопку Вид или .

Сделайте поле Код ключевым, поместив курсор на имя этого поля и нажав на кнопку Ключевое поле . Тип данных полей Код, Фамилия, Имя, Отчество, Учебная группа – задайте Текстовый; поля Дата рождения - Дата/время.

Значения поля Учебная группа надо не набивать вручную, а выбирать из списка, содержащегося в таблице Учебные группы. Для этого, оставив курсор на строчке Учебная группа, выберите закладку Подстановка, тип элемента управления – Поле со списком, источник строк – Учебные группы.

Сохраните изменения, нажав на кнопку . Закройте таблицу. Создадим схему данных. Откройте базу данных Мои школьные

друзья. В окне Microsoft Access нажмите кнопку Схема данных.

В появившемся окне Добавление таблицы выделите вкладку Таблицы, в ней - таблицу Учебные группы и нажмите на кнопку Добавить.

Выделите таблицу Список групп и щелкните по кнопке Добавить. В окне Схема данных появиться условный вид этих таблиц.

Закройте окно Добавление таблицы.

В окне Схема данных увеличьте размеры окон таблиц Список групп и Учебные группы, чтобы были видны все поля (если некоторые поля не видны). Поставьте мышку на имя поля Учебная группа в таблице Учебные группы и, не отпуская кнопку мышки, перетащите ее на поле Учебная группа в таблице Список групп. Отпустите мышку. Появиться окно Изменение связей.

Включите Обеспечение целостности данных. Это невозможно будет сделать, если типы обоих полей заданы не одинаково. Включите Каскадное обновление связанных полей, чтобы при изменении номеров групп в таблице Учебные группы эти номера групп автоматически изменялись бы в связанной таблице.

Включите каскадное удаление связанных полей, чтобы при удалении записи с номером группы в таблице Учебные группы все записи из таблицы Список групп, в которой стояли эти номера групп, удалялись бы автоматически.

Нажмите на кнопку Создать. Появиться связь «Один – ко - многим».

Закройте схему данных, нажав на кнопку Закрыть в верхнем правом углу окна, ответив утвердительно на вопрос о сохранении схемы данных.

Лабораторная работа № 3.

Создадим базу данных, состоящую из трех таблиц.

Запустите программу Microsoft Access. Нажмите на кнопку Открыть базу данных. Откройте базу данных Мои школьные друзья, для чего выделите из списка баз данных имя вашей базы и нажмите на кнопку ОК. Откройте таблицу Учебные группы, выделив ее и нажав на кнопку Открыть и введите нижеприведенные данные в таблицу.

Сохраните и закройте таблицу.

Откройте таблицу Список групп. Заполните ее нижеуказанными данными.

Выделите все записи стрелкой курсора, установив ее слева от строчек таблицы. Удалите все записи таблицы Список групп, оставив ее структуру, для чего нажмите клавишу Delete.

Нажмите на кнопку Да в вопросе о подтверждении удаления (можно выполнить команду Правка – Удалить запись). Закройте таблицу, сохранив ее. Снова заполните таблицу данными на 8 человек.

Если бы Вы использовали Счетчик как тип данных поля Код, топри вводе новых данныхв эту таблицу могло бы получиться, что счетчик начнет меняться с того номера, который был присвоен последней записи. В этом случае, чтобы нумерация снова начиналась с 1, перед вводом данных нужно выполнить команду Сервис – Служебные программы – Сжать и восстановить базу данных, затем снова заполнить таблицу данными, добившись, чтобы нумерация начиналась с 1.

Теперь создадим таблицу Личные данные используя Мастер таблиц. Выберите закладку Таблицы. Нажмите на кнопку Создать.

В появившемся окне Новая таблица выберите Мастер таблиц и нажмите на кнопку ОК.

В появившемся окне Создание таблиц следует выбрать: в поле Образцы таблиц – поле Студенты; в поле Образцы полей – поля КодСтудента, Адрес, НомерТелефона, нажимая после каждого выбора на кнопку . Эти поля попадут в Поля новой таблицы. Нажмите на кнопку Далее.

В появившемся окне задайте имя новой таблицы - Личные данные. Оставьте автоматический выбор ключа.

Нажмите на кнопку Далее. Access проверит связи данной таблицы с другими таблицами и известит вас об этом новым окном Создание таблиц.

Как видно, таблицы не связаны.

Нажмите на кнопку Далее.

Выберите Ввести данные непосредственно в таблицу, нажмите на кнопку Готово. Перед Вами откроется таблица Личные данные, у которой есть поля, но отсутствуют записи.

Добавьте в таблицу Личные данные еще одно поле (выделите столбец – Вставка - Столбец), в которое введем Место рождения

( команда Формат - Переименовать столбец). Поле можно добавить, открыв таблицу в режиме конструктора.

С помощью кнопки Вид выберите Конструктор.

Перейдите в режим таблицы нажав на кнопку Вид

и заполните таблицу нижеприведенными данными

Закройте таблицу, предварительно сохранив ее. В результате вы получите три таблицы, две из которых ранее были связаны, а третья нет.

Займемся исправлением схемы данных.

Нажмите на кнопку Схема данных

Нажмите на кнопку - Отобразить таблицу

В появившемся окне выделите таблицу Личные данные и нажмите на кнопку Добавить, а затем на кнопку Закрыть окна Добавление таблицы.

Поставьте мышку на имя поля КодСтудента в таблице Личные данные и, не отпуская кнопку мышки, перетащите ее на поле Код в таблице Cписок групп. Отпустите кнопку мышки. Появиться окно Изменение связей.

Включите Обеспечение целостности данных. Это невозможно сделать, если типы обоих полей заданы неодинаково.

Нажмите на кнопку Создать. На схеме данных появиться связь «один-к- одному».

Это значит, что одной записи в таблице Список групп соответствует одна запись в таблице Личные данные. Закройте схему данных, сохранив ее.

Если в таблице Список групп есть хотя бы одна запись, а в таблице Личные данные записей нет, то может появиться сообщение об ошибке. Это потому, что в ведущей таблице данные есть и надо либо ввести в ведомую таблицу соответствующие данные, либо удалить данные в ведущей таблице.

Лабораторная работа № 4.

Создайте формы для ввода данных. Для этого в окне Microsoft Access выберите закладку Формы, затем Создание формы в режиме конструктор, нажмите кнопку Создать.

Появиться окно Новая форма, в котором следует выбрать Автоформа: в столбец, а в качестве источника данных – Список групп.

Нажмите на кнопку ОК. Появиться форма ввода Список групп.

Значения кнопок работы с записями:

- переход к первой записи; - переход к предыдущей записи;

- переход к следующей записи; - переход к последней записи; - добавление новой записи. Попробуйте добавить в базу данных 1-3 записи, дополнив полученную форму, аналогично сведениям из таблицы Список групп. Для этого внесите соответствующие сведения сначала в таблицу Личные данные, а затемв таблицу Список групп. В противном случае может появиться сообщение о нарушении целостности данных. При связывании мы таблицу Личные данные сделали ведущей, протянув связь от нее, поэтому данные в первую очередь вносят в нее.Сохраните данные. Имя формы – Список групп.

Закройте форму.

Перейдите в окно Таблицы и откройте таблицу Список групп.

Убедитесь, что в таблице автоматически появились новые записи.

Сохраните и закройте таблицу.

Откройте таблицу Учебные группы. Исправьте названия групп МОС Д-1-3/1 и МОС-Д-3/2 на СОЦ. Сохраните и закройте таблицу Учебные группы.

Откройте таблицу Список групп. Убедитесь, что названия групп изменились.

Закройте таблицу Список групп. Завершите работу с программой Access.

Лабораторная работа № 5.

Теперь поставим задачу ввода записей одновременно в разные таблицы: Список групп и Личные данные. ФИО мы храним в одной таблице, а адрес и номер телефона – в другой. Можно попробовать ввести значения в каждую таблицу отдельно, но удобнее видеть клетки обеих таблиц для ввода данных одновременно. Эту задачу легко решить вводом значений через специально созданную форму, в которой присутствуют поля всех необходимых таблиц. Данные вводим в форму, а в результате заполняются таблицы.

Создадим форму для ввода данных с помощью Мастера форм. В окне базы данных выберите вкладку Формы. Нажмите на кнопку Создать.

В окне Новая форма выберите Мастер форм. В нижнем поле

в качестве источника данных можно ничего не указывать. При использовании Мастера форм источник данных для формы следует указывать в окне Создание форм.

Нажмите на кнопку ОК. Появится окно Создание форм.

Выберите все поля из таблицы Список групп и все поля из таблицы Личные данные. Для этого выберите имя таблицы Список групп в поле Таблицы и Запросы. В результате появляется список полей в окне доступные поля. Нажмите на кнопку , которая переносит все

поля из списка. Затем выберите имя таблицы Личные данные в поле Таблицы и Запросы и вновь нажмите на кнопку . Нажмите на кнопку Далее.

Оставьте внешний вид формы в один столбец (выбран по умолчанию). Нажмите на кнопку Далее.

Выберите требуемый стиль (например, Стандартный). Нажмите на кнопку Далее.

Задайте имя формы: Общая форма.

Нажмите на кнопку Готово. В результате вы получите Общую форму, в которой можно менять существующие и вводить новые данные.

Эти значения будут попадать в ту таблицу, в которую нужно (часть значений – в одну таблицу, часть – в другую). Давайте заполним окна таблицы Общая форма вымышленными данными еще на 1-2 человек и заменив старые данные на 1-2 человек на новые.

Сохраним таблицу.

Откройте окно базы данных Мои школьные друзья и с закладки Формы перейдите на закладку Таблицы.

Откройте таблицу Список групп и убедитесь, что в ней появились новые данные.

Сохраните и закройте таблицу.

Откройте таблицу Личные данные и убедитесь, что в ней появились данные.

Данные появились, сохраните и закройте таблицу.

Лабораторная работа № 6.

Иногда появляется необходимость добавить новые поля в существующую таблицу. Это можно сделать, например, описанным ниже способом.

Добавим новое поле Дружеский шарж в таблицу Список групп.

Откройте базу данных Мои школьные друзья. Вкладку Таблицы.

Выделите таблицу Список групп. Перейдите в режим Конструктор.

Добавьте еще одно поле с именем Дружеский шарж, тип данных Поле объекта OLE, общие свойства поля оставьте по умолчанию.

Сохраните таблицу. Перейдите в режим таблицы. Нажмите мышкой на клетку, где должно быть значение поля вашего товарища, на которого будет сделан Дружеский шарж. Она выделится пунктиром.

Выполните команду Меню: Вставка – Объект – Точечный рисунок или Рисунок Paintbrush – ОК. Нарисуйте веселую мордочку своего приятеля (см. на следующей странице).

Нажмите в правом верхнем углу окна рисунка, в результате чего вы вернетесь в таблицу.

Рисунок будет обозначен словами Точечный рисунок.

Чтобы увидеть его, дважды щелкните мышкой по этой надписи и вы возвратитесь в программу, где изготовлен рисунок.

Создайте шаржи еще на двух школьных друзей.

Аналогично создайте новое поле Расчет зарплаты в EXCEL и вставте в одну из ячеек таблицы Список групп Рабочую книгу Microsoft Office Excel, выполнив команду Меню: Вставка – Объект – Microsoft Office Excel Worksheet.

Аналогично вставьте в одну из ячеек презентцию Power Point.

Завершите работу с программой Access, сохранив данные.

Лабораторная работа № 7.

Научимся использовать в работе фильтр.

Числа вводятся без ограничителей, например, 1990. Текст должен быть заключен в кавычки, например «Востриков». Даты ограничиваются символами #, например, #05/05/1990#. Элементы выражения могут быть связаны операторами:

1. арифметическими: *, +, -, /,^;

2. сравнениями: <, <=, >=, =, <>;

Откроем таблицу Список групп.

Нажмите на кнопку Изменить фильтр

.

Щелкните мышкой на поле Имя. У активного поля появится стрелка выбора (активным должно быть только одно поле!). Выделите щелчком имя Юрий и затем нажмите кнопку

Применение фильтра .

Вы автоматчески попадете в таблицу, в которой будут только ваши товарищи с именем Юрий.

Отмените выбор. Для этого необходимо отжать кнопку, которая теперь называется Удалить фильтр . Таблица возвратится в первоначальное состояние.

Выделите имя Юрий и нажмите кнопку Фильтр по выделенному . Увидите таблицу, в которой будут представлены только ваши товарищи с именем Юрий.

Точно также можно отфильтровать данные по группам, датам рождения и т.д.

Отмените выбор, отжав кнопку Удалить фильтр . Таблица возвратится в первоначальное состояние.

Еще раз проделаем такую же операцию и выберем всех студентов из группы МОС-Д-1-1/1. Для этого выделим в таблице название требуемой группы и нажмем кнопку Фильтр по выделенному .

Получим следующие записи.

Удалите изменения в таблице, нажав на кнопку Удалить фильтр .

Завершите работу с программой Access, сохранив данные.

Лабораторная работа № 8.

Создание формы с помощью кнопки Новый объект: форма.

Прежде, чем двигаться дальше, убедимся, что все Вы хорошо усвоили начальные навыки создание форм и создадим формы различными способами.

Откройте учебную базу данных, изготовленную на прошлом занятии.

1. Создание Автоформы.

Для этого перейдите в закладку Таблицы. Выделите таблицу Список групп.

Нажмите на кнопку раскрытия списка (маленький черный треуголь-ничек), расположенную рядом с кнопкой Новый объект: форма на панели инструментов и выберите элемент Автоформа.

С помощью Автоформы можно просматривать имеющиеся или

вводить новые данные. Сохраните Автоформу с именем формы Список групп 1.

Закройте Автоформу, ответив утвердительно на вопрос о сохранении, если он последует.

2. Создание формы с помощью Мастера форм.

В окне базы данных выберите вкладку Формы.

Нажмите на кнопку Создать.

В окне Новый объект: форма выберите Форма, в окне Новая форма – выберите Мастер форм. В нижнем поле имя таблицы или запроса в качестве источника данных можно не указывать. При использовании Мастера форм источник данных для формы следует указывать в окне Создание форм.

Нажмите на кнопку ОК.

В поле Таблицы и запросы выберите таблицу Список групп, в поле Д оступные поля выберите поля Фамилия, Имя и перенесите их стрелкой в поле Выбранные поля.

В поле Таблицы и запросы выберите таблицу Личные данные, в поле доступные поля выберите поле Номер телефона и перенесите его стрелкой в поле Выбранные поля.

Нажмите на кнопку Далее.

Выберите внешний вид формы – табличный.

Нажмите на кнопку Далее.

Выберите требуемый стиль (например, Официальный).

Нажмите на кнопку Далее.

Задайте имя формы: Телефонный справочник.

Нажмите на кнопку Готово.

В результате Вы получили форму, в которой можно менять существующие данные и вводить новые значения сразу в две таблицы.

Сохраните и закройте форму. Для просмотра формы данную таблицу надо раскрыть в режиме формы через команду Вид или

3. Создание формы с помощью команд Создать – Новая форма - Автоформа: ленточная (в столбец, табличная и т.д.)

В окне базы данных выберите вкладку Формы. Нажмите на кнопку Создать. Выберите Автоформа: ленточная. В нижнем поле в качестве источника данных выберите таблицу Личные данные, которые будут служить источником данных для формы.

Нажмите ОК. Получите автоформу Личные данные.

Сохраните ее под именем Личные данные.

Созданную форму можно изменить, перейдя в режим Конструктор.

Закройте Автоформу.

4. Создание формы с помощью Конструктора.

В окне базы данных выберите вкладку Формы. Нажмите на кнопку Создать. В открывшемся окне Новая форма выберите режим Конструктор, а в качестве источника данных - таблицу Список групп, содержащую данные для создания формы.

Нажмите на кнопку ОК.

Вы получили Форму1 и список полей со Списком групп, из которого можно добавлять присоединенные элементы управления в форму или в отчет. Если список полей не появился, нажмите на кнопку Список полей - на панели инструментов.

Выделите поля Фамилия, Имя, Отчество, Учебная группа (щелкая мышкой по имени поля и держа нажатой клавишу Ctrl).

Отпустите клавишу Ctrl после выбора полей. Перетащите мышкой поля в область данных и отпустите клавишу мышки.

Закройте окно списка полей со Списком групп.

Размер окошка для названия поля и для его значения можно менять, передвигая границы мышкой по полю взявшись за черный квадрат.

Для независимого друг от друга перемещения элементов следует взять их мышкой за левый верхний квадрат большего размера и перемещать.

С помощью кнопок меняется Цвет заливки/фона, Цвет текста и Цвет линии/границы соответственно.

Расположите элементы удобно по полю.

Задайте размер текста для поля Фамилия равным 18.

Чтобы увеличить размер элемента соответственно надписи, сначала выделите элемент, затем выполните команду Р азмер -18 – Enter.

Сохраните форму с именем Студент. ОК.

Таким образом, формы могут быть выведены на экран в трех видах: режим конструктор, режим формы, режим таблицы.

Переключение режимов производиться кнопкой Вид или

Посмотрите все способы представления формы:

1.Конструктор

2. Режим формы

3. Режим таблицы

Лабораторная работа № 9.

1. Добавление в таблицу логического поля.

Добавим в таблицу сведения, собирается ли получить студент второе высшее образование, с ответом «да» или «нет».

В окне базы данных выберите вкладку Таблицы. Откройте таблицу Список групп в режиме Конструктор. Добавьте поле с именем Второе образование и типом данных Логический.

Сохраните таблицу и закройте ее.

Перейдите на вкладку Формы.

Создайте форму Студент в режиме Конструктор, выбрав в качестве источника данных таблицу Список групп. Нажмите на кнопки Список полей, выделив названия Фамилия, Имя, Отчество, Второе образование и перетащите его мышкой в область данных. Появится значок флажка у надписи Второе образование.

Перейдите Вид в Режим формы. Флажок снимается и устанавливается нажатием мышки по соответствующему полю в таблице или в форме. Установите флажки у трех студентов.

Закройте форму, ответив утвердительно на вопрос о сохранении.

2. Создание кнопочной формы Заставка.

Нажмите на кнопку Формы - Создать. В появившемся окне выберите Конструктор - ОК. Появиться пустая форма.

Задайте мышкой (с помощью двунаправленной стрелки) ширину формы 10 см. и высоту 5см. (10 клеточек по горизонтали и 5 клеточек по вертикали).

Сохраните форму с именем Форма1

При активной кнопке Панель элементов в ыберите мышкой на панели

инструментов слева в нижнем углу кнопку Надпись Аа.

Курсор мышки примет вид крестика с буквой А. Нажмите мышкой по месту начала надписи и напишите: База данных «Access для всех».

Нажмите Enter.

Для выбора параметров шрифта щелкните по кнопке Свойства напанели инструментов.

В открывшейся вкладке Надпись выберите опцию Макет.

Выберите размер шрифта 16, выравнивание – По центру.

Выберите цвет фона и надписи. Закройте окно Надпись.

Растяните мышкой надпись по своему усмотрению.

Выберите на Панели элементов значок Кнопка .

Нажмите мышкой по тому месту, где по вашему должна быть кнопка. Появиться окно Создание кнопок.

Выберите категорию Работа с формой, а действие – Открыть форму.

Нажмите на кнопку Далее >.

Выберите форму Студент открываемую этой кнопкой и нажмите на кнопку Далее >.

В следующем окне нажмите кнопку Далее >.

Поставьте переключатель в положение Текст, наберите в поле Текст слово Студент.

Нажмите на кнопку Далее >.

Задайте имя кнопки Студент и нажмите на кнопку Готово.

Размер и расположение кнопок можно менять мышкой в режиме Конструктор.

Самостоятельно создайте кнопку для формы Личные данные.

Перейдите в Режим формы. Теперь при нажатии мышью на кнопку будет открываться соответствующая форма. Щелкните по кнопке Студент и появится соответствующая форма Студент.

Щелкните по кнопке Личные данные - появится форма Личные данные.

Чтобы кнопочная форма автоматически появлялась при запуске базы данных, выполните команду Сервис – Параметры запуска.

В поле Вывод Формы/страницы выберите Форма1 и нажмите ОК.

Закройте форму, сохранив ее.

Лабораторная работа 10.

Попробуем разобраться, как создавать запросы.

1. Создадим запрос на выборку с именем Номера телефонов.

Откройте базу данных Мои школьные друзья.

Если вы включили в параметры запуска заставку (Форма1), то она появится перед Вами. Закройте ее.

В базе данных имеются три таблицы (Личные данные, Список групп и Учебные группы).

Выберите закладку Запросы, если находитесь в другом окне. Нажмите мышкой на кнопку Создать.

В появившемся окне выберите Конструктор, нажмите ОК.

Запросите две нужные таблицы (Личные данные и Список групп), выбирая их и щелкая по кнопке Добавить.

Так как таблицы связаны, то между ними появится связь один-к-одному.

Закончим запрос таблиц, нажав на кнопку Закрыть. Появилась возможность выбора полей из разных таблиц.

Выберите поля Фамилия, Имя и Отчество из таблицы Список групп и НомерТелефона – из таблицы Личные данные. Для этого достаточно сделать двойное нажатие мышкой по имени поля в таблице или щелкните в ячейке Поле, а затем по появившейся галочке в синем квадратике. Раскроется список с именами таблиц и полей, из которого вы можете выбрать требуемое.

Сохраните запрос, нажав на кнопку Сохранить. Введите имя запроса

НомераТелефонов и нажмите ОК.

Нажмите на кнопку Запуск для представления запроса.

Вы получили новую таблицу с другим набором полей.

Перейдем в режим Конструктор.

Сделаем запрос на отображение всех имен, начинающихся с буквы А. Это можно сделать с помощью включения условия Like “А*” (где А – русская буква!!!).

Нажмите на кнопку для представления запроса.

Сохраните запрос под именем Номера телефонов, выбрав в меню пункт Файл – Сохранить как.

2. Составьте запрос на выборку всех записей, кроме тех, в которых указана фамилия Заборов с использованием Построителя выражений.

Выберите закладку Запрос1, если находитесь в другом окне.

Выделите запрос Номера телефонов. Нажмите на кнопку Конструктор.

Добавьте поле Адрес, дважды щелкнув поимени поля.

Сохраните запрос с именем Адрес, выполнив команду Файл – Сохранить как - Номера телефонов и адреса.

Удалите надпись Like “А*” в ячейке Имя.

Поставьте курсор в ячейку Условие отбора в столбце Фамилия.

Нажмите на кнопку - Построить. Появиться окно, в котором можно строить сложные запросы.

Нажмите на кнопку Not, это слово появиться в верхнем поле. Фамилию Заборов в кавычках наберите вручную.

Нажмите на кнопку ОК.

Нажмите на кнопку для представления запроса.

Закройте запрос, сохранив его с именем Не Заборов, выполнив команду Файл – Сохранить как.

3. Составим запрос с использованием логических операций в условии отбора.

Предположим, что вам нужно составить список студентов, имеющих отчество Михайлович или Сергеевич.

Выберите закладку Запрос1. Нажмите на кнопку Создать. В появившемся окне выберите Конструктор, нажмите ОК.

В строке Условие отбора под полем Отчество поставьте Михайлович or Сергеевич.

Нажмите на кнопку для представления запроса.

Сохраните запрос, нажав на кнопку Сохранить. Введите имя запроса Номера телефонов и адреса Михайловичей и Сергеевичей, нажмите ОК.

Теперь у Вас имеется три запроса: Номера телефонов, Не Заборов, Номера телефонов и адреса Михайловичей и Сергеевичей.