Комп’ютеризація кадрового діловодства

Сучасне виробництво неможливо уявити без новітніх технологій, які дають змогу значно полегшити обмін інформацією. Електронна пошта, наприклад, дає змогу відправляти документи в різні організації і незважаючи на існуючі кордони й факсимільний зв’язок забезпечує швидкий та надійний спосіб ведення переговорів. Робота з мережею Internet відкриває доступ до значних інформаційних масивів.

Комп’ютеризація кадрового діловодства є однією з основних умов раціональної організації діловодних процесів у організації, засобом підвищення ефективності діяльності кадрових служб, фактором зростання продуктивності й оперативності праці менеджерів.

Склад програмного та технічного забезпечення залежить від конкретних умов організації діяльності підприємства, а саме від масштабів виробництва, чисельності персоналу, організаційної структури апарату управління, масштабності документообігу, потреб в оперативній та ретроспективній інформації, ступеня централізації робіт з документами тощо.

Механізація та автоматизація кадрового діловодства мають здійснюватись на підставі впорядкування системи документування управлінської діяльності, уніфікації й скорочення кількості форм документів, які створюються на підприємстві.

Упроваджувати комп’ютеризацію необхідно на всіх етапах діловодства, починаючи з підготовки документів, їхнього копіювання, оперативного розмноження, експедиційного оброблення, реєстрації та пошуку, швидкого транспортування, завершуючи контролем виконання та надійним зберіганням документації.

Деякі підприємства для автоматизації діяльності служби управління персоналом успішно використовують такі програмні продукти, як: PersonPro, СПП „Кадры”, „Персонал”, „1С: Підприємство 8. Зарплата та управління персоналом для України”, „1С Зарплата и Кадры” та ін.

Основні функціональні можливості цих програм направлені на:

1. Розроблення організаційної структури підприємства.

2. Створення та редагування штатного розпису.

3. Облік, зберігання та оперативний пошук даних про персонал підприємства.

4. Створення електронного варіанта особових справ співробітників, карток персонального обліку працівників.

5. Створення бази даних кандидатів на вакантні посади.

6. Формування стандартизованих типів документів (наказів з приймання на роботу, звільнення з роботи, відрядження, надання відпустки тощо).

7. Формування статистичної звітності з персоналу та кадрової роботи.

8. Організація обліку, зберігання та швидкого пошуку внутрішніх, вхідних та вихідних документів.

9. Організація розсилання документації за допомогою електронної пошти.

Упровадження комп’ютерних технологій у кадровому діловодстві дає змогу підвищити ефективність діяльності працівників кадрової служби, зекономити витрати часу на підготовку та пошук необхідних документів, посилити контроль за створенням, веденням та зберіганням документації з персоналу.