Для поддержки исполнения инструкций и процедур должен быть разработан набор соответствующих документов или шаблонов, одинаковых для проектов одного портфеля. Документы разрабатываются внешним консультантом или Службой управления проектами и вводятся в действие приказом руководителя компании. Периодически (например, раз в полгода) документы могут пересматриваться с целью их большей адаптации к специфике проектов компании. Ряд таких шаблонов уже упоминался в данном учебном пособии.
Исполнение инструкций и процедур, контроль документооборота, сбор данных для принятия решений и другие аспекты работы в проекте в настоящий момент невозможны без использования какого-либо программного обеспечения. Как уже упоминалось, это является необходимым элементом внедрения. Информационная система управления проектами может быть предназначена только для управления проектами или иметь более широкое назначение - например, управлять всем предприятием. Ниже приведена краткая информация о существующих информационных продуктах по управлению проектами и их особенностях.
|
|
6.1 Внедрение программного продукта
1. Неточно спланированная программа требует в 3 раза больше времени,чем предполагалось; тщательно спланированная - только в 2 раза.
2. Работающая над программой группа питает отвращение к еженедельной отчетности о достигнутых результатах, поскольку она слишком явно свидетельствует об отсутствии таковых.
Законы мира ЭВМ по Голубу
В процессе внедрения ИСУП в первую очередь наиболее важным является четкая постановка задачи, осуществляемая совместно с заказчиком. Надо сформулировать, что он хочет получить в результате внедрения и что будет называться успехом внедрения. Для этого формируется комплекс показателей для внедрения, иначе оно будет бесконечным. Немаловажный аспект - это дальнейшие желания заказчика после запуска программного продукта. Будут ли содержаться возможности и преимущества от внедрения в бизнес-планах руководителей компании и отделов? Необходимо повышенное внимание руководства к процессу, которое сопровождается регулярными совещаниями, системой отчетности, обменом мнений.
Внедрять надо систему, а не программу и не сетевое планирование. Это значит, что сотрудники компании должны быть информированы о планируемых улучшениях, также необходимо и соответствующее обучение. Учить нужно не только аналитиков (тех, кто работает с программой и обеспечивает участников проекта необходимой информацией), но и менеджеров, снабженцев, финансистов. Должны быть продуманы усилия, чтобы помочь индивидуальным пользователям справиться с изменениями в их обязанностях и возможным стрессом и чтобы была разработана система мотивации использования программного продукта.
|
|
Внедрение занимает достаточно длительный период. Необходимо создать экспертную группу для консультационной поддержки, обеспечить литературу, руководство, пилотные проекты для тестирования. Простейшая последовательность внедрения обычно включает следующие шаги:
- обсуждение идеи и получение поддержки руководства компании;
- проведение первичной диагностики «Как есть»;
- моделирование и утверждение состояния «Как должно быть»;
- разработка и одобрение проекта внедрения;
- проведение вводного обучения руководства компании пользователей;
- запуск рабочих проектов на месте;
- осуществление обратной связи, необходимая коррекция;
- разработка начальных процедур, документации;
- отработка документации;
- проведение специализированного обучения;
- пилотное использование ИСУП;
- обратная связь, коррекция;
- углубление внедрения и т. д.
Как и любой процесс изменения, внедрение ИСУП сталкивается с рядом проблем. Верхний уровень управления не хочет видеть реальную картину проекта и не стремится использовать программное обеспечение. Менеджеры пытаются скрыть отсутствие навыков планирования. Иногда это происходит на подсознательном уровне, а внешне все вроде благополучно. Существует традиционный синдром «мне некогда», проявляющийся в отказе от обучения, участия в пилотном проекте. Нужно создавать и поддерживать систему внутренних коммуникаций менеджеров, использующих распределенный программный продукт. Внедрение будет требовать наличия внутрифирменных стандартов по управлению проектами и использования информационных систем. Внедрение может требовать много ресурсов и, соответственно, быть затратным. В этом случае полезно провести сравнение этих затрат и возможного эффекта.