Контроль и ревизия кассы. Инвентаризация кассы

Прием и выдача наличных денег, оформление кассовых до­кументов, ведение кассовой книги, ревизия кассы и контроль над соблюдением кассовой дисциплины осуществляется в соответ­ствии с письмом ЦБ РФ «Об утверждении Порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации».

Согласно Порядка ведения кассовых операций в ходе осуще­ствления контроля денежных средств сначала надо выявить фак­тическое наличие денег и ценных бумаг в кассе организации путем инвентаризации.

Инвентаризация кассы проводится комиссией, в состав которой включаются ревизоры, главный бухгалтер организации и кассир, являющийся материально ответственным лицом.

Кассир оформляет отчет на момент инвентаризации и с приложенными к нему первичными документами передает ревизору. После этого кассир дает расписку о том, что все деньги, поступившие в кассу, оприходованы, расход­ные кассовые документы отражены в отчете. Подсчет денег сначала произво­дит кассир, а затем ревизор. Вся денежная наличность пересчитывается покупюрно. Если во время ревизии в кассе находятся ведомости на заработную плату, выплата по которым не окончена, то ревизор подсчитывает фактически выплаченные суммы и указывает их в акте отдельно. В акте отдельной строкой указываются также денежные документы, ценные бумаги по номинальной стоимости.

В процессе инвентаризации ревизор в присутствии главного бухгалтера и кассира определяет сумму денежных средств, числящихся по данным бухгал­терского учета на момент инвентаризации, и указывает ее в акте. Определяется результат инвентаризации – излишки или недостачи денежных средств. Ревизор обязан потребовать от кассира объяснительную записку о причинах расхождений.

Инвентаризация денежной наличности в операционных кассах произво­дится аналогично. Наличие выручки по данным учета определяется по кни­ге кассира-операциониста, в которой записи производятся на момент ин­вентаризации по показателям контрольных и суммирующих денежных счетчиков кассовых аппаратов. Фактическое наличие денег в операцион­ной кассе сопоставляется с суммой выручки по показателям счетчиков и контрольной ленты.

Результаты проверки оформляются в акте инвентаризации наличных денежных средств (ф. № ИНВ-15).

Закончив инвентаризацию кассовой наличности, контролер тща­тельно проверяет соблюдение во всем объеме Порядка ведения кассовых операций.

При ревизии кассовых операций целью проверки является проверка соблюдения:

• условия хранения, сохранности количества денег и дру­гих ценностей в кассе и при доставке их из банка;

• установления порядка хранения чековых книжек, выпи­сок из чеков и получения по ним денег;

• правил документального оформления операций по при­ходу и выдаче денег из кассы;

• лимита хранения наличных денег в кассе и выдаче денег под отчет на командировочные, хозяйственные расходы и другие нужды;

• своевременности и полноты оприходования полученных из банков, от юридических и физических лиц наличных денег и выручки;

• кассовой документации, дисциплины при производстве кассовых операций;

• учета кассовых операций и ведения кассовой книги и книги аналитического учета по другим ценностям, хра­нимым в кассе;

• порядки расчета наличностью с юридическими лицами за отгруженную продукцию идругие материальные ценности;

• полноты возврата в банк по окончании рабочего дня сверхлимитных остатков наличных денег;

• наличия случаев выдачи наличных денег посторонним лицам без оформления доверенностей.

Проверяя кассовые операции, ревизор должен установить, как соблюдается порядок ведения кассовых операций, кассовая дисциплина, законность и целесообразность совершенных опе­раций с наличными денежными средствами. Необходимо прове­рить правильность оформления документов, по которым прово­дились операции, связанные с получением и выдачей наличных денег. Убедиться, что все кассовые приходные и расходные орде­ра, платежные ведомости и другие документы заполнены четко, без подчисток и исправлений, а все ордера и приложения к ним погашены штампом «Получено» или «Оплачено» с указанием даты совершения операции и подписей кассира. Отсутствие в расходных кассовых ордерах и ведомостях штампа «Оплачено» приводит в отдельных случаях к повторному их использованию (списанию в расход по кассовой книге).

Тщательно проверяются:

- в платежных ведомостях – достоверность подписей полу­чателей денег, так как встречаются случаи, когда один по­лучатель в ведомости расписывается за несколько человек;

- в журнале регистрации приходных и расходных кассовых ордеров – соответствие дат, порядковой нумерации и суммы с аналогичными показателями в расходных, при­ходных кассовых ордерах и кассовой книге (журнал ве­дет бухгалтер);

- в расходном кассовом ордере – правильность записей по­лученных сумм (прописью) и самой подписи получателя де­нег, а также заполнения паспортных данных получателя;

- во всех документах – наличие подписей распорядителей денежных средств, обращая внимание на то, что руково­дитель подписывает лично (все расчетно-кассовые доку­менты – платежные ведомости и расчетно-кассовые ор­дера), исключение составляют только периоды, когда ру­ководитель временно отсутствует в организации и свои функции передает другому лицу (обязательно приказом);

- в кассовой книге – оформление ее ведения, правиль­ность внесенных исправлений, особое внимание обраща­ется на правильность подсчета итоговых оборотов и вы­ведения остатков наличных денег по окончании дня.

При проверке полноты оприходования наличных денег, по­лученных по чекам из банков, необходимо проверить наличие всех корешков чеков книжки.

Особое внимание следует уделить проверке выплат депони­рованных сумм по неполученной вовремя заработной плате.

Наиболее распространен­ными ошибками являются:

- отсутствие первичных кассовых документов или оформление их с наруше­нием установленных требований;

- выплаты подотчетным лицам на основании оправдательных документов, подтверждающих расходы, без оформления авансовых отчетов;

- несоблюдение установленного лимита расчетов наличными деньгами между юридическими лицами;

- некорректное отражение кассовых операций в учетных регистрах;

- арифметические ошибки при подсчете оборотов и остатков в учетных ре­гистрах при ручном ведении учета.

Выявленные недостатки и нарушения систематизируются в ведомости нару­шений и обобщаются в отдельном разделе акта комплексной ревизии организации.

Хищение наличных денежных средств возможно различными спо­собами.