Назначение и возможности программы MS PowerPoint

Цель - познакомить с функциональными возможностями MS PowerPoint и общей методологией их использования в профессиональной работе, связанной с организацией показа данных.

1. Презентация как средство выражения идей

У термина презентация два значения - широкое и узкое. В широком смысле слова презентация — это выступление, доклад защита законченного или перспективного проекта, представление на обсуждение бизнес-плана, технического предложения, эскизного или рабочего проекта, гото­вого товара и услуги, результатов внедрения, контроля, испытаний и многое дру­гое. В этом смысле защита курсовой или дипломной работы — это тоже презента­ция.

Презентации непрерывно сопровождают как производственный, так и коммерчес­кий цикл товаров и услуг. Утверждение бизнес-плана или технического предло­жения — это презентация. Представление общественности нового изделия или услуги — это тоже презентация. Говоря обобщенно, представление идей, людей изделий, материалов и услуг — это всегда презентация.

Давно отмечено, что с экономической точки зрения презентации являются очень дорогими мероприятиями. Одно совещание совета директоров международного автомобильного концерна может стоить акционерам больше, чем выпуск десятков дополнительных автомобилей, но оно может и дать больше, чем выпуск сотен и тысяч изделий. Это вопрос эффективности. Презентации должны быть эффектив­ными в том смысле, что при оптимальных затратах всех видов ресурсов они должны давать максимальную результативность.

Наиболее очевидными техническими средствами сопровождения презентаций являются нагляд­ные пособия (плакаты с графиками, диаграммами, фотоматериалами). Если тех­нические условия позволяют и это уместно по характеру презентации, то в ней могут использоваться проекторы различных типов (кино-, видео- и диапозитив­ные), средства воспроизведения звукового ряда, а также средства дистанционного управления.

Несмотря на то, что чисто функционально компьютер способен заменить любые технические средства проведения презентаций и, более того, дополняет их свой­ства интерактивностью и автоматизацией, применение вычислительной техники в качестве средств подготовки и сопровождения презентаций заметно затянулось. Фактически, широкое внедрение компьютеров в этой сфере началось только после 1993-1994 гг., когда они обрели надлежащие мультимедийные функции. Разу­меется, до этого времени компьютеры тоже использовали при проведении презен­таций, например на выставках, но это относилось только к презентациям аппарат­ных и программных средств самой вычислительной техники. Лишь начиная с 1995 г. вычислительную технику начали широко использовать при подготовке и проведе­нии произвольных презентаций.

Развитие Интернета тоже внесло свой вклад в расширение технологий проведе­ния презентаций. Расширение происходило в основном в двух направлениях: Интернет стал удобным средством проведения дистанционных презентаций и спо­собствовал полной автоматизации. Эти процессы начались в 1997-1998 гг. и про­должаются по настоящее время. Сегодня в Интернете можно найти множество презентаций, работающих в автоматическом режиме. Их создатели уже не вынуж­дены разъезжать по миру, готовить доклады и выступать перед большими аудито­риями. Круглосуточно и бесперебойно автоматические системы доносят авторские идеи и проекты до потенциальных инвесторов.

В узком смысле слова презентации — это электронные документы особого рода. Они отличаются комплексным мультиме­дийным содержанием и особыми возможностями управления воспроизведением. Воспроизведение может быть автоматическим или интерактивным, в том числе и дистанционным. Документы этого типа готовят с помощью специальных программ­ных средств, но при этом широко используют и традиционные универсальные сред­ства, такие, как текстовые и табличные процессоры, графические редакторы, сред­ства обработки звуковой и видеоинформации и другие.

2. Microsoft PowerPoint как средство создания презентаций

В презентации, подготовленной средствами вычислительной техники, как и в любой другой презентации, основой успеха является оптимальный баланс между содер­жанием и средствами его представления. В этом комплексе выбор темы и подбор материала остаются творческими процессами автора и не автоматизируются. Авто­матизации подлежат лишь процессы воплощения авторских идей в готовый про­дукт и процессы его публичного воспроизведения.

Одним из таких средств автоматизации служит приложение Microsoft PowerPoint, входящее в комплект поставки пакета Microsoft Office. Это универсальное средство предназначенное для создания и оформления презентаций, призванных наглядно представить работу исполнителя (или группы исполнителей) вниманию других людей. Очевидно, что в основе документа PowerPoint должна быть какая-либо уже проделанная работа. В качестве таковой может выступать и огромный бизнес-проект с десятками и сотнями участников разработки, и индивидуально выполнение студенческая курсовая или дипломная работа.

Неочевидным, но, тем не менее, полезным свойством PowerPoint является необхо­димость в процессе подготовки презентации четко структурировать свои мысли к подводить промежуточные итоги этапов проделанной работы. Часто это помогает своевременно увидеть проблемы и недостатки, после чего найти новые направле­ния развития проекта.

Из практического опыта следует, что основное содержание работы с PowerPoint составляет вовсе не освоение интерфейса и инструментария программы, а осмыс­ление целей презентации, ее аудитории, выявление и представление преимуществ своего проекта и другие действия творческого характера. Конечно, при этом не стоить преуменьшать и значения полного овладения средствами PowerPoint.

Применение нестандартных эффектов, оригинальных элементов, созданных своими руками, воспринимается аудиторией как признак уважения к ее вниманию, как свидетельство значимости проделанной работы. Такой подход существенно повы­шает шансы на успех проекта, будь то просто авторская Web-страница или канди­датская диссертация.

Хотя приложение PowerPoint обладает собственными средствами для создания объектов различного типа (текст, таблицы, графики и прочие), благодаря тесной интеграции с другими компонентами пакета Microsoft Office исполнитель имеет воз­можность применять уже наработанные материалы, в том числе и созданные дру­гими людьми. Например, текст может быть подготовлен в текстовом процессоре Word, формулы — в приложении Microsoft Equation, таблицы — в табличном про­цессоре Microsoft Excel, диаграммы — в приложении Microsoft Graph, художествен­ные заголовки — в приложении Microsoft WordArt и так далее. Кроме того, вся работа над проектом может быть организована с помощью приложения Microsoft Outlook.

Перечислим основные технологии, которые поддерживает PowerPoint, в том числе и OLE-технологии: копирование и вставка, перетаскивание, импорт/экспорт, гиперссылка, связывание, внедрение.

Любой документ PowerPoint представляет собой набор отдельных, но взаимосвязанных кадров, называемых слайдами. Слайдов может быть сколь угодно, но в разумных пределах. Каждый слайд имеет уникальный номер, присваиваемый по умолчанию в зависимости от его места.

К объектам, размещаемым на слайде, относятся: фон, текст, гиперссылки, колонтитулы, таблицы, графические изображения, надписи, диаграммы, фильм, видеоклип, звук, значок (ярлык), цветовая схема слайда (рис.1).

Рис. 1. Окно программы PowerPoint

Вопросы для самоконтроля: