Цель - познакомить с функциональными возможностями СУБД и общей методологией их использования в профессиональной работе, связанной с организацией хранения и обработки данных.
Microsoft Access 2000 входит в состав пакета Microsoft Office 2000. Это полнофункциональная реляционная СУБД.
В Access можно использовать все возможности DDE (Dynamic Data Exchange – динамический обмен данными); реализуются также принцип связи и внедрение OLE-объектов, т.е. ссылок на конкретную информацию, которая сохраняется в своей первоначальной форме.
OLE-объектом может быть Excel-таблица, Paintbrush-иллюстрация, звуковой файл и др. Вставлять объекты можно путем копирования объекта через буфер обмена.
Access воспринимает множество различных форматов данных, включая файловые структуры других СУБД (Paradox, dBASE III, dBASE IV, FoxPro и др.).
Access работает с базами данных, которые, будучи созданными в других СУБД, поддерживают стандарт ODBC, включая Microsoft SQL Server, Oracle, DB2 и Rdb.
В Access входят специальные программы: «Конструктор», «Мастер», «Построитель выражений», «Маска ввода», — что позволяет создавать экранные формы, отчеты, запросы.
Программы «Конструктор» содержат инструментальные средства, позволяющие довольно простым способом составлять нужные формы, запросы, отчеты.
Программы «Мастер» помогают проектировать форму или отчет путем ответа пользователя на ряд вопросов для получения законченного отчета (формы, запросы).
Access позволяет обращаться к базам данных, которые созданы в других системах (dBASE, Paradox и др.) без перевода их в формат Access. В Access реализован принцип коллективного представления и обработки данных.
Пользователю предоставляются средства автоматизации разработки приложений — элементов управления: в диалоге с системой пользователь может создать нужные ему элементы управления.
Введено контекстное меню с набором команд — открывается правой кнопкой мыши в любой момент (можно не обращаться к главному меню).
Построитель выражений (expression builder), содержащий список готовых выражений, оказывает пользователю помощь при определении (формировании) выражений в таблице, запросе, форме, отчете, макросе, модуле.
Инструментарий «Переместить и отпустить» позволяет перетягивать запросы, таблицы из окна базы данных в формы, отчеты, а также перетягивать таблицы Excel в окно базы данных Access.
Приложение «Мастер по разработке баз данных» (Database Wizard) содержит более 20 шаблонов, которые создают таблицы, формы, отчеты.
Программы Мастер по созданию форм (Form Wizard) и Мастер отчетов (Report Wizard) предназначены для автоматизации проектирования форм и отчетов. С из помощью можно составлять сложные отчеты на основе более чем одной таблицы. Эти программы анализируют поля, которые включаются в отчет и решают, какую создать форму — простую или отчет.
Конструкторы форм и отчетов позволяют создать на основе информации базы данных формы и отчеты, соответствующие современным технологиям.
Все элементы интерфейса приняли трехмерное отображение. Можно прятать объекты от доступа других пользователей к информации. Расширены функции помощи Help.
Функции контроля правильности вводимого текста и исправления ошибок выполняет Автокорректор (AutoCorrect), а орфографический контроль информации — Мастер орфографического контроля.
MS Access — это не только классическая СУБД, но и система для разработки приложений. Можно разрабатывать приложения для работы с базой данных, не зная язык программирования.
Основные объекты базы данных (рис.1):
Рис. 1. Окно программы MS Access
- таблицы - являются основой базы данных, так как вся информация содержится в них;
– формы – специальные средства для ввода и просмотра данных;
- запросы – служат для извлечения данных из таблиц и предоставления их пользователю в удобном виде. С их помощью выполняют такие операции, как отбор данных, их сортировку и фильтрацию, можно создавать новые таблицы, выполнять автоматическое наполнение таблиц данными, импортированными из других источников, выполнять простейшие вычисления и др.;
- отчеты – предназначены для вывода данных, имеются средства для группирования выводимых данных и для вывода специальных элементов оформления, характерных для печатных документов.
- страницы – специальные объекты для организации базы данных, размещаемой на Web-странице;
- макросы– предназначены для автоматизации повторяющихся операций при работе с СУБД;
- модули - предназначены для создания новых функций путем программирования.
Вопросы для самоконтроля:
1. Дайте характеристику MS Access.
- Какими возможностями обладает MS Access?
- Перечислите основные объекты MS Access.
- Перечислите состав специальных программ, входящих в MS Access, их назначение.
Рекомендуемая литература: /1/ стр.529-563; /2/стр.340-374; /3/ стр.560-588; /6/