Ход работы. Предположим, что вы хотите создать телефонную книгу или полу­чить список всех учеников, занимающихся у определенного препо­давателя

Предположим, что вы хотите создать телефонную книгу или полу­чить список всех учеников, занимающихся у определенного препо­давателя, используя конкретную базу данных. Подобную работу легко сделать с использованием запросов.

Задание 1. Откройте учебную базу данных, изготовленную на прошлом занятии.

Порядок работы:

· Вызовите программу Access. Для этого дважды щелкните по пик­тограмме Мiсrоsоft Access. Откроется окно системы управле­ния базами данных, в котором появится меню.

· Включите мышкой переключатель Открыть базу данных, вы­делите из списка баз данных, расположенного ниже переклю­чателя, имя вашей базы и щелкните по кнопке ОК.

· Если вы включили в параметры запуска Заставку, то она появит­ся перед вами. Закройте ее. На экране возникнет диалоговое окно с основными элементами базы данных. В базе данных должны быть три таблицы: Список, Личные данные, Группы. В случае их отсутствия импортируйте данные таблицы из чужой базы дан­ных (например, из эталонной базы данных учителя).

Задание 2. Создайте запрос на выборку с именем Номера телефонов.

Порядок работы:

· Выберите закладку Запросы, если находитесь в другом диало­говом окне.

· Щелкните мышкой по кнопке Создать.

· В появившемся диалоговом окне выберите Конструктор, щелкните по кнопке ОК.

· Добавьте нужные таблицы (Личные данные и Список), выби­рая их и щелкая по кнопке Добавить. Так как таблицы связаны, то между ними появится линия, обозначенная цифрами («один-к-одному»), что представлено на рис. 30.

· Закончите выбор, щелкнув по кнопке Закрыть. Появляется воз­можность выбора полей из разных таблиц.

· Выберите поля Фамилия, Имя и Отчество из таблицы Спи­сок и НомерТелефона - из таблицы Личные данные (рис. 31). Для этого достаточно сделать двойной щелчок мышкой по имени поля. Второй вариант - перетащить мышкой, название поля в клетки запроса.

· Сохраните запрос, щелкнув по кнопке Сохранить. Введите имя запроса Номера телефонов и щелкните по кнопке ОК.

· Щелкните по кнопке для представления запроса. Это са­мый простой вид запроса на выборку. В результате вы получа­ете новую таблицу с другим набором полей.

· Перейдите в режим Конструктор.

Замечание. Условие отбора можно включать аналогично вклю­чению фильтра. Например, телефонная книга для всех учащих­ся, фамилиu которых начинаются на букву «В», может быть получена с помощью включения условия Like «В *».

· Получите этот запрос (он представлен на рис. 32).

· Щелкните по кнопке для представления запроса.

· Измените имя запроса, выбрав в меню пункт Файл - Сохра­нить как/Экспорт.

· В появившемся диалоговом окне наберите новое имя запроса: Выборка по В. Теперь в меню базы данных в окне Запросы будет показано два запроса.

Самостоятельное задание. 1. Составьте запрос на адреса только девочек, имя которых «Анна». Сохраните запрос с именем Анна. 2. Составьте запрос на телефоны учащихся, отчество которых начи­нается на букву «А». Сохраните запрос с именем Выборка по А.

Задание 3. Составьте запрос с использованием логических опе­раций в условии отбора.

Предположим, что вам нужно составить ведомость для выпла­ты стипендии всем учащимся, которые учатся без троек. Для этого нужно выбрать записи, в которых оценки по предметам 4 ИЛИ 5.

Порядок работы:

· Выберите закладку Запрос, если находитесь в другом диалого­вом окне.

· Щелкните мышкой по кнопке Создать.

· В появившемся диалоговом окне выберите Конструктор, щел­кните по кнопке ОК.

· Добавьте нужные таблицы (Личные данные и Список), выби­рая их и щелкая по кнопке Добавить.

Замечание. Так как таблицы связаны, между ними на экране появляется линия «один-к-одному». Если ее нет, таблицы нуж­но связать.

· Закончите выбор, щелкнув по кнопке Закрыть. Появляется воз­можность выбора полей из разных таблиц.

· Выберите поля Фамилия, Имя и Отчество из таблицы Спи­со к и поля Word, Excel, Access - из таблицы Личные дан­ные. Для этого достаточно сделать двойной щелчок мышкой по имени поля. Второй вариант - перетащить мышкой назва­ние поля в клетки запроса.

· В строке Условие отбора под полями Word, Ехсеl и Access по­ставьте 4 OR 5 (рис. 33).

· Щелкните по кнопке для представления запроса.

· Сохраните запрос с именем Успеваемость1, щелкнув по кноп­ке Сохранить. Теперь в меню базы данных в окне Запросы будет показано три запроса.

Самостоятельное задание. 1. Составьте запрос на учеников груп­пы 101, у которых оценка по курсу «Освоение базы Access» 4 или 5; сохраните запрос с именем Успеваемость2. 2. Составьте запрос на учеников групп 102 и 103, которые имеют оценку по курсу «Освое­ние программы Word» и «Освоение программы Excel» 4 или 5; со­храните запрос с именем Успеваемость3.

Задание 4. Составьте запрос на выборку всех записей, кроме тех, в которых указана фамилия Баранова с использованием Пост­роителя выражений.

Порядок работы:

· Выберите закладку Запросы, если находитесь в другом окне.

· Выделите запрос Номера телефонов.

· Щелкните по кнопке Конструктор.

· Удалите поле НомерТелефона.

· Добавьте поле Адрес.

· Сохраните запрос с именем Адрес, выполнив команду Сохра­нить как/экспорт.

· Поставьте курсор в ячейку Условие отбора в столбце Фамилия.

· Удалите надпись в этой ячейке.

· Щелкните по кнопке - Построить. Появится окно, в ко­тором можно строить сложные запросы.

Порядок работы:

· Щелкните по кнопке Not, это слово появится в верхнем поле. Фамилию Баранова в кавычках наберите вручную.

· Щелкните по кнопке ОК. В поле Условие отбора появится дан­ное выражение.

· Щелкните по кнопке для представления запроса.

· Закройте запрос, сохранив его с именем не_Баранова, выпол­нив команду Файл - Сохранить как/экспорт....

Задание 5. Создайте вычисляемые поля.

Порядок работы:

· Выберите закладку Запросы, если находитесь в другом окне. Щелкните по кнопке Создать.

· В появившемся диалоговом окне выберите Конструктор, щелкнув по кнопке ОК.

· Добавьте нужные таблицы (Список и Личные данные), выбирая их и щелкая по кнопке Добавить.

· Завершите выбор, щелкнув по кнопке Закрыть.

· Выберите поля Фамилия и Имя из таблицы Список и поля Word и Ехсеl - из таблицы Личные данные. ­

· Поставьте курсор на клетку правее Ехсеl (на линии Поле).

· Щелкните по кнопке - Построить.

· В появившемся окне напечатайте вручную выражение, представ­ленное на рис. 34, и щелкните по кнопке ОК.

· Это выражение подставится в новое поле. Нажмите клавишу [Enter].

· Сохраните запрос с именем Среднее.

· Щелкните по кнопке для представления запроса. Новое поле будет иметь имя Среднее.

· Закройте запрос.

Предъявите преподавателю: запросы Номера телефонов, Выбор­ка по В, Анна, Выборка по А, Успеваемость1, Успеваемость2, УС­ певаемость3, не_Баранова, Среднее.

Задание 6. Завершите работу с программой Access.

Порядок работы:

· Выполните команду Файл - Выход.

· Если вы производили редактирование в базе данных, появится вопрос о сохранении изменений. Ответьте на него положительно.