Задание 5. Завершите работу с Access

Порядок работы:

· Выполните команду Файл - Вы ход.

· Если вы производили редактирование в базе данных, появится вопрос о сохранении изменений. Ответьте на него положительно.

Работа 8. Создание отчетов (продолжение)

Цели работы:

· закрепить навыки создания отчетов с помощью Конструктора;

· научиться создавать отчеты с помощью Мастера отчетов;

· освоить основные приемы изготовления надписей на конвертах и наклейках.

Задание 1. Откройте учебную базу данных, созданную на прошлом занятии.

Порядок работы:

· Вызовите программу Access. Для этого дважды щелкните по пиктограмме Мiсrоsоft Access. Перед вами откроется окно системы управления базами данных, в котором появится меню.

· Включите мышкой переключатель Открыть базу данных, выделите из списка баз данных, расположенного ниже переключателя, имя вашей базы и щелкните по кнопке ОК. На экране появится окно с основными элементами базы данных. В случае их отсутствия импортируйте таблицы из чужой базы данных, например из эталонной базы данных учителя.

Задание 2. Создайте с помощью Конструктора отчет Списки учеников.

Ставится задача вывести списки учащихся по группам. Для этого их нужно сгруппировать и отсортировать внутри группы по алфавиту: В качестве источника данных возьмем таблицу Список.

Порядок работы:

· Откройте закладку Отчеты, если находитесь в другом окне.

· Щелкните по кнопке Создать.

· В появившемся диалоговом окне Новый отчет выберите режим Конструктор и таблицу Список в качестве источника данных. Щелкните по кнопке ОК.

· Если отсутствует раздел 3аголовок отчета, добавьте его с помощью команды Вид - 3аголовок/примечание отчета.

· Щелкните по кнопке - Сортировка и группировка.

· В появившемся окне выберите поле Учебная группа для группировки. В разделе Свойства группы в заголовке группы включите Да. В результате будет создан заголовок группы, представ ленный на рис. 45.

· Выберите второе поле для сортировки - Фамилия. У этого поля в заголовке группы значение Нет.

· Закройте это окно, щелкнув по кнопке в правом верхнем углу экрана.

· Напечатайте в разделе заголовка отчета: СПИСОК УЧЕНИКОВ КОМПЬЮТЕРНОЙ ШКОЛЫ. ДЛЯ этого щелкните по кнопке Аа - надпись на дополнительной панели. Укажите мышкой место начала надписи и введите текст с клавиатуры. В конце ввода нажмите клавишу [Enter]. Надпись, приведенная в разделе заголовка отчета, будет единственной для всего отчета.

· Сделайте надпись размером 16. Выполните команду Формат - размер - по размеру данных. Измените размер окна, если надпись видна не полностью.

· Напечатайте в разделе Верхний колонтитул надпись СПИСОК УЧЕНИКОВ размером 14. Эта надпись будет появляться на каждой странице. Передвиньте надпись на правый край страницы.

· Напечатайте в разделе Заголовок группы «Учебная группа» надпись Список учеников, затем поместите поле Учебная группа (удалите подпись поля), а потом - слово «группы».

· Поместите поля Фамилия, Имя, Отчество, Год рождения в раздел Область данных. Уберите подписи полей. Сделайте размер 12. Выполните команду Формат - Размер - по размеру данных.

· В разделе Нижний колонтитул поместите номера страниц. Для этого добавьте в область данных пустое поле, щелкнув по кнопке и перетащив ее мышкой в нужное место

· Удалите подпись поля. Выделите пустое поле.

· Включите кнопку - Свойства.

· Наберите значение =[Page] в строке Данные (рис. 46).

· Закройте текущее окно. Номера страниц будут появляться в конце каждой страницы.

· Ниже надписи в разделе Заголовок группы проведите линию. Для этого воспользуйтесь кнопкоj1 панели элементов Линия.

· Отделите линиями все заголовки. Вы получите вид Конструктора, представленный на рис. 47.

Замечание. Выбрав режим предварительного просмотра документа, вы увидите его таким, каким он будет напечатав на бумаге.

Линии сетки можно убрать (выберите пункт меню Вид и отключите галочку у пункта меню Сетка).

Задание 3. Пронумеруйте записи в области данных отчета.

Порядок работы:

· Установите для отчета режим Конструктор.

· Добавьте в область данных пустое поле, щелкнув по кнопке и перетащив ее мышкой в область данных в положение перед полем Фамилия.

· Удалите надпись пустого поля.

· Выделите поле и щелкните по кнопке - Свойства на панели инструментов.

· Введите в ячейку Данные выражение = 1 (рис. 48).

· В ячейке свойства Сумма с накоплен ием выберите значение Для всего (см. рис. 48). Во время предварительного просмотра или вывода отчета на печать номер каждой следующей записи будет увеличиваться на 1, т.е. будет 1,2,3....

· Закройте окно со свойствами полей.

· Перейдите в режим предварительного просмотра. Просмотрите результат.

· Закройте отчет, предварительно сохранив его под именем, Список учеников.

Задание 4. Подсчитайте количество записей в отчете.

Порядок работы:

· Откройте отчет Список учеников в режиме Конструктора.

· Добавьте область примечания отчета, если, ее нет в Конструкторе. Для этого выполните команду Вид – Заголовок/Примечание отчета.

· Добавьте в область примечания пустое поле, щелкнув по кнопке и перетащив ее мышкой в область Примечание отчета в положение под полем Фамилия.

· Убедитесь, что нужное (пустое) поле выбрано, и щелкните по кнопке - Свойства на панели инструментов.

· Введите в ячейку Свойства-Данные выполняемого поля выражение =Couot(*). Это выражение использует функцию Count для подсчета, всех записей отчета, включая записи, имеющие пустые значения в некоторых полях.

· Введите название: Общее количество записей.

· В режиме предварительного просмотра вы увидите подсчитанным общее количество записей.

· Сохраните отчет под тем же именем. Закройте отчет.

Задание 5. Создайте отчет с помощью Мастера отчетов.

Порядок работы:

· Откройте закладку Отчеты, если находитесь в другом окне.

· Щелкните по кнопке Создать.

· В появившемся диалоговом окне Новый отчет выберите Мастер отчетов и таблицу Список. Щелкните по кнопке ОК

· В появившемся диалоговом окне создания отчета выберите поля Фамилия, Имя, Отчество, Школа и Класс, щелкнув по кнопке .

· Щелкните по кнопке Далее. В результате появится диалоговое окно, где следует выбрать поля для группировки (объединения по признаку). Например, если требуется распечатать сначала список учеников одной школы, а внутри школы - сначала список учеников 9-го класса затем 10-го, далее 11-гo класса.

· Добавьте первый уровень - Школа, второй - Класс. Для этого, выберите названия этих полей в левом окне и щелкните по кнопке .

Замечание. С помощью кнопок Уровень можно менять местами уровни группировки. Например, сначала можно сделать группировку па классу, а потом - па школе.

· Щелкните по кнопке Далее.

· На этом шаге можно отсортировать данные.

· Щелкните по кнопке Далее.

· Выберите вид макета для отчета ступенчатый и щелкните по кнопке Далее.

· Выберите стиль отчета: Выделенный и щелкните по кнопке Далее.

· Задайте имя отчета: Отчет1 и щелкните по кнопке Готово. Вы попадете в режим просмотра отчета. Возможно переключение в три режима: Конструктор, Предварительный просмотр и Образец.

· Закройте отчет, согласившись с сохранением.

Самостоятельное задание. 1. Составьте отчеты, выбирая разные макеты:

Отчет 0 - блок;

Отчет 2 - структура 1;

Отчет 3 - структура 2;

Отчет 4 - по левому краю 1;

Отчет 5 - по левому краю 2;

2. Составьте отчеты, выбирая разные стили:

Отчет 6 - компактный;

Отчет 7 - простой;

Отчет 8 - строгий;

Отчет 9 - формальный;

Отчет 10 - черно-белый.

Задание 6. Создайте почтовые наклейки.

Порядок работы:

· Откройте закладку Отчеты. Щелкните по кнопке Создать.

· В появившемся диалоговом окне Новый отчет выберите Почтовые наклейки и таблицу Список. Щелкните по кнопке ОК. В следующем окне щелкните по кнопке Далее.

· В следующем окне вновь щелкните по кнопке Далее.

· В следующем окне создайте прототип наклейки, напечатав нужные слова и выбрав соответствующие поля (переносите поле из правого окна в левое, щелкая по кнопке . Щелкните по кнопке Далее.